Во-первых, деловая корреспонденция должна отвечать точно на заданный вопрос. Если у вас спрашивают, какие населенные пункты охвачены деятельностью вашей фирмы то не нужно начинать с описания структуры фирмы, ее истории и т. п.
Во-вторых, для каждой темы письма существует устоявшаяся международная форма, и не нужно изобретать велосипед и придумывать, как пишется то или иное письмо. Просто пользуйтесь уже готовыми формами, и жить легче будет и вам, и тем, кто получит от вас послание. Люди привыкают к формам, они не любят «добывать» информацию из нестандартных писем.
В-третьих, ваши письма должны быть составлены вежливо и корректно. Даже если вы чем-то недовольны, сам текст не должен содержать грубых слов и неподходящих выражений, которые могут обидеть другого человека.
Деловая корреспонденция может быть двоякого рода – внутренняя и внешняя, официальная и неофициальная. Внутренняя официальная переписка рассчитана на хождение внутри вашей фирмы или для связи с вашими филиалами. Примерами внутренней деловой переписки служат приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная записка. Внешняя официальная переписка представлена гарантийными письмами, информационными письмами, коммерческими запросами, пресс-релизами и т. п.
Внутренняя неофициальная переписка представляет собой письма-ответы, информационные письма, приглашения, поздравления, соболезнования, рекомендательные письма, благодарности. Внешняя неофициальная – приглашения, поздравления, соболезнования, рекомендательные письма, благодарности.
ПИСЬМА ОТЕЧЕСТВЕННЫМ ПАРТНЕРАМ
Для облегчения восприятия формы письмо строится согласно устоявшейся структуре. Всякое деловое письмо начинается с обращения к тому, кому оно адресовано. Для этого в «шапку» письма выносятся должность и фамилия, имя, отчество адресата. Ниже по центру листа и с заглавной буквы вы должны написать обращение к вашему адресату: например, «Уважаемый Иван Ильич» или «Уважаемый господин Сергеев» – в зависимости от степени знакомства или других важных причин.
Если вы пишете западному бизнесмену и вообще любому лицу по ту сторону границы, то можете обратиться к нему по имени или "мистер такой-то". Если вам приходится писать высокопоставленным западным людям (королям, аристократам, церковным деятелям), то существуют общепринятые стандарты таких писем, которые нельзя нарушать.
Составляя приглашение на деловую встречу (выставку, презентацию), употребляйте обобщенное обращение "уважаемые господа", но если приглашение касается светского мероприятия, то обращение выглядит как "уважаемые дамы и господа". При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – "уважаемый товарищ военком", "уважаемый товарищ капитан" и т. п.
За обращением следует преамбула, в которой вы должны раскрыть цель письма: получатель вашего послания сразу должен понять, о чем дальше вы будете вести речь. Например, ваш поставщик тянет с отправкой комплектующих и наносит вам материальный ущерб. Стремясь заставить его выполнять договор, вы пишете ему письмо. В преамбуле вы объясняете ситуацию так: "Я пишу Вам с целью выразить свое неудовольствие затягиванием сроков поставки комплектующих, которые Ваша компания обещала поставлять нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причиненных нам убытков". Из этого предложения получатель должен понять, что: 1) вы недовольны его работой; 2) вы будете добиваться соблюдения договора; 3) вы даете руководителю шанс самому «разрулить» ситуацию.
Основной текст, следующий ниже, должен в нескольких абзацах обрисовать ситуацию. В этой части письма вы можете потребовать от адресата выполнить какие-то действия или же очертить ему собственное видение решения существующей проблемы.
Например, в нашем случае этот текст может выглядеть так: "На протяжении последнего месяца, начиная с шестнадцатого января текущего года, мы не получили ни одной поставки комплектующих, хотя согласно договору от (указаны номер договора, дата подписания) поставки обязаны происходить 2, 9, 16, 23-го числа каждого месяца. Данные факты, которые можно расценивать только как срыв поставок, были надлежащим образом задокументированы специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с неполучением комплектующих составляют более 17 млн рублей. Мы сотрудничаем с ЗАО «Сигма» на протяжении двух лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на немедленной отгрузке комплектующих и полном возмещении наших убытков".
После изложения нареканий и выражения своего требования (в данном случае) следует заключение, являющееся финальным предложением. Например: "Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдет в привычное русло".
Письмо завершено, но оно будет неполным без вашей подписи и указания вашей должности, например, так: "Директор ООО «Ласточка» Пушкарев В. В.". Но перед подписью не забудьте деликатно проститься со своим адресатом. Для этого используют стандартные формы обращения: "С уважением", "Искренне Ваш", "С надеждой на продуктивное сотрудничество", "С благодарностью за сотрудничество" и т. п.
Запомните, что при подписании письма соблюдается правило соблюдения должностного ранга, то есть если вы пишете директору, то подпись на вашем письме должен ставить директор, а не офисный сотрудник или даже заместитель директора. Ни в коем случае не указывайте фамилию одного лица в то время, как подпись ставит другое. Если в расшифровке подписи стоит "генеральный директор Спиридонов К. Р." (но он как назло в отъезде), то подписать это письмо не может его заместитель Швабрин Д. П. Тут нужно либо написать новое письмо, либо дождаться возвращения директора Спиридонова из командировки.
Очень редко после финальной подписи делается добавление, которое называется постскриптумом, – P. S. (дословно с латинского – "после письма"). В таком добавлении бывает необходимость, если уже после написания письма появились свежие данные или произошло какое-то событие, заставившие иначе взглянуть на ситуацию в целом.
Например, после составления письма в ЗАО «Сигма» с ООО «Ласточка» связался директор ЗАО «Флешка» и сообщил, что проклятая «Сигма» им тоже ничего не поставляет. Вот тогда-то наш директор вправе приписать после букв P. S. такое предложение: "Информирую Вас о том, что мне стало известно о срывах поставок господину Рожнову, ЗАО "Флешка"".