Документально следует принять следующие документы:
– консолидированная отчетность холдинга;
– описание учетной политики по управленческому и бухгалтерскому учету;
– график документооборота;
– должностные инструкции сотрудников финансовой службы и бухгалтерии;
– план продаж и его фактическое исполнение;
– бюджет расходов предприятия на текущий период и его фактическое исполнение;
– остатки денежных средств по управленческому учету, данные о кредиторской и дебиторской задолженностях и сроки платежей по ним, при наличии банковских кредитов;
– сроки погашения основного обязательства и процентов за пользование заемными средствами;
– данные финансового анализа предприятия на момент передачи дел, текущие финансовые показатели и их целевые значения на краткосрочную и долгосрочную перспективу;
– описание мероприятий по улучшению финансового состояния предприятия и стадия их выполнения;
– результаты аттестации сотрудников финансовой службы и бухгалтерии.
Сразу надо оговориться, что далеко не все вышеперечисленные документы могут быть в наличии в связи с отсутствием каких-либо нормативно утвержденных четких стандартов деятельности финансового директора на предприятии.
Поэтому во избежание необоснованных претензий друг к другу, связанных с отсутствием документов, все передаваемые документы следует перечислить в акте приемки-передачи. Нормативно утвержденной формы подобного акта по передаче дел финансовым директором в нормативных документах нет, так что новому финансовому директору следует разработать его самостоятельно, исходя из перечня документов и информации, подлежащих передаче. Данный акт должен быть подписан руководителем компании и новым финансовым директором. Также желательно составить указанный акт в двух экземплярах, чтобы один находился непосредственно у финансового директора.
Право подписи финансовых документов
Также существенным является выяснение вопроса о полномочиях финансового директора в части подписи финансовых документов. В этой связи нужно изучить учредительные документы компании и локальные нормативные акты в этой части. Если право финансовой подписи не указано в уставе компании, то новый финансовый директор вправе подписывать финансово-хозяйственные документы только на основании доверенности, выданной руководителем организации и заверенной печатью компании. В противном случае подписанная сделка от имени финансового директора будет в силу ст. 183 ГК РФ считаться заключенной не от имени компании, а от имени и в интересах самого финансового директора как физического лица, если только указанная сделка не будет впоследствии официально одобрена компанией.
Неформальные аспекты
Следует учитывать, что очень многие сведения о деятельности предприятия могут отсутствовать в документальном виде, и если их не сообщить новому директору, во многих случаях финансовая сторона жизни предприятия может вообще оказаться парализована. Получить такие неформальные данные от предшественника бывает довольно сложно в силу ряда причин.
Часто случается так, что, казалось бы, поставленная работа финансовой службы на предприятии держится на одном-единственном человеке и с его уходом рушится вся система.
Учитывая, что значительная часть информации может быть известна лишь руководителю организации, желательно, чтобы и руководитель выделил время для того, чтобы ввести нового сотрудника в курс дела. Руководитель, кроме того, должен содействовать передаче дел новому сотруднику, а не пускать дело на самотек. Желательно организовать с помощью руководства, а по возможности и с участием руководства передачу этой неформальной информации.
Особенно сложная ситуация может возникнуть, когда позиция финансового директора меняется в достаточно крупном и сложно структурированном, разветвленном бизнесе, например в группе компаний. Не секрет, что одной из характерных особенностей серьезного российского бизнеса является непрозрачность бизнеса, отсутствие четкой структуры активов. Большинство бизнес-групп построено с использованием оффшорных компаний иностранных юрисдикций, номинальных директоров, перекрестно владеющих акциями юридических лиц. Порой за сложными нагромождениями нельзя отыскать реального собственника бизнеса. Причины для такого построения бизнеса различны: оптимизация налогообложения, нежелание разглашать информацию о настоящих собственниках, защита собственности и т. д.
