Присылавшиеся членами съездов документы распадаются на две подгруппы по такому признаку, как инициатор контакта. По требованию исполнительных органов были присланы и осели в архивах съездов документы, содержащие необходимые им статистические и справочно-информационные сведения: отчеты съездов, акционерных обществ, правлений предприятий, доклады общим собраниям, каталоги, извещения, отношения, а также отзывы на предположения съездов. По собственной инициативе члены организации обращались к съезду и исполнительным органам с предложениями и просьбами, оформленными в виде докладов, докладных записок, записок и ходатайств[144]. В надежде получить поддержку организации члены съездов присылали копии своих ходатайств и записок, адресованных государственным учреждениям. Для обсуждения вопросов, возбуждавшихся членами организации, вызывавших их интерес, съезды прибегали к тиражированию записок членов съездов. Аккумулируемая фондами съездов документация членов, отражающая их позиции по наиболее важным вопросам, позволяет исследователям изучать отношения представительных организаций более и менее высокого ранга, например общеимперских СППТ и отраслевых съездов, ПСКЗПП и местных съездов.
Таблица № 5. Структура аппарата советов съездов (по материалам фондов)
Организация делопроизводства. Документы первых двух групп хранились в архивах съездов компактно, материалы третьей были рассеяны по делам различных отделов, канцелярии. Местоположение документов главным образом определялось структурой аппарата совета съездов (табл. № 5), вытекало из организации делопроизводства съездов. Делопроизводство, определяемое Варадиновым как общий порядок производства дел по данным законами формам и установившимся образцам деловых бумаг[145], было сосредоточено в канцелярии и отделах, возглавлявшихся управляющим делами и заведующими отделами. Совет осуществлял общий контроль за ведением дел и отчитывался перед съездом. В обязанности канцелярии входили ведение протоколов съездов и советов, составление от их имени различных бумаг (докладов, записок, отчетов о деятельности), сношение с учреждениями и лицами по вопросам «представительного свойства»[146], подготовка различных изданий. Благодаря этому канцелярия выступала в роли координатора деятельности исполнительных органов, была звеном, обеспечивавшим движение информации, направляла ее потоки – в совет и отделы и от них. На отделы возлагалось выполнение распоряжений совета по одному или нескольким взаимосвязанным вопросам, предварительная разработка проблем и представление совету результатов.
Правильное функционирование аппарата и, следовательно, организации в целом обеспечивалось наличием взаимосвязей структурных частей, их взаимодействием. Его механизм у съездов предпринимателей выглядел следующим образом. Съезды и совет были органами, принимавшими решения. В качестве исполнителей выступали отделы или даже конкретные лица по поручению съезда и совета. Вся документация по вопросу, поступавшая на рассмотрение совета, шла через канцелярию. Доклад по общим и организационным вопросам на заседании совета делал управляющий делами совета съездов, по вопросам, входящим в компетенцию отдела, – заведующий отделом. Для подготовки вопроса к заседанию совета или к съезду отделы осуществляли работу по сбору и обработке необходимой информации и оформлению ее в виде документа или ряда документов (основного и приложений к нему). С учетом коррективов, внесенных при рассмотрении вопроса съездом или советом, канцелярия, через которую осуществлялись все «внешние» сношения, подготавливала ходатайства, записки и другую документацию и отправляла адресату оформленные по правилам документы. Такое положение привело к концентрации в ее делах в упорядоченном виде документации съездов и совета, переписки, которая велась от их имени, а также различных документов общего характера, разнообразных в тематическом отношении.
Особенности состава и содержания делопроизводственной документации, отложившейся в делах отделов, определялись характером их деятельности, их ролью исполнителей распоряжений съездов и советов, в силу чего в них была сосредоточена вся подготовительная работа, сбор и обработка данных, подготовка материалов к заседаниям съездов и советов. В делах отделов откладывались документы съездов и совета, служившие им руководством к действию. Работа по сбору и обработке данных отразилась в опросных листах, справках, заметках, сводках, обзорах, в тематических подборках газетных вырезок и журнальных статей, а также законов, речей государственных деятелей, докладов правительственных комиссий других государств, послуживших исходным материалом, источником информации. Составлявшиеся отделами доклады, записки, проекты, таблицы подводили итоги этой работы. Сохранившаяся в делах отделов переписка показывает такую важную сторону их деятельности, как практическая повседневная связь с членами организаций.
