Как только освобождается лишний час, стоит взглянуть на мап: что-нибудь структурировать, добавить новое, убрать неактуальное. Или просто поймете, над чем поработать и чему уделить больше времени.
Дедлайны будут стимулировать к действиям. Вы оцените потрясающую мысль: лучше отдыхать в конце месяца, когда проекты сделаны и не нужно ни о чем беспокоиться.
Совет 9. Планируйте каждый день с учетом проектов
Необходимо взять ежедневник и регулярно записывать в него задачи в соответствии с проектами. Если вы дружите с компьютером, используйте Outlook. Это потрясающая программа, в которой удобно планировать как на год, так и на день; блоки можно перетаскивать, менять или удалять.
Когда вы работаете за компьютером, за 10–15 минут до запланированного времени приходит сообщение, что пора переключиться на другое дело.
Поговорим немного об управлении временем. Классический тайм-менеджмент не работает, если вы планируете свой день: постоянно что-то случается, возникают неотложные дела и «пожары», которые надо немедленно «тушить». Тратя время на них, мы не успеваем выполнить запланированное.
Как быть? Нужно планировать кризисы. Допустим, сделать два блока в день по часу или полтора на непредвиденные обстоятельства.
Вообще что такое кризисы? Это то, что нельзя запланировать в течение дня; это когда что-то идет не так. Такое происходит регулярно. Если в плане стоит кризис и он возникает, можно спокойно им заняться. Если кризиса нет, займитесь делом, которое продвинет компанию вперед, или отдыхайте. Затем опять включайтесь в обычный план. День нужно планировать с запасом!
Совет 10. Ищите проекты, которые можно вести одновременно
Выделяйте в мапе похожие проекты, которые можно вести параллельно
Всегда есть несколько дел, которые перекликаются либо похожи. Выполняя их, вы сразу убиваете несколько зайцев. Нужно найти такие проекты, включить их в план, прописать в ежедневнике и выполнить.
Часть 3. Разгон. Работа на пике эффективности
Совет 11. Оценивайте проекты по трехбалльной системе
Сразу возникает вопрос: зачем выводить трехбалльную систему оценки проектов? Об этом и поговорим.
Оценивайте проекты, задачи и дела:
✓ маленькому делу, которое можно сделать за час-два, ставьте 1 балл;
✓ делу, которое занимает три-четыре часа, давайте 2 балла;
✓ делу, на которое потратили минимум пять часов или растянутому на несколько дней, присваивайте 3 балла.
Книге можно сразу поставить три балла, бизнес-плану – два, а один балл в полной мере оценивает работу с клиентами по телефону в течение часа.
Нужно разграничить проекты согласно данной технологии!
Совет 12. Делайте минимум на пять баллов дел ежедневно
Каждый день вы должны закрывать проекты минимум на пять баллов!
Кто-то скажет, что это нереально. На самом деле легко, нужно лишь научиться. Например, можно выполнить пять маленьких задач или сделать два больших дела.
Если вы по какой-то причине не набираете пяти баллов, штрафуйте себя. Опять же – деньгами. Они лучше всего мотивируют человека.
Совет 13. Сначала разберитесь с мелкими делами
Вы скажете: «Как так? Это противоречит классической теории тайм-менеджмента. Сначала нужно делать главные дела».
В нашем случае необходимо закрыть максимальное количество мелких проектов. Для чего? Когда мы видим огромное количество задач и проектов на мапе, слегка теряемся: «Как подступиться? За что хвататься?»
Поэтому необходимо решить максимально возможное количество мелких задач, чтобы сократить психологическое давление. Закрыть небольшие планы можно буквально за несколько дней, и прессинг исчезнет. Некоторые люди умудряются за день выполнять десяток мелких задач.
Плюс ко всему вы «разгонитесь», будет легче переключиться на крупные проекты.
Совет 14. Делайте все максимально быстро, полностью включайтесь в работу
При таком подходе вы резко увеличиваете КПД и закрываете дела на порядок быстрее.
Недавно я провел почти час в банке, решая разные вопросы. Для меня было дико наблюдать, как там работают сотрудники: секретари, кредитные эксперты, операционисты. Их размеренный ритм до боли смешной и грустный: они постоянно отвлекаются на разговоры ни о чем, прерываются на мелочевку, перекуры и кофе-брейки. А работа стоит!
