Использование методологии управления проектами нужно не всегда, и прежде чем ее выбрать, необходимо ответить на целый ряд вопросов, касающихся проекта или деятельности организации:
1. Является ли проект очень большим?
2. Является ли проект технически очень сложным?
3. Представляет ли собой проект настоящую систему, состоящую из отдельных частей или подсистем, которые должны быть объединены в единое функционально связанное целое?
4. Является ли проект частью другой системы и необходима ли тесная интеграция с ней, если эта большая система имеет проектную организацию?
5. Ощущает ли высшее руководство большую потребность в едином источнике информации и ответственность за проект в целом?
6. Необходим ли строгий сметный и финансовый контроль?
7. Предвидятся ли большие ограничения в смете и календарных графиках?
8. Необходимо ли быстрое реагирование на изменение условий проекта?
9. Связан ли проект с привлечением большого числа функциональных подразделений и видов работ?
10. Может ли проект серьезно задеть сложившуюся организационную структуру?
11. Включает более двух подразделений для взаимодействия с заказчиками или потребителями?
12. Есть ли другие сложные проекты, которые будут осуществляться и конкурировать с рассматриваемым проектом?
13. Возможен ли конфликт между линейными менеджерами, привлеченными к проекту?
14. Есть ли организация, отвечающая за своевременное окончание проекта?
15. Существует ли возможность, что какие-либо изменения могут нанести серьезный ущерб проекту до его завершения?
16. Есть ли необходимость в больших внешних закупках и поставках материалов, оборудования, услуг?
17. Нужно ли привлекать субконтракторов для выполнения большой части проекта?
18. Нужна ли экспертиза или утверждение проекта государственными органами? Может ли экспертиза или утверждение вызвать проблемы и противоречия?
Если на многие из этих вопросов или на несколько из них, но очень важных, критических для проекта, ответы положительные, то следует применить методологию управления проектами.
9.2. Классификация проектов
Одна из наиболее распространенных классификаций проектов приведена на рис. 9.1. Важно указать следующие классификационные признаки [2]:
Класс проекта различают по составу и структуре проекта и его предметной области: монопроект (отдельный проект определенного типа, вида и масштаба), мультипроект (комплексный проект, состоящий из ряда монопроектов и требующий применения многопроектного управления), мегапроект (целевые программы развития регионов, отраслей и других образований, включающие в свой состав ряд моно– и мультипроекты).
Тип проекта различают по основным сферам деятельности, в которых реализуется проект: технический, организационный, экономический, социальный, смешанный.
Вид проекта определяется по характеру предметной области проекта: инвестиционный (создание или реновация основных фондов, требующих вложения инвестиций), инновационный (разработка и применение новых технологий, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие систем), научно-исследовательский, учебно-образовательный, смешанный.
Длительность проекта зависит от продолжительности периода реализации проекта: краткосрочные (от 2-х месяцев до 2-х лет), среднесрочные (от 2-х до 5-ти лет), долгосрочные (свыше 5-ти лет).
Масштаб проекта различают по размерам самого проекта, количеству участников и степени влияния на окружающий мир: мелкие проекты, средние проекты, крупные проекты, очень крупные проекты (можно масштабы проектов рассматривать в более конкретной форме – межгосударственные, международные, национальные, межрегиональные и региональные, межотраслевые и отраслевые, корпоративные, ведомственные, проекты предприятия).
Рис. 9.1. Схема классификации проектов
В соответствии с классификацией и подразделением проектов на виды можно выделить некоторые особенности и типичные условия, позволяющие отличать виды проектов друг от друга.
Инвестиционные проекты. Строительство жилого дома, реконструкция предприятия или возведение плотины – это проекты, для которых определены и фиксированы:
цель проекта (например, м2 жилой площади, объем производства продукции, размеры и профиль плотины);
срок завершения и продолжительность;
расходы на проект.
Требуемые ресурсы и фактическая стоимость проекта будут зависеть в первую очередь от хода выполнения работ и прогресса каждого проекта.
Для этого вида проектов требуемые мощности должны предоставляться в соответствии с графиком и сроком готовности этапов и завершения проекта.
Проекты по исследованию и развитию. Разработка нового продукта, исследования в области технических систем или разработка нового пакета программного обеспечения характеризуется следующими особенностями:
главная цель проекта четко определена, но отдельные цели должны уточняться по мере достижения частных результатов;
срок завершения и продолжительность проекта определены заранее, желательно их точное соблюдение; однако они должны также корректироваться в зависимости от полученных промежуточных результатов и общего прогресса проекта;
планирование расходов на проект часто зависит от выделенных средств и ассигнований и меньше от действительного прогресса проекта;
основные ограничения связаны с лимитированной возможностью использования мощностей (оборудования и специалистов).
Как правило, здесь имеющиеся мощности определяют расходы на проект и срок его реализации.
Организационные проекты. Реформирование предприятия, реализация концепции новой системы управления, создание новой организации или проведение международного форума как проекты характеризуются следующим:
цели проекта заранее определены, однако результаты проекта количественно и качественно труднее определить, чем в первых двух случаях, т. к. они связаны, как правило, с организационным улучшением системы;
срок и продолжительность задаются предварительно;
ресурсы предоставляются по мере возможности;
расходы на проект фиксируются и подвергаются проверке на экономичность, однако требуют корректировок по мере прогресса проекта.
Экономические проекты. Приватизация предприятий, создание аудиторской системы, введение новой системы налогов – это все экономические проекты, обладающие своими особенностями:
целью проектов является улучшение экономических показателей функционирования системы, поэтому их оценить значительно труднее, чем в ранее рассмотренных случаях; главные цели предварительно намечаются, но требуют корректировки по мере прогресса проекта;
то же самое относится и к срокам проекта;
ресурсы для проекта предоставляются по мере необходимости в рамках возможного;
расходы определяются предварительно, проверяется их экономичность, по мере прогресса проекта они уточняются.
Это означает, что экономические результаты должны быть достигнуты в фиксированные сроки при установленных расходах, а ресурсы предоставляются по потребности.
Социальные проекты. Реформирование системы социального обеспечения, здравоохранения на предприятии, социальная защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений – все это социальные проекты, имеющие свою специфику:
цели только намечаются и должны корректироваться по мере достижения промежуточных результатов, количественная и качественная их оценка существенно затруднена;
сроки и продолжительность проекта зависят от вероятностных факторов или только намечаются и впоследствии подлежат уточнению;
расходы на проект, как правило, зависят от бюджетных ассигнований;
ресурсы выделяются по мере потребности в рамках возможного.
Социальные проекты обладают наибольшей неопределенностью.
С точки зрения теории систем управления подразумевается, что проект как объект управления должен быть наблюдаемым и управляемым, то есть выделяются некоторые характеристики, по которым можно постоянно контролировать ход выполнения проекта и докладывать о них руководителю проекта и общему руководству (наблюдаемость) и которые имеют механизмы своевременного влияния на ход действия проекта (управляемость).
9.3. Принципы управления инновационными проектами
Важным понятием в управлении инновационным проектом является его жизненный цикл.
Жизненный цикл проекта – набор последовательных фаз проекта, определяемых для лучшего контроля и управления. Он определяется промежутком времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации.