Разработанные проекты договорных документов подлежат рассмотрению и подписанию руководителем или другими должностными лицами, уполномоченными на заключение договора от имени предприятия.
Информация о договоре (воля сторон) может фиксироваться традиционными способами (язык, специальные термины, таблицы для формулирования отдельных договорных условий), а также с помощью ЭВМ. Но все же документ до сих пор остается одним из главных носителей договора, ЭВМ применяется гораздо шире при ведении учета исполнения договоров.
В-четвертых, необходимо довести содержание договоров до исполнителей одним из следующих способов:
непосредственное ознакомление заинтересованных лиц с договорной документацией, что обычно удостоверяется их подписью;
передача подразделениям выписок из договоров (копий договорных документов);
издание специально составленных документов, содержащих систематизированную информацию об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т. п.).
Нарушение порядка доведения договорной информации до исполнителей должно рассматриваться как серьезное дисциплинарное нарушение, влекущее применение мер ответственности.
В-пятых, необходим контроль за исполнением договоров – это деятельность, направленная на поддержание соответствия работы корпорации задачам достижения конечных результатов производства, установленным в договорах. Осуществляется он путем сравнения данных об условиях договоров с данными о ходе производства. Контроль может быть периодическим (за декаду, месяц, квартал и т. п.), выборочным, сплошным, постоянным. Применение ЭВМ позволяет наладить точный и постоянный контроль за процессом выполнения договорных обязательств.
И, наконец, важно провести оценку результатов исполнения договоров, содержание которой составляют:
определение результатов исполнения договоров путем сравнения предусмотренных в договоре показателей с фактически достигнутыми;
анализ результатов исполнения с точки зрения возможности применения мер стимулирования или санкций;
разработка мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров, устранение причин их нарушения.
По итогам оценки результатов исполнения обязательств к сотрудникам могут применяться меры поощрения или санкции, а также разрабатываются мероприятия, направленные на устранение недостатков в организации производства, повышение уровня исполнительской дисциплины, предъявляются претензии к неисправным контрагентам.
Наиболее целесообразным вариантом представляется раскрытие описанных выше стадий договорной работы в отдельном корпоративном акте ввиду определенной и характерной для каждой корпорации «текучести кадров». Действительно, сотрудники компании могут меняться, правила же работы, которые себя оправдали, должны оставаться и незыблемо выполняться.
§ 3 Положения о юридической службе в корпорациях
Общеизвестный факт, что в настоящее время различных корпораций и их форм существует множество; наиболее же крупные из них, как по размеру оборота, так и по числу работников, обычно имеют в своей структуре юридическую службу, которая может быть представлена в лице юрисконсульта, заместителя по правовым вопросам, юридического отдела или группы, юридического управления либо юридического департамента.
Совместно с другими подразделениями юридическая служба призвана организовывать работу по заключению договоров, участвовать в их подготовке, а также в визировании договоров, осуществляя при этом методическое и организационное руководство договорной работой. При этом необходимо уточнить, что непосредственным оформлением конкретных договоров, их регистрацией и учетом названная служба, как правило, не занимается. Осуществление этих функций требует знаний в области юриспруденции и соответствующей практики и навыков.
Хотя отдельные функции, касающиеся трудовых правоотношений на предприятии, в крупных организациях выполняет отдел кадров, где делопроизводство ведут инспекторы отдела кадров. Инспекторам отдела кадров высшее юридическое образование необязательно, однако знание трудового законодательства и правил ведения трудового делопроизводства необходимо.
Задачи юридической службы по участию в договорной работе многогранны. Если рассматривать их в комплексе, к категории дел, относящихся к непосредственной компетенции юридической службы, можно причислить:
1) осуществление договорной и нормативной работы, которая включает в себя следующие направления:
a) укрепление договорной дисциплины – в процессе этого юристы на предприятии проводят работу по предупреждению, выявлению и устранению причин неисполнения или ненадлежащего исполнения договоров, следят за тем, чтобы в договор включались только реальные обязательства и чтобы из него были исключены все условия, противоречащие действующему законодательству. В данном контексте необходимым представляется установление эффективного контроля за исполнением как собственных обязательств предприятия, так и обязательств его контрагентов. Также нельзя оставлять без внимания, в частности, вопросы, связанные с конкретными проступками работников, по вине которых были допущены срывы в исполнении договоров; своевременной постановкой вопроса о привлечении их к ответственности; в том числе вопросы стимулирования подразделений и поощрения работников за надлежащее исполнение договоров (контролю за совершением крупных сделок с имуществом корпорации уделяется особое внимание);
б) составление, разработка и заключение договоров поставки с поставщиками продукции (в случае если корпорация получает продукцию по договору поставки);
в) подготовка разнообразных и многочисленных корпоративных актов (отражающих специфику предприятия), наиболее важными из которых являются: устав, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция о ведении договорной, претензионной и исковой работы и некоторые другие (например, в инструкции о ведении договорной работы определяются подразделения, занимающиеся оформлением, исполнением и учетом конкретных видов договоров, устанавливается порядок их взаимоотношений с другими отделами и службами, могут регламентироваться отдельные участки договорной работы и др.);
г) организация работы по систематизации нормативных правовых актов, которая является основой для качественного выполнения перечисленных выше задач юридической службы. При этом необходимо учитывать, что систематизации должны подвергаться не только законодательные акты, но и внутренние корпоративные акты, а на юристов предприятия возлагается обязанность распространять информацию о действующем законодательстве и корпоративных актах среди участников корпорации и ее сотрудников;
2) осуществление представительства интересов корпорации в суде и арбитражном суде – один из самых сложных видов юридической деятельности, когда юрист выступает защитником корпорации. Успешному выступлению юриста на судебном заседании предшествует, как правило, длительная и серьезная подготовка, напряженная работа с законодательством и доказательствами своих требований в суде; впоследствии же юридическая служба проводит обобщение и анализ результатов рассмотрения дел в суде и формулирует свои предложения по совершенствованию деятельности корпорации на будущее. Думается, к этой группе задач юридической службы корпорации можно отнести также участие и представительство в уголовных процессах при предъявлении гражданских исков по делам о кражах и грабежах;
3) юридическое консультирование, толкование законодательства и проведение правовой экспертизы различных документов, составляемых в корпорации, – в данной связи юридическая служба предприятия визирует все договоры с контрагентами, приказы по кадровым вопросам, поскольку именно в них находит отражение информация о заключении, изменении и прекращении трудовых договоров. Большое значение имеет обеспечение правовой информацией аппарата управления и правовое воспитание сотрудников, что также возлагается на юридическую службу. Юристы, проводя эту работу, должны стремиться к укреплению авторитета договора как документа, от которого зависит эффективность деятельности всей корпорации и благополучие каждого работника;
4) оптимизацию налогообложения организации – поскольку современное налоговое законодательство достаточно сложно для понимания человека, далекого от юриспруденции, обычно налогообложение крупного предприятия не исчерпывается какой-то одной системой налогообложения, ведь такие организации, как правило, осуществляют несколько видов деятельности, которые, в свою очередь, подлежат налогообложению по различным системам;
5) земельные отношения, связанные с арендой земельных участков под киоски распространения, договоры с муниципальными властями и др;