Также для нового финансового директора может возникнуть проблема соотношения формальной и неформальной владельческой структуры бизнеса. Формальная структура опосредована юридическими процедурами, выражающимися во владении физическим или юридическим лицом определенным имуществом: недвижимостью, ценными бумагами, долями в хозяйственных обществах, имущественным комплексом имущества, правами, либо во владении посредством других лиц. Однако до сих пор нередко реальным «владельцем бизнеса является лицо или группа лиц, формально не входящих в состав основных акционеров, топ-менеджеров или собственников активов, контролирующих бизнес посредством выстроенной системы неформальных отношений и связей.
Если финансовый директор приходит в такой сложный бизнес, то ему необходимо разобраться с неформальной структурой бизнеса и реальными центрами принятия управленческих решений, без чего невозможно будет эффективное планирование финансовой политики компании.
Еще одна нетрадиционная ситуация – когда привлечение финансового директора является следствием проведенного поглощения бизнеса, дружественного (то есть сделки купли-продажи бизнеса или реорганизации) или недружественного с использованием технологий корпоративного захвата. В этом случае особенно велик риск дефицита информации и потери важных неформальных связей, что значительно увеличивает риски для нового финансового директора.
Кто главный?
Какие же претензии обычно предъявляет руководство финансовому директору впоследствии? Список претензий зачастую включает:
– несоответствие итоговых финансовых показателей деятельности предприятия целевым показателям, установленным руководством предприятия;
– неспособность финансового директора обеспечить финансирование деятельности предприятия (дефицит денежных средств (наличных и безналичных), срыв переговоров о предоставлении финансирования (кредитов, отсрочек, займов, предоплаты и т. д.);
– сбои системы управленческого учета, несвоевременность отражения в учете фактов хозяйственной деятельности, отсутствие в управленческом учете актуальных данных о задолженности перед контрагентами, несоответствие этих данных действительности;
– недостоверная консолидированная (управленческая) отчетность, представляемая собственникам предприятия и руководству;
– предъявление налоговыми и другими государственными органами штрафных санкций, а также претензий со стороны кредиторов за просрочку выполнения предприятием своих обязательств;
– утечка или утрата конфиденциальной информации (коммерческой тайны);
– утрата предприятием платежеспособности ввиду неверного формирования финансовой политики предприятия.
Чтобы минимизировать риск возникновения претензий со стороны руководства фирмы, кроме описанных выше действий финансовому директору следует предпринять ряд дополнительных мероприятий.
Во-первых, следует организовать инвентаризацию товарно-материальных ценностей, активов и обязательств предприятия, чтобы подтвердить переданные предшественником остатки по данным управленческого учета предприятия. Это обеспечит новому финансовому директору уверенность в достоверности данных управленческого учета, которые являются основой для принятия финансовых решений.
Во-вторых, если основными обязанностями финансового директора в компании являются только текущий контроль за денежными потоками и, например, анализ налоговых рисков бизнеса, то в этом случае новому финансовому директору надо позаботиться о скорейшем дополнительном анализе текущих хозяйственных операций.
В-третьих, следует проанализировать и убедиться в реальности поставленных руководством целей и задач исходя из своих возможностей, финансового состояния предприятия, состояния рыночной конъюнктуры, уровня автоматизации управленческого учета и квалификации кадров, подчиненных финансовому директору.
В-четвертых, нужно по возможности выяснить из различных источников, какие проблемы и конфликты с руководством возникали у работников данной сферы компании раньше, это значительно прояснит стратегию взаимодействия с руководством фирмы.
Наконец, в-пятых, нужно убедиться в том, что должностные обязанности сотрудников финансовой службы и бухгалтерии исполняются на практике. Очень часто должностные инструкции остаются написанными лишь на бумаге, что делает невозможным полагаться на них при принятии решений и распределении обязанностей сотрудников финансовой службы и бухгалтерии. В сложившихся коллективах бывает непросто определить, кто фактически из сотрудников за что отвечает, какие санкции к ним можно применять, как мотивировать.