• Сумма . В этом поле с клавиатуры указывается сумма оплаты в валюте документа;
• Курс взаиморасчетов . Здесь указывается курс взаиморасчетов, если они ведутся в разных валютах;
• Сумма взаиморасчетов . Поле предназначено для ввода суммы платежа в валюте взаиморасчетов (валюта взаиморасчетов определяется в договоре);
• Вид вход. документа . В поле указывается вид входящего документа, по которому поступили оплачиваемые товарноматериальные ценности;
• Дата вход. документа . В поле указывается дата входящего документа, по которому поступили оплачиваемые товарноматериальные ценности;
• Номер документа сторонней организации . Здесь вводится номер документа сторонней организации, по которому поступили товарно-материальные ценности;
• Содержание . В это поле при необходимости можно с клавиатуры ввести содержание операции;
• Счет расчетов . Здесь нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором отражаются расчеты с данным контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов (выводится на экран с помощью кнопки выбора). Отметим, что без заполнения данного реквизита проведение документа по учету будет невозможно;
• Счет авансов . Здесь указывается счет по учету авансовых платежей (если таковые используются в расчетах). Данное поле заполняется таким же образом, как и поле Счет расчетов.
При проведении авансового отчета (для этого нужно нажать кнопку ОК либо выполнить команду Действия | Провести) соответствующим образом пересчитывается сальдо взаиморасчетов с данным контрагентом.
На вкладке Прочее отражаются прочие расходы по текущему авансовому отчету. К ним относятся, например, командировочные расходы, расходы на проезд, представительские расходы и т. п.
Для добавления в список новой позиции следует, как обычно, нажать клавишу <Insert> либо соответствующую кнопку инструментальной панели.
Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается следующая информация:
• порядковый номер (присваивается автоматически в момент формирования позиции);
• вид, номер и дата входящего документа (это может быть, например, счет из гостиницы);
• сумма;
• содержание расходов (т. е. их конкретное название, например, представительские расходы);
• счета учета затрат и НДС;
• иные сведения.
В нижней части окна содержатся параметры Ответственный и Комментарий.
В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за оформление текущего документа (в большинстве случаев это пользователь, создавший данный документ). При нажатии на кнопку выбора на экране откроется окно справочника физических лиц, в котором выбирается необходимое значение.
В поле Комментарий с клавиатуры вводится произвольный текст, относящийся к текущему авансовому отчету. Заполнение данного поля не обязательно.
В верхней части окна находится кнопка Цены и валюта. При ее нажатии на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.20.
Рис. 4.20. Окно Цены и валюта
В этом окне устанавливается порядок оплаты и расчета цен в текущем документе. Окно состоит из двух панелей: Новые значения и Текущие значения.
Панель Текущие значения для редактирования недоступна и показывает текущие настройки оплаты и расчета цен. Данная информация бывает полезна, например, если в панели Новые значения, которая предназначена для редактирования ценовых настроек, были выполнены какие-либо изменения и их необходимо сравнить с первоначальными.
В поле Тип цен указывается тип цены, применяемый для позиций номенклатуры текущего документа. Выбор требуемого значения осуществляется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике типов цен. Чтобы изменение типа цен вступило в силу, необходимо установить флажок Перезаполнить цены по типу цен, после чего нажать кнопку ОК (либо закрыть окно, утвердительно ответив при этом на запрос системы о сохранении выполненных изменений).
В поле Валюта указывается валюта документа, а в расположенном правее поле Курс – курс выбранной валюты по отношению к основной валюте. Чтобы изменение валюты вступило в силу, необходимо установить флажок Пересчитать цены по валюте, после чего нажать кнопку ОК (либо закрыть окно, утвердительно ответив при этом на запрос системы о сохранении выполненных изменений).
Если установлен флажок Учитывать НДС, то на вкладке Товары будут отображаться колонки %НДС и НДС Сумма, предназначенные для показа, соответственно, ставки и суммы НДС по текущей товарной позиции. Если флажок снят, то данные колонки не отображаются. Если установлен флажок Сумма вкл. НДС, то сумма НДС будет включена в сумму документа. Учтите, что данный флажок доступен только при установленном флажке Учитывать НДС.
В поле Валюта взаиморасчетов можно указать валюту взаиморасчетов, которая определена в договоре с данным контрагентом.
В расположенном справа поле Курс. взаим. указывается курс валюты взаиморасчетов по отношению к основной валюте.
Выполненные в окне Цены и валюта изменения вступают в силу после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Справа от кнопки Цены и валюта (см. рис. 4.19) находится кнопка Действия. При нажатии на нее открывается меню, которое содержит следующие команды:
• Найти в списке . Команда предназначена для поиска требуемого документа в списке авансовых отчетов. При выполнении команды на экране открывается окно списка, в котором курсор установлен на текущий документ. Отметим, что команда Найти в списке доступна только для сохраненных документов;
• Скопировать . С помощью этой команды осуществляется быстрое создание нового документа на основе текущего. При этом в новом документе все поля будут заполнены так же, как и в документе-основании, за исключением номера документа и его даты;
• Записать (вызывается также нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<S>). Эта команда доступна только после внесения каких-либо изменений в текущий документ (либо при создании нового документа) и предназначена для сохранения внесенных изменений. Выполнение этой команды аналогично нажатию кнопки Записать, которая расположена справа внизу окна;
• Записать и закрыть . При выполнении этой команды окно редактирования будет закрыто с одновременным сохранением внесенных изменений;
• Провести . В результате выполнения этой команды текущий документ будет проведен по учету (сформируются бухгалтерские проводки, соответственно изменятся показатели взаиморасчетов с текущим подотчетником, с контрагентом, который фигурирует в авансовом отчете и т. д.);
• Отмена проведения . С помощью данной команды можно отменить выполненное ранее проведение документа. Команда доступна только для проведенных документов;
• Установить время . Команды, расположенные в этом подменю, позволяют установить желаемое время создания документа. Возможные варианты:
– Перед предыдущим документом ;
– За следующим документом ;
– Перенести в начало дня ;
– Перенести в конец дня ;
– Текущее время (команда присутствует только для новых документов);
• Результат проведения документа . При активизации этой команды на экране отображается перечень бухгалтерских проводок, сформированных в результате проведения данного документа;
• Закрыть . С помощью этой команды осуществляется выход из окна редактирования;
• Редактировать номер . С помощью этой команды осуществляется включение и выключение режима редактирования номера документа.
Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно в нижней части окна (см. рис. 4.18 и 4.19) нажать кнопку Авансовый отчет (или нажать кнопку Печать и в открывшемся меню выбрать команду Авансовый отчет). При выполнении любого из этих действий на экране отобразится печатная форма документа (рис. 4.21).
Рис. 4.21. Печатная форма авансового отчета
Чтобы отправить документ на печать, нужно выполнить команду главного меню Файл | Печать или нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.
Урок № 36. Формирование кассовой книги
Все кассовые операции в обязательном порядке должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга – законодательно утвержденный документ, обязательный к применению всеми субъектами хозяйствования, работающими с наличными деньгами (а без этого не обходится практически ни одно предприятие).
В программе ”1С:Бухгалтерия 8” сведения в кассовую книгу заносятся автоматически на основании сформированных ранее первичных кассовых документов. Пользователю остается только сформировать кассовую книгу, указав при этом необходимые настройки, и вывести ее на печать.