- Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.д., таким образом все свои личные дела вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.
Раздел служебных и частных дат.
Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:
- порядок подготовки проектов;
- сроки проведения ярмарок и семинаров;
- организационные мини-планы;
- важнейшие понятийные сокращения;
- тарифы зарплаты и доходов;
- список дней рождения;
- почтовые тарифы;
- списки книг;
- расписание самолетов;
- адреса отелей;
- дорожные расходы;
- диетические таблицы;
- календарь футбольных матчей;
- сроки проведения всевозможных мероприятий;
- листки-памятки;
- универсальные листки для планирования; карточки для записей идей и т.д.
Раздел адресов и телефонов.
У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми вы наиболее часто пользуетесь.
Общая часть.
Различные отделения, как в бумажнике, позволяют вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.
Практическое использование.
Благодаря применению дневника времени вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.
- Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!
- Достигаемая рационализация порядка только на 12,5% (фирмы-изготовители обещают 15—35%) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час! Поэтому: ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство вашего самоменеджмента!
2.6. Резюме
Планирование в круге правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей.
- Затрачивая больше времени на планирование, вы сокращаете время на исполнение и экономите время в целом (планирование — выигрыш во времени),
- Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах самоменеджмента, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость, установление приоритетов, сроков, резервов времени, повышение эффективности, делегирование дел и уменьшение стресса (см. 2.1).
Важнейшие принципы и правила планирования времени:
1. Основное соотношение (60:40).
2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех».
3. Сведение задач воедино — план действий.
4. Регулярность — системность — последовательность.
5. Реалистичное планирование.
6. Гибкость.
7. Восполнение потерь времени.
8. Письменная форма.
9. Перенос несделанного.
10. Фиксация результатов, а не действий.
11. Установление временных норм.
12. Сроки исполнения.
13. Установление приоритетов (степени важности).
14. Избавление от «тирании» спешности.
15. Делегирование.
16. «Поглотители времени» и временные резервы.
17. Переработка — перепроверка.
18. Свободное время.
19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы).
20. Время для планирования и творчества.
21. Рутинная работа.
22. Непродуктивная деятельность.
23. Альтернативы.
24. Разнообразие.
25. Согласование временных планов.
Планирование времени можно представить как закрытую систему: из планов жизни и долгосрочных планов вытекают годовые и квартальные планы, а из них — месячные и декадные планы, которые в итоге конкретизируются в деловых планах дня. С помощью сравнения «план — факт» в плане производятся корректировки. План дня представляет собой последнюю и важнейшую ступень планирования времени и конкретную реализацию намеченных целей.
Планирование предполагает поэтапный и системный подход, разложение общей задачи на частные, чтобы распределить различные акции по временным периодам (от плана действий к плану времени). Использование метода «Альпы» при ежедневных затратах 10—20 минут приносит многократный выигрыш во времени.
1. Составление заданий дня.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени «про запас» (60 : 40).
4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.
5. Последующий контроль — перенос несделанного.
Дневник времени является важнейшим рабочим средством личного самоменеджмента. Он представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.
В качестве первого шага планирования времени оправдало себя составление годового плана в общих чертах и ежедневных планов. Настройте себя положительно по отношению к плану, с помощью которого вы хотите добиться своих целей.
Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры. Будьте бдительны, активны и гибки, чтобы правильно реагировать на разного рода воздействия, отвлекающие вас от ваших намерений. Четкий план располагает к спокойствию и невозмутимости.
Всегда перепроверяйте свои планы и изменяйте их, если окажется, что они невыполнимы или поставленная цель не может быть достигнута к указанному сроку. Если же вы решились на какое-то дело, то доводите его до конца, концентрируйте на нем все свои силы! Но помните о том, что за каждым напряжением должна следовать разрядка (менеджмент здоровья является составной частью самоменеджмента).
Ориентируйтесь при составлении планов на достижение не только материальных и профессиональных успехов! Используйте теперь для своих нужд главу «Планирование». Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Чему вы нашли подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?
Использование главы «Планирование» Страница Мысли, ассоциации, темы К какому времени проработать, применить Контроль
3. Принятие решений: Как вскрыть резервы производительности и возможности саморазгрузки