Как уже отмечалось в главе 7, по принципу Парето 80% результативности совещания дает 20% его длительности [17]. Вы можете возразить, что к выводам нельзя прийти, если не потратить время на беседы, обсуждение, обмен идеями. И все же многие согласятся, что время, потраченное на совещания, можно было бы использовать с большим толком.
Как бы там ни было, совещания — неотъемлемая часть деловой жизни. Интегрированный тайм-менеджмент предлагает сделать их продуктивнее и короче, сосредоточившись не столько на тематике совещаний, сколько на побуждениях их участников. Позитивное влияние и приучение — вот что крайне важно для того, чтобы превратить ваших коллег в пунктуальных и активных участников совещаний.
ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ: ПЯТЬДЕСЯТ ПЯТЬ МИНУТ
Первое: никогда не выходите за рамки пятидесяти пяти минут. Специалист по эргономике вам объяснит, что неразумно заставлять людей сидеть дольше часа без перерыва, однако не в этом причина такой эффективности совещания длиной в пятьдесят пять минут.
Причина та же, что и в стремлении рынка удовлетворить потребность клиентов в душевном комфорте (в данном случае — потребность побыстрее покинуть зал совещаний). Пятьдесят пять минут — это почти час, но впечатление создается, что меньше часа. Поскольку начало и конец совещания находятся в пределах одной и той же цифры, оно словно обещает быть коротким и неутомительным. Тот же самый принцип используют в торговле, оценивая товар не в $20 ровно, а в $19,99 или рекламируя машину стоимостью $ 17 995, а не $ 18 000. Совещание продолжительностью в пятьдесят пять минут гарантирует каждому его участнику, что в конце этого же часа он вернется за свой стол или выедет к клиенту. Словом, мы показываем сотрудникам свет в конце тоннеля.
Кроме того, завершение совещания в пределах одного и того же часа позволяет людям спокойнее планировать остальные события рабочего дня. Ваше обязательство, что коллеги смогут заняться другими делами, прежде чем часовая стрелка сдвинется на следующую цифру, устраняет их соблазн «звякнуть еще парочке клиентов» до начала совещания. Коллеги знают, что если появятся вовремя, то и уйдут вовремя, а значит, будут стремиться к пунктуальности.
Четкие границы отведенного на совещание времени также способствуют концентрации, как и в случае с «краеугольным временем». Люди более склонны придерживаться пунктов повестки, когда знают, что время обсуждения ограничено. Очень многого можно добиться гораздо быстрее, если у людей есть стимул — скорый уход из конференц-зала.
Совещание в пятьдесят пять минут — еще один пример приучения и влияния. Можно пообещать закончить совещание за пятьдесят пять минут, но большинство коллег вам не поверят. Однако уже третье совещание длиной ровно в пятьдесят пять минут поднимет вашу репутацию: вы начали приучать людей к тому, что действуете быстро и продуктивно. А это в свою очередь обеспечит вам более активное участие со стороны коллег.
А НУЖНО ЛИ СОВЕЩАНИЕ?
Когда вас в следующий раз пригласят на совещание или когда вы сами решите провести совещание, задайте себе вопрос: «А нужно ли оно вообще?» Подумайте, нельзя ли достичь той же цели и донести ту же информацию по телефону, с помощью конференц-связи или электронной почты?
Даже если не в вашей власти отменить совещание, если сбор объявляет начальник — вы все же можете кое на что повлиять. Возможно, у вас будет шанс справиться о целях совещания. Нужно лишь помнить, что это делается во имя непрерывного совершенствования отдела или фирмы, а не ради подрыва авторитета человека, который это совещание запланировал. Важно не то, что вы говорите, а как вы это говорите.
