Таким образом, мы фиксируем важность фактора и обозначаем необходимость мониторинга его возникновения в процессе реализации проекта. Описанный алгоритм представлен на Рисунке 15.
Рисунок 15. Алгоритм определения допущений
Если после анализа выяснилось, что фактор представляет существенную опасность для проекта, то мы можем либо пересмотреть всю стратегию и провести повторный анализ, либо представить его как предварительное условие, необходимое для осуществления деятельности в целом (в ЛСС оно помещается в правом нижнем углу). Когда мы убедимся, что отрицательный фактор не сбудется в интересующий нас промежуток времени, мы можем начинать осуществление деятельности.
Важно понимать, что указания фактора в логико-структурной схеме в качестве допущения недостаточно. В большинстве проектных заявок имеется раздел «риски», в котором требуется указать, что вы будете делать, если допущение «сработает». Следовательно, для такого случая у вас должна быть разработанная стратегия, которая является частью плана проекта.
Пример: Мы собрались с друзьями за город в воскресенье. Ясно, что при плохой погоде праздник не состоится. Рассматривать фактор погоды как допущение было бы ошибкой – разгонять тучи в данной ситуации будет слишком дорого. Но анализ прогноза погоды на воскресенье можно рассматривать как предварительное условие для осуществления проекта: если прогноз, просмотренный в пятницу, окажется благоприятным, то в субботу можно закупать мясо для шашлыка.
Если же мы узнаем, что накануне введен запрет на посещение лесов из-за сухой погоды (срабатывает одно из допущений), то мы можем поехать отдыхать на берег реки, или в специально оборудованное место, или к кому-то из компании на дачу (выполняем план, зарезервированный на случай «срабатывания допущения»).
Еще один вариант – «перенаправить» решение проблемы компетентным лицам. Если мы не можем самостоятельно повлиять на фактор, но знаем того, кто может это сделать, и более того – это входит в обязанности этого лица, то мы можем обратиться за помощью. Тогда допущением будет являться согласие на сотрудничество со стороны этого лица либо организации и взятие им на себя обязательств по выполнению определенных задач. Мы же в рамках проекта все равно должны наблюдать за допущением – контролировать, действительно ли наш партнер выполняет то, что пообещал.
Выше уже приводился пример проблемы, состоящей в том, что алкоголики для своих ежедневные встреч облюбовали песочницу на детской площадке. Результат – на площадке валяются бутылки, стоит соответствующий посетителям запах, а дети обходят площадку стороной. Попытки решить вопрос «мирным путем» терпят фиаско. Однако при получении принципиального согласия участкового либо ближайшего отделения милиции вырисовывается более жесткий, но и одновременно более эффективным способ решения проблемы. Допущение, состоящее в том, что милиция пойдет нам навстречу, и дежурный наряд ежедневно будет проходить через наш двор, будет одним из залогов успеха проекта по обеспечению детей достойным местом для игр.
Как уже упоминалось выше, мы должны определить возможные пути осуществления деятельности при «срабатывании» допущения. Не стоит детально продумывать их до появления влияющего на нашу деятельность фактора, достаточно определить примерную и надежную стратегию. Если же в процессе мониторинга выполнения проекта станет ясно, что программу действий надо переделывать из-за «сработавшего» допущения – появившейся проблемы, то мы будем к этому готовы и наметим новую программу действий, а, в случае необходимости, потратим время и ресурсы на более глубокий анализ изменившейся ситуации.
Очень простой пример. Мы договорились на завтра в 12-00 с кем-то о деловой встрече. По правилам хорошего тона следует перезвонить за час-полтора до встречи и получить подтверждение того, что встреча состоится. Мы сделали допущение – человек свободен в это время, не забыл о нашей встрече и у него не появились неотложные дела. Если допущение не сработало и встреча сорвалась, то мы будем вовремя предупреждены и конструктивно используем освободившееся время.
Надо четко различать факторы риска и мероприятия по их предотвращению, с одной стороны, и допущения, с другой. Пусть какой-то фактор жизненно важен для осуществления проекта. Потеря этого фактора означает крах всех наших усилий и потерю всех достигнутых результатов – это фактор риска. Если мы можем каким- либо образом предупредить потерю этого фактора – то это превентивные мероприятия, и будет, по меньшей мере, неразумно пренебречь ими (например, для работы над проектом нам абсолютно необходим автомобиль, и мы должны застраховать его на время осуществления проекта). А вот возможные помехи, которые могут возникнуть при осуществлении превентивных мероприятий – это уже допущения, подлежащие соответствующей оценке (например, банкротство страховой компании, услугами которой мы воспользовались при оформлении страховки).
Теперь надо определить место допущения в ЛСС: влияет ли оно на осуществление действий, на достижение промежуточных результатов, является ли условием успешности проекта либо предварительным условием, от которого зависит успешность деятельности по проекту в целом.
После того, как место каждого из допущений определено, мы вписываем их в логико-структурную схему. Далее надо проверить логику действий: выполнение промежуточных результатов с учетом допущений должно гарантировать достижение цели проекта с учетом допущений на уровне цели проекта. Если это условие гарантированности не выполняется, следует дополнить схему промежуточными результатами либо допущениями до соответствия этому требованию.
ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ: ДОПУЩЕНИЯ
1. В выбранной для осуществления цели проекта части «дерева целей» определяем те элементы, на осуществление которых мы не можем повлиять – внешние факторы.
2. Дополняем список внешних факторов на основании обсуждения в группе, опыта руководителя проекта и прочих дополнительных источников.
3. Согласно алгоритму, приведенному на Рисунке 15, определяем место элемента в ЛСС: не принимаем элемент во внимание, включаем как допущение, включаем как предварительное условие, элемент опасен для осуществления проекта.
4. Определяем место допущений в ЛСС.
5. Проверяем логику: промежуточные результаты в совокупности с допущениями должны гарантировать достижение цели проекта.
Вот так будет выглядеть логико-структурная схема для нашего примера после определения допущений и предварительные условий:
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});