Учет рабочего времени должен вестись в документах установленной унифицированной формы – первичных учетных документах, на которые в полной мере распространяются требования ст. 9 Федерального закона РФ от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Итак, упомянутым выше Законом установлена необходимость документального оформления посредством составления унифицированных первичных документов всех хозяйственных операций на предприятии/организации, в том числе и операций, связанных с учетом рабочего времени и расчетами с персоналом по оплате труда.
В части унифицированных первичных документов, связанных с учетом рабочего времени и расчетами с персоналом по оплате труда нам следует обратиться к постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2001 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данное Постановление издано в целях реализации требований ТК РФ и в полном соответствии с требованиями Федерального закона РФ от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Для целей учета рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда Госкомстатом утверждены следующие первичные документы:
№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
№ Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
№ Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
№ Т-51 «Расчетная ведомость»;
№ Т-53 «Платежная ведомость»;
№ Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
№ Т-54 «Лицевой счет»;
№ Т-54а «Лицевой счет (свт)»;
№ Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;
№ Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
№ Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Рассмотрим правила заполнения первичных документов по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Оговоримся, что в силу большого объема самих документов первичного учета мы не будем приводить их в настоящем пособии. Все желающие могут познакомиться с ними в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2001 года № 1, упомянутом нами выше, а также – в журнале унифицированных форм бухгалтерского учета.
Правила учета рабочего времени с помощью двух вышеназванных первичных форм учета в основном схожи, поэтому мы будем рассматривать их параллельно.
Унифицированные формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяются:
· для учета времени, фактически отработанного и/или неотработанного каждым работником организации;
· для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени;
· для получения данных об отработанном времени;
· расчета оплаты труда;
· для составления статистической отчетности по труду.
В тех случаях, когда на предприятии ведется раздельный учет рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда, допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени и не предусматривает расчета заработной платы работников.
Обе рассматриваемые нами формы первичного учета составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
В формах № Т-12 и № Т-13 делаются отметки, призванные учитывать фактические затраты труда каждого работника предприятия/организации.
Отметки о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и т. д. производятся на основании оформленных надлежащим образом документов:
· листка нетрудоспособности;
· справки о выполнении государственных или общественных обязанностей;
· письменного предупреждения о простое;
· заявления о совместительстве;
· письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством;
· иных оправдательных документов.
Ежедневные затраты рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отмечаются:
· в форме № Т-12 в графах 4, 6 – две строки;
в форме № Т-13 в графе 4 – четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах № Т-12 и № Т-13 верхняя строка используется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. В случае необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от тех, которые трудовое законодательство признает нормальными. При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Наименования оснований для записей в Табелях формы № Т-12 и № Т-13, а также их буквенный и цифровой коды, представлены в следующей таблице:
Затраты рабочего времени могут учитываться в Табеле двумя методами:
· методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
· методом регистрации отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).
Учет неявок на работу ведется в днях и отражается в Табеле в верхней строке в графах проставлением только кодов условных обозначений, а в нижней строке графы оставляются пустыми. Неявками на работу трудовым законодательством признаются:
· отпуск;
· дни временной нетрудоспособности;
· служебные командировки;
· отпуск в связи с обучением;
· время выполнения государственных или общественных обязанностей;
· иные случаи неявки на работу, предусмотренные трудовым законодательством.
При составлении табеля по форме № Т-12 в части расчета оплаты труда работников заполняется Раздел 2 указанной формы первичного учета. При этом, на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18–22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18–34.
Форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени», как это следует из самого наименования, применяется только для учета рабочего времени и используется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме № Т-13:
· при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7–9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
· при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7–9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
В настоящее время на предприятиях и организациях широко используется компьютерная техника при ведении бухгалтерского и иных видов учета. В этой связи возникает вопрос, можно ли на каждом конкретном предприятии изготовить бланки табелей с частично заполненными реквизитами с тем, чтобы минимизировать трудовые затраты по их заполнению.
Применительно к табелю формы № Т-12 изготовление и использование бланков с частично заполненными реквизитами постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2001 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» не предусматривается. Что касается табеля формы № Т-13, то использование бланков с частично заполненными реквизитами допускается, однако заранее могут быть заполнены лишь те реквизиты, которые содержатся в справочниках условно-постоянной информации предприятия/организации. В частности, в бланке заранее могут быть заполнены такие реквизиты, как наименование структурного подразделения, а также индивидуальные данные работника – фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т. п.
Формы № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», № Т-54 «Лицевой счет», № Т-54а «Лицевой счет (свт)»используются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации, а также для регистрации расчетных и платежных первичных документов. Заполняются все эти документы работниками бухгалтерии.