Сотрудники явно не хотят работать: им нравится получать мизерную зарплату, ничего не делать и брать на себя минимум ответственности. Однако вы держите в руках нашу книгу, и это о многом говорит. Вы среди верхних 10 % населения!
Чтобы активно включиться в дело и быть на пике, необходимо около 30 минут. За это время вы разгоняете психику, настраиваетесь на волну и максимально эффективно выполняете задачи.
Если отвлечетесь на минуту или две, потеряете нужную инерцию. Сознание переключится на что-то другое, и на повторный вход в эффективное работоспособное состояние потребуется еще около 30 минут.
Во время работы отключите мобильник, ICQ, почту и все, что может отвлекать. Если вы пользуетесь Outlook, отключите оповещения, чтобы они не всплывали и не мешали сосредоточиться.
Работайте с максимальной отдачей и ни на что не отвлекайтесь! Это сильно повышает эффективность.
Совет 15. Покончив с мелочью, принимайтесь за «монстров»
«Монстры» двигают вперед, приносят деньги и авторитет, возвышают в глазах окружающих. На эти дела необходимо тратить главные ресурсы.
Итак, что дают крупные проекты:
✓ Деньги.
✓ Статус и авторитет.
✓ Эффективность.
✓ Чувство самоутверждения.
✓ Регалии.
Чем выше ваш статус и больше авторитет, тем большее количество денег вы притягиваете. Если занимаете пост руководителя – зарплата выше, чем у подчиненных. Если написали несколько книг по узкой тематике, скорее всего, вам дадут интересный проект или клиенты будут вас искать.
Статус и деньги всегда идут рука об руку. Чем больше у вас титулов и регалий, тем больше людей о вас знает и тем больше денег вы в итоге получите. Над этим тоже надо работать!
Часть 4. Как успевать очень много
Совет 16. Откажитесь от перфекционизма
Согласно «Википедии», перфекционизм – это убеждение, что наилучшего результата можно (и нужно) достичь. В патологической форме – что несовершенный результат работы неприемлем.
Перфекционизм может являться нормальной характеристикой личности или быть свидетельством невротического состояния человека. Проще говоря, это постоянное совершенствование уже сделанного.
Раньше я этим страдал, старался решать любую задачу так, чтобы не к чему было придраться. Вплоть до идеальности! Но заметил интересную вещь: огромное количество времени тратится на оттачивание абсолютно неважных нюансов.
Ваш проект, продукт должен быть хорошим, ни в коем случае не плохим, но и не идеальным. Если вы будете зацикливаться на идеальности, потеряете массу времени.
Сделали проект или продукт и сказали: «Хватит! Он достаточно хорош, отдаю его в работу». И все! Большинство людей не смогут сделать ничего подобного.
Если вы занизите свой перфекционизм, начнете реализовать больше проектов, на которых заработаете деньги, то повысите личностный уровень и статус.
Совет 17. Чередуйте выполнение проектов
Чтобы не перегореть, нужно чередовать проекты. В плане на день активная и пассивная деятельность должны сменять ДРУГ друга:
✓ активная – когда вы передвигаетесь и заняты физическим трудом;
✓ пассивная – когда вы работаете за компьютером, что-то изучаете и читаете.
Надо менять ритм жизни и работы.
В первую очередь это касается психологических нагрузок. Если вы долго занимаетесь однообразной работой, мозг устает. Поэтому необходимо чередовать действия: потратили на одно дело два-три часа – переключились на другое. Иначе быстро перегорите. Накопится колоссальная усталость – и к концу недели вы будете всё и всех проклинать.
Чтобы переключаться, надо регулярно заниматься спортом. Желательно каждый день. Если нет, хотя бы два-три раза в неделю. Можно делать пробежку утром, вечером и в обед. Делайте это! Ваше тело должно работать. Ведь, как известно, в здоровом теле – здоровый дух!
На сон человеку хватает четыре-пять часов. Можете практиковать такой режим, и увидите, как поднимется ваша эффективность, сколько всего станете успевать, прибавив несколько часов к рабочему дню.