Сфера деятельности отдела также оказывала влияние на видовой состав и содержание делопроизводственной документации отделов. Так, в юридических отделах центром сосредоточения делопроизводства являлись нормативные документы. Основными моментами деятельности этих отделов были: обсуждение законопроектов, реакция на принятие законов, изучение вопросов, возникших в практике применения законов. Они отразились в журналах заседаний отделов и материалах к ним. Переписка, включающая запросы мнений членов съездов, обращения к ведомствам за разъяснениями положений законов, доводимые до сведения совета съездов и соответствующих ведомств замечания на проект показывают процесс обсуждения вопроса. Справки, обзоры, заметки по истории вопроса, его положению в других странах, необходимые для анализа норматива и мотивировки своей позиции, составляют значительную часть делопроизводственной документации этого отдела. В результате такого обсуждения появлялись выработанная отделом редакция статей проекта, доклады и докладные записки совету. Принятием не удовлетворявшего объединенных предпринимателей закона объясняется появление докладных записок, разъяснявших вредность этого акта, указывавших на гибельные последствия его применения для промышленности и торговли. Постановления отдела по ходатайствам и жалобам членов съездов на нарушение законов государственными органами служили совету основанием для отклонения ходатайства члена съездов или его поддержки. Разработанные отделом и утвержденные советом циркуляры разъясняли членам организации основные положения законов, их особенности, нюансы[147].
Важную сторону деятельности съездов в качестве представительных организаций зафиксировала документация справочных и статистических бюро. Само появление справочного отдела было связано с обслуживанием каждодневных насущных потребностей предпринимателей в оперативной информации по вопросам, имевшим непосредственное отношение к их производственной деятельности. По этой причине наиболее существенную часть документации отдела составила переписка с предприятиями о выдаче и наведении справок по запросам. Например, фонд совета СППТ содержит подлинные предположения и запросы фирм, копии и отпуски ответов на них[148]. Бюллетени справочного бюро, уцелевшие фрагменты подготовительных материалов и черновиков к ним освещают процесс обобщения и систематизации такого рода информации[149].
Разнообразная в видовом отношении документация статистических бюро, являясь вспомогательной по отношению к их статистическим публикациям, показывает «кухню», организацию работы по сбору и обработке статистических данных, по подготовке статистических публикаций. Значение этой документации усиливает то обстоятельство, что цифровой материал в интерпретации статистических бюро служил обоснованием позиции объединенных съездами предпринимателей в вопросах социально-экономической политики, их требований к государству. Материалы, отражающие деятельность съездов в этом направлении, фрагментарно сохранились в фондах ПСКЗПП, СМП, СТНП, Съездов золотопромышленников Томского горного округа, лучше – в фондах СБНП, СГПЮР, СГПУр. Самый значительный комплекс хранит фонд совета СППТ, где по статистическому отделу числится около 730 дел (из 3872 дел фонда). Основную массу документации статистических бюро составляют таблицы, ведомости, сводки данных, окончательные и черновые: по производству и распределению производимой предприятиями – членами съездов продукции, по рабочей силе и др. К ним примыкают обзоры, составлявшиеся по материалам статистических таблиц другими отделами советов съездов. Организацию сбора и обработки статистического материала статистическими бюро раскрывают частично сохранившиеся в фондах советов съездов, вырабатывавшиеся бюро программы статистических обследований и сборников, материалы о формах статистической отчетности[150], бланки опросных листов и заполненные опросные листы[151], переписка по вопросам текущего статистического учета, использованные в качестве источников информации балансы акционерных обществ, котировки ценных бумаг. Их дополняют составлявшиеся для «внутреннего пользования» справки и списки (предприятий, районов действия страховых обществ). Определенные трудности для исследователя создает наличие разных вариантов таблиц, набросков, черновиков, невозможность в ряде случаев определить источники информации и проверить правильность сводок.