Если Вы бываете недовольны тем, как Вам удаются переговоры, то попробуйте тезисно набрасывать план разговора, делайте пометки. Репетируйте, в конце концов.
Умение вести разговор складывается из умения слушать, умения говорить, а также умения уловить настроение собеседника, контролировать направление беседы. Сам разговор состоит из приветствия, которое может включать знакомство, самого содержания, в процессе которого происходит основной обмен между собеседниками, завершение его, которое подытожит результат переговоров, и прощания.
Начинается разговор с приветствия. Приветствие может сопровождаться рукопожатием. Иногда сложно определить, когда оно уместно, а когда – нет. Если речь идет о знакомстве, то первым представляется тот, кто пришел.
Если Вы идете с запланированным визитом к незнакомому человеку, например, на собеседование, то постарайтесь заранее узнать его имя. Лучшее обращение, если Вы рассчитываете на дальнейшее общение – это обращение по имени-отчеству. Если Вы хотите подчеркнуть официальность посещения, то можно ограничиться фамилией с обращением, или должностью. Но эта форма, например, «господин инспектор», не прижилась еще в нашем обществе настолько, чтобы можно было считать ее общеупотребительной. Правда, отдельным господам она очень нравится. Если Вы собрали и использовали такие сведения – большой плюс Вам, как карьеристу.
Но вообще, обращение по имени или имени-отчеству открывает большие перспективы. Не забывайте о том, что имя – это сакральная метка человека и часть его сущности. Безличное обращение гораздо менее эффективно. Людям нравится, когда их имя звучит уважительно и значимо. Эта симпатия к своему имени переходит на того, кто его произносит, и активизирует внимание собеседника. Если вы не знаете имени человека, можно сказать что-то вроде: «очень приятно», представиться, и сделать паузу.
Никогда не начинайте говорить, пока на Вас не обратят внимание, если Вы вошли в кабинет. Подождите.
О паузе. В начале разговора она необходима. Пауза может быть после приветствия или после названия собственного имени. Пауза помогает оценить друг друга, не комкать начало разговора, скорректировать намерения. Но она не должна длиться более полутора минут. После этого уже трудно разговаривать. Сумейте прочувствовать момент, когда молчать уже нельзя. Обычно тот, кто выдержал паузу длиннее, перехватывает инициативу разговора. Исключение составляют случаи, когда нужно срочно исправить негативное впечатление или настрой собеседника. В этом случае уместно вставить неожиданную нейтральную фразу, которая снимет негатив. Ни в коем случае нельзя начинать с местоимений «я» и других обозначений себя. Это должно быть нечто вроде «Рад, что застал Вас», «Очень хотел Вас видеть». В особо тяжелых случаях можно ляпнуть о погоде или восхититься недавно произведенным ремонтом, или порядком и дисциплиной в учреждении. Главное, чтобы фраза была недлинной, не требовала обязательного ответа, и не содержала просьб. И после этого уже можно делать паузу. Однако если Вам не удалось вынудить собеседника первым пригласить Вас к разговору, не стоит слишком ее затягивать. Можно сказать: «Очень ценю Ваше время….» и приступить к разговору, не приступая сразу к сути. Не стоит упускать последнюю возможность выяснить намерения и настроение того, к кому Вы пришли, особенно если то, что Вы хотите сказать – просьба, проблема или трудный разговор. Для приобретения уверенности неодобрительным взглядом, считайте, что шанс у Вас есть.
Имя собеседника следует употреблять почаще, это поможет установлению контакта.
Существуют правила для слушающих и правила для говорящих.
Говорящий должен начинать с легкой, нейтральной темы, чтобы логически подвести разговор к главному. При этом для стимуляции интереса собеседника рекомендуется вставлять в речь обороты, которые положительно характеризуют того, кто слушает. Естественно, это должно делаться с достоинством и без подобострастия, так как оно раздражает и создает впечатление неискренности. Уместны будут выражения вроде «зная Вашу компетентность» – эта фраза поможет выяснить отношение к вопросу и получить информацию, «если я Вас правильно понял»– этот оборот тактично напомнит о данном обещании, и тому подобные вставки.
Говорящий правильно поступит, если без крайней необходимости не станет высказываться категорично, а вместо этого пригласит собеседника к выработке общего мнения. «Мне кажется» с успехом можно заменить «не кажется ли Вам». Смысл один и тот же, а впечатление и результат могут быть противоположными. Делайте паузы, чтобы дать осознать то, что говорите. И наоборот, ускорьте темп речи, если хотите избежать возражений, делайте паузы в тех местах, где собеседник, скорее всего, согласится с Вами.
В то время, когда слушателем являетесь Вы, также не следует забывать о правилах. Во-первых, слушать нужно внимательно, потому что иногда информация находится между строк. Прерывать без надобности не стоит. Тем более использовать паузы в разговоре, чтобы сказать о чем-то, не относящемся к разговору. Это в высшей степени некорректно. Некоторые используют этот прием для того, чтобы контролировать спор и выбить собеседника из колеи. Это иногда удается, но при этом потери в виде негативного отношения к себе могут отразиться на дальнейшем общении. Не стоит пренебрегать с такой легкостью людьми, иначе можно, преследуя минутные цели, остаться без поддержки когда-нибудь в дальнейшем. Кроме того, если Вы чувствуете внутренний протест или хотите указать на слабое место в аргументах противной стороны, достаточно бывает просьбы более подробно изложить момент, который показался Вам спорным или вызвал сомнения. Возвращение к вопросу может прояснить ситуацию или выявить неправоту собеседника. Но делайте все для того, чтобы он сам это признал. Уточняющие вопросы, переспрашивание, и, наконец, предложение обсудить это позднее, точно так же позволит уйти от нежелательного конфликта и избежать давления. Чем спокойней Вы это научитесь делать, тем больше вероятность, что, в конце концов, договоренность будет достигнута.
Окончание разговора и само прощание также важно, как и начало разговора. Как правило, заключительная фраза помнится дольше всего и кажется отражением всего разговора. Если Вам свойственно упрямство, достойное настоящего карьериста, то Вы обязательно используете эту последнюю возможность даже в конце разговора, который не оправдал ваших надежд. «И все-таки подумайте, возможно, Вы измените свое мнение». Это фраза ничего Вам не будет стоить, и в то же время – а вдруг действительно этот шанс оправдается? Во всяком случае, вы сможете вернуться к разговору при более благоприятных обстоятельствах. И как бы ни закончился разговор, научитесь вести себя достойно. Даже если Вы удручены и раздосадованы, помните о том, что служебный разговор – это разговор с человеком на службе. Иногда ситуация выглядит таким образом, что в силу служебных обстоятельств человек не может пойти Вам навстречу. Но если Вы вызвали симпатию к себе, в следующий раз он с удовольствием поможет вам, если будет иметь возможность. Прощайтесь доброжелательно и с уважением, но сохраняйте достоинство. Прощайтесь так, чтобы потом можно было встретиться.