Если конференц-связь, краткие неформальные встречи или хорошо продуманные директивы могут заменить хотя бы небольшую часть совещаний, фирма получит и конкретную материальную прибыль. Прикиньте сами:
• количество минут (или часов), потраченных на совещание:
• умножить на количество присутствующих;
• умножить на среднюю почасовую оплату сотрудников;
• умножить на два (оплата за работу, которую они выполнили бы за это время).
Даже по грубым подсчетам, если среднюю почасовую оплату сотрудников принять за $50 в час и если на совещании присутствуют 10 человек, а длится оно один час, то цена этого собрания (включая оплату за работу, которую сотрудники могли бы выполнить) составит (1 час х 10 х 50) х 2 = $1000.
Если вы проводите пять подобных совещаний в неделю — это $5000 в неделю и $260 000 в год.
Согласно принципу Парето, только 20% времени совещания поистине продуктивно; следовательно, $200 000 в год можно было бы потратить на что-то нужное. Выразить шефу сомнение в целесообразности совещания не так-то просто, зато если вы продемонстрируете подобные выкладки и докажете, что ваша методика способна сберечь сумму стоимости роллс-ройса (или дюжины машин для фирмы), скорее всего, вы привлечете внимание начальства.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Если вы ведете совещание, то вам выгодно заранее составить повестку дня и отвести время на каждый ее пункт. Если вы рядовой участник совещания — попросите повестку накануне, тем самым тактично подсказав, что ею пора заняться.
Четкая и реалистичная повестка — основное условие успешного течения совещания. Повестка — это план совещания. Очевидная на первый взгляд вещь, однако в массе случаев тема совещания известна лишь в общих чертах. Случается и иначе: повестка дня есть, но не удается выдержать сроки, отведенные на каждый пункт.
В обязанности председателя входит продумать ход совещания, определить его темы, составить распорядок и при этом трезво взвесить время: за пятьдесят пять минут можно обсудить лишь ограниченное количество вопросов.
ВОПРОС С ПОДВОХОМ
Допустим, что вы председательствуете на следующем совещании и на каждый пункт повестки отводите пятнадцать минут. Сколько пунктов можно запланировать на пятьдесят пять минут? Правильный ответ — три, а не четыре! Время совещания складывается не только из обсуждения пунктов повестки дня. Приветственные и заключительные реплики, вопросы с мест, объявления общего характера — все это тоже требует времени. Не забывайте об этом обстоятельстве, и ваши шансы начать и завершить совещание в запланированные сроки увеличатся.
Пример повестки динамичного и продуктивного совещания:
ПОВЕСТКА ДНЯ
Вторник, 10.00-10.55
10.00 Призыв к порядку, представление ведущих совещания, объявления
10.05 Обсуждение пункта 1 (пятнадцать минут)
10.20 Обсуждение пункта 2 (пятнадцать минут)
10.35 Обсуждение пункта 3 (пятнадцать минут)
10.50 Подведение итогов
10.55 Завершение
Призыв к порядку — стандартная процедура начала совещания. Судьи и ведущие аукционов не зря держат под рукой молоток: его звук внятен, узнаваем и обладает большим влиянием на людей. Последнее вовсе не значит давить своей властью, это значит направить энергию и внимание аудитории в нужное русло, продемонстрировав уважительное отношение ко времени присутствующих.
Имена ведущих следует обозначить письменно в повестке дня, а также устно в начале совещания. Их роли и обязанности (речь о которых чуть ниже) должны быть четко донесены до каждого участника совещания.
По возможности копии повестки дня нужно раздать за двадцать четыре часа до начала совещания. Тем самым вы получаете несколько выгод:
• Сотрудники будут готовы к обсуждению пунктов повестки; им не придется вникать в их суть по ходу совещания.
• Повестка дня — это контракт или комплекс правил, определяющих все вопросы, которые будут рассматриваться на совещании и, что еще более важно, которые не будут рассматриваться. Повестку дня раздают не для того, чтобы участники ее одобрили или изменили. Она служит исключительно как извещение о тематике и предупреждение участникам, чтобы они подготовились.