В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. Это могут быть пояснения по платежу, дополнительные сведения об оплаченных товарах (услугах) и т. п. Примеры значений данного поля: По договору перевода долга, Предоплата в счет предстоящих поставок и т. д.
Центральная часть интерфейса включает в себя две вкладки: Реквизиты платежа и Печать. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Реквизиты платежа (см. рис. 4.3) в поле Контрагент указывается наименование контрагента, от которого по данному документу поступили наличные денежные средства (иначе говоря, здесь указывается плательщик по документу). Чтобы заполнить данное поле, нужно нажать кнопку выбора, в результате на экране отобразится окно справочника контрагентов, в котором следует выделить щелчком мыши нужного контрагента и нажать кнопку Выбрать (она находится в инструментальной панели окна справочника).
В поле Договор нужно указать договор с данным контрагентом, в рамках которого проводится платеж. Выбор договора осуществляется из справочника договоров с контрагентами, вызываемого нажатием кнопки выбора. В этом справочнике отобразится перечень договоров только для контрагента по данному документу, а если до настоящего момента ни один договор по нему не был введен, то это можно будет сделать сейчас (подробнее см. урок № 17 "Справочник договоров контрагентов").
Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам (это определяется в режиме ввода и редактирования договора, подробнее см. урок № 17 "Справочник договоров контрагентов"), то справа становится доступным для редактирования поле Документ расчетов. В этом поле следует указать документ расчетов по данному договору. При нажатии кнопки выбора отобразится окно с перечнем расчетных документов для договора, указанного в поле Договор. В этом окне нужно выделить щелчком мыши требуемый документ и нажать кнопку Выбрать. Если к данному договору еще нет расчетных документов, вы можете ввести новый документ, нажав кнопку Новый документ расчетов (ручной учет).
В поле Статья движения ден. средств указывается название статьи движения денежных средств. Перечень этих статей формируется в соответствующем справочнике. О том, для чего используется значение данного поля, и что нужно сделать для того, чтобы оно отображалось в окне редактирования документа, мы говорили на уроке № 26 "Справочник статей движения денежных средств".
В поле Ставка НДС из раскрывающегося списка нужно выбрать ставку налога на добавленную стоимость. Сразу после этого автоматически рассчитается сумма НДС и отобразится в расположенном справа поле Сумма НДС.
В поле Счет расчетов нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором отражаются расчеты с данным контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, выводимом на экран с помощью кнопки выбора. Отметим, что без заполнения данного реквизита проведение документа по учету будет невозможным.
В программе предусмотрено разбиение суммы платежа на две части – оплату и аванс. В этом случае необходимо в поле Счет авансов указать счет по учету авансовых платежей. Данное поле заполняется таким же образом, как и поле Счет расчетов.
Содержимое вкладки Печать показано на рис. 4.4.
Рис. 4.4. Ввод и редактирование приходного кассового ордера, вкладка Печать
На этой вкладке определяются значения реквизитов, которые будут выводиться в печатной форме документа.
В поле Принято от указываются фамилия, имя и отчество лица, внесшего денежные средства в кассу предприятия.
В поле Основание вводится основание для совершения платежа. Если, например, по данному документу контрагент оплачивает полученные им ранее товарно-материальные ценности, то в этом поле можно указать номер и дату накладной, по которой они ранее были отгружены. При внесении предоплаты здесь можно указать номер и дату договора, предусматривающего такой порядок расчетов и т. п.
В поле Приложение можно ввести информацию о приложениях к данному документу (при наличии таковых).
После того как заполнены все необходимые параметры документа, его можно вывести на печать. Но учтите, что это возможно только после записи документа с помощью кнопки Записать (в противном случае при попытке его распечатать на экране отобразится соответствующее информационное сообщение).
Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер. Или можно нажать кнопку Печать, затем в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер. После выполнения любого из этих действий на экране отобразится печатная форма документа (рис. 4.5).
Рис. 4.5. Печатная форма приходного кассового ордера
Вывод документа на печать осуществляется с помощью команды главного меню Файл | Печать или нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<P>.
Мы рассмотрели, каким образом осуществляется формирование приходного кассового ордера для вида операции Оплата от покупателя. Далее кратко рассмотрим особенности, которые возникают при формировании приходного кассового ордера по другим видам операций. Сразу отметим, что в зависимости от вида операции меняется только содержимое вкладки Реквизиты платежа.
Для вида операции Прием розничной выручки окно ввода и редактирования приходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 4.6.
Рис. 4.6. Приходный кассовый ордер для операции Прием розничной выручки
Здесь в поле Склад необходимо указать наименование склада, откуда были отпущены оплаченные по данному документу товарно-материальные ценности. Требуемое значение выбирается в окне справочника складов (мест хранения), которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
В том случае, если торговая точка является автоматизированной, то бухгалтерские проводки по ней формируются не приходным кассовым ордером, а документом Отчет о розничных продажах: ККМ.
Если же торговая точка является неавтоматизированной, то проводки по ней формируются приходным кассовым ордером; в этом случае на вкладке Реквизиты платежа (см. рис. 4.6) необходимо установить флажок Неавтоматизированная торговая точка.
В поле Счет операционной кассы из справочника счетов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается счет, на котором ведется учет денежных средств операционной кассы предприятия.
Вид операции Возврат денежных средств подотчетником используется для отражения в бухгалтерском учете возвратов денежных средств, полученных ранее подотчетными лицами, в кассу предприятия. В данном случае на вкладке Реквизиты платежа будут находиться только два параметра: поля Подотчетник и Статья движения ден. средств.
В поле Подотчетник необходимо указать ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее денежные средства в кассу предприятия. Чтобы заполнить данное поле, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц выделить подотчетника щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать.
Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком. В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя.
Чтобы отразить в бухгалтерском учете факт получения наличных денежных средств с расчетного счета в банке, нужно выбрать вид операции Получение наличных денежных средств в банке. В таком случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 4.7.
Рис. 4.7. Приходный кассовый ордер для операции Получение наличных денежных средств в банке
В данном случае на вкладке Реквизиты платежа следует заполнить три параметра. В поле Банковский счет нужно указать название счета организации, с которого были получены денежные средства. Требуемое значение выбирается в окне справочника банковских счетов, открываемого с помощью кнопки выбора.
...
Примечание
В окне справочника банковских счетов будет представлен перечень счетов той организации, от имени которой оформляется данный документ.
В поле Счет учета указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 51 "Расчетный счет"). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка.
Что касается параметра Статья движения ден. средств, то с ним мы уже знакомы.
Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя, с той лишь разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.