Полученные с мероприятия статьи, фото– и видеоотчеты станут вашей визитной карточкой и послужат в качестве портфолио для будущих мероприятий. Все эти материалы выкладывайте на своем сайте, в сообществах социальных сетей.
Видео можно «залить» на Youtube и торренты, но перед этим необходимо получить согласие выступающих. Фотографии располагайте в хронологическом порядке, на всех фото и видео должен быть указан адрес вашего сайта и размещен логотип. По максимуму рассказывайте о себе в Интернете, везде оставляйте список контактов, давайте ссылки на статьи о компании. После мероприятия сделайте рассылку по участникам.
Блок 5
Постпиар, или Как правильно завершить мероприятие
Оглядываясь на прожитую жизнь, этот человек испытывал спокойное удовлетворение столяра, отполировавшего великолепную доску: «Вот и все! Готово!»
Антуан де Сент-Экзюпери
Некоторые организаторы думают, что после того, как мероприятие состоялось, вся работа сделана. На самом деле это не так – после того как тренер уехал, еще многое предстоит сделать. Мы называем это «постивент». Понятие включает в себя: постпиар – набор тех вещей, которые нужны для продвижения тренера, – и организационную часть.
Как написать удачный пострелиз
По окончании тренинга нужно написать отчет. Кратко резюмировать, как прошло событие, описать атмосферу и участников, о чем говорил тренер. И, если есть возможность, добавить в релиз несколько отзывов от участников. Пишется такой отчет как стандартный пресс-релиз: яркое название, интересный абзац, фишка. В тексте обязательно укажите, что событие организовано вашей компанией.
Зачем нужен отчет? Во-первых, чтобы как можно больше людей узнали о событии. Во-вторых, если в тексте будет ссылка на сайт вашей компании, люди будут переходить по ней с партнерских ресурсов – так вы получаете новых клиентов.
Разместите релиз в своем личном блоге и в блоге компании, если таковой имеется. Причем в том и другом блогах тексты релиза могут различаться. В своем блоге вы можете озвучить ваше личное мнение о спикере и событии.
Далее размещаете отчет на своем сайте и рассылаете партнерам, чтобы они разместили его на своих ресурсах. Что получают партнеры? Пиар совместно с вашим брендом и брендом спикера. Это особенно актуально для небольших городов, где почти ничего не происходит и любое событие может стать хорошим информационным поводом.
Как правильно работать с фотоотчетом
Еще один важный момент – фотографии. Делайте как можно больше снимков на мероприятии. Люди любят смотреть картинки больше, чем читать. Поэтому ваши потенциальные клиенты будут заходить на сайт, скорее чтобы посмотреть фотографии, нежели прочитать отчет. Именно поэтому лучше нанять профессионального фотографа, который сделает качественные снимки, увидев которые человек захочет побывать на вашем мероприятии.
Допустим, вы сделали 300 фотографий – это много, выберите из них 50–60 фото с события, подкорректируйте: осветлите, