Отсюда вытекает и вопрос: к чему задерживать участников, вопросы которых уже решены? Присутствующим наверняка есть чем заняться за пределами конференц-зала, а значит, лучше их отпускать, как только будет обсужден пункт повестки, имеющий к ним прямое отношение. В совещаниях важна продуктивность, а не время, которое потратили его участники. Кроме того, это поможет оставшимся сконцентрировать внимание на следующем пункте. Не забудьте только обеспечить протоколами всех, включая и ушедших до конца совещания.
Позвольте людям перевести дух. Бывает, что для достижения наибольшей результативности нужно просто снять напряжение хотя бы шуткой. На первый взгляд анекдот — не самая нужная или желательная вещь на серьезном мероприятии, однако помните, что иногда при работе с людьми эмоциональная разрядка — единственный способ решить вопросы, которые в противном случае застопорили бы ход всего собрания или проекта. Подозревая, что необходимость в разрядке возникнет, лучше заранее запланировать на нее время.
НЕСКОЛЬКО СОВЕЩАНИЙ ПОДРЯД: КАК СПРАВИТЬСЯ
Если от вас хоть что-нибудь зависит, избегайте совещаний, следующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отдышаться, собраться с мыслями, обдумать решения предыдущего совещания и подготовиться к следующему.
Учтите, что отдышаться — значит в буквальном смысле отдышаться, а не хвататься за телефон или мчаться к себе в кабинет (где вы наверняка окунетесь в текущие дела, вместо того чтобы сосредоточиться на предстоящем совещании).
Ваше тело, мозг и душа должны быть максимально свежи и бодры, а для этого нужно дать себе время, чтобы переключиться с одной деятельности на другую, не утратив энергию и способность противостоять дневной нагрузке. Даже если в данный момент время совещаний от вас и не зависит, помните: чтобы изменить привычки человека или группы людей, нужна не одна неделя. С течением времени вы сможете влиять на сроки, организацию и ход совещаний, в которых принимаете участие.
Если уж участие в нескольких совещаниях подряд неизбежно, справьтесь у обоих председательствующих, можно ли вам уйти с первого совещания пораньше и прийти на второе попозже — скажем, к началу обсуждения второго пункта. Гибкость, как мы уже видели, — это сила, а шансы нам предоставляет общение.
БЛАГОПРИЯТНАЯ ОБСТАНОВКА
От помещения, где происходит встреча, во многом зависит ее успех. Рабочая обстановка сильно влияет на физическое и душевное здоровье и продуктивность участников совещания. Некоторые менеджеры собирают коллег в кабинетах, где офисная мебель пришла в полную негодность, другие же используют помещения с роскошными креслами и оборудованием, способным привести в восторг Джеймса Бонда. А что имеется в вашем распоряжении? Что вы можете обеспечить? С учетом того, насколько важен для человека комфорт, любая мелочь, которая обеспечит удобство участников, поработает на общее дело: совещание пройдет быстрее и эффективнее. При планировании совещания удобство комнаты должно учитываться наравне с удобством времени для его участников.
Первое и самое важное: перерывы. Мы собрались, чтобы поговорить, обменяться идеями и выработать решения, а значит, обязательно в распорядке должны значиться перерывы! Если ограничиться пятьюдесятью пятью минутами, как описано выше, не удастся, если совещание продлится девяносто и более минут, то перерыв в его распорядке обязателен. Людям необходимо отдыхать.
Перерывы вовсе не затягивают совещания. В конечном счете они делают их короче и продуктивнее, борясь с заторможенностью и рассеянностью — последствиями плохого кровообращения. Перерывы позволяют участникам совещания отдохнуть, зарядиться энергией, сосредоточиться и быстрее прийти к нужным решениям.
И дело не только в том, что мозгу необходим кислород, — мозг работает продуктивнее (как уже говорилось ранее), когда видна финишная прямая. Если в начале совещания вы известите участников о времени перерыва, они смогут соответствующим образом рассчитать свои силы. Вы увеличите шансы на успех совещания, пообещав людям отдых (как правило, каждый час).
Освещение. При возможности выбирайте комнату с естественным освещением. Альтернативой могут быть лампы накаливания, но только не флуоресцентные лампы. Если помещение освещается лампами обоих видов — выключите флуоресцентные. От ламп накаливания глаза меньше устают, и вы обеспечите большую работоспособность людей без сонливости (от полумрака), усталости глаз или головной боли (от мерцания флуоресцентных ламп). Кроме того, если часть комнаты используется для презентации, проверьте наличие автономного освещения, чтобы экран и ведущий презентации были хорошо освещены. Выключатели этих ламп должны быть маркированы, чтобы работать с ними могли не только вы, но и человек, на которого вы возложите эту обязанность. Не упускайте шанс использовать для совещания комнату с окном. Организму человека необходимо естественное освещение, и даже когда жалюзи опускают для проведения презентации, ощущение близости естественного света добавляет присутствующим энергии и выносливости. При любой возможности поднимайте жалюзи, чтобы впустить в помещение солнечные лучи.
Циркуляция воздуха. Прохладная атмосфера помогает людям оставаться в тонусе. Недостаток свежего воздуха в помещении грозит потерей работоспособности, если собрание длится более двадцати минут. А значит, выбирать нужно комнату либо с открывающимися окнами (хотя найти такую шансы невелики), либо с кондиционером и вентиляцией. Установите переключатель на 20° С — это достаточно свежо, но не холодно. Поскольку люди реагируют на жару и холод по-разному, крайне важно во время совещания поинтересоваться, подходит ли данная температура. А в целом чуть прохладнее — лучше для работы, нежели слишком жарко. Если совещание длится много часов или данный конференц-зал используется для собраний на протяжении всего дня, для обеспечения хорошего качества воздуха стоит воспользоваться увлажнителем или ионизатором.
ЦЕРКВИ И ХРАМЫ
Церкви и храмы веками являют собой пример удачного помещения для сбора массы людей. Их архитектура призвана порождать соответствующие чувства у прихожан. И ароматный воздух, и теплый свет обусловливают возвышенное состояние души. И что наиболее важно, алтарь всегда расположен на противоположном от входа конце, чтобы опоздавшие могли зайти, никому не мешая.
Шум. Как известно, шум отвлекает. Вы собираете людей для общения и обучения, а слишком явственный шум может помешать вам добиться своих целей. Жужжание и гул кондиционеров, компьютеров, называемые белым шумом, влияют на слух и внимание присутствующих. Оценивая достоинства и недостатки помещения, остановитесь и прислушайтесь к белому шуму. Проверьте уровень звука включенного вентилятора. Проверьте отвлекающий фактор при автоматическом включении и отключении кондиционера. Не будут ли эти звуки отрывать участников от работы? Если соседнее помещение отделено от вашего подвижной перегородкой, а у оратора зычный голос или ваши соседи будут аплодировать или смеяться — это не самым лучшим образом отразится на вашем совещании, тем более если мероприятие за стенкой явно веселее. Обсудите эти вопросы с ответственным за конференц-залы и постарайтесь найти наиболее изолированное помещение. Проверьте также, не доносятся ли в комнату дорожный гул или звуки ремонта внутри здания? Не назначена ли на день совещания учебная пожарная тревога? Все это вы должны узнать у ответственных лиц, перед тем как бронировать конференц-зал.
Телефоны. В начале совещания попросите участников отключить мобильные телефоны, чтобы при острой необходимости человек мог ответить на звонок с минимальным вредом для хода мероприятия. Желательно также обратиться с этой просьбой в распечатках повестки дня.
Сидячие места. Большую часть совещания участники проводят сидя, а значит, удобные кресла — деталь необходимая. Почему это столь важно для управления временем? Потому что если человеку неудобно или больно сидеть, он не сможет работать в полную силу, а значит, его участие будет ограниченным или он вовсе прогуляет. По возможности выбирайте помещение с удобными креслами, высоту и положение спинок которых можно регулировать. Избавьтесь от скрипучих — даже если это придется сделать во время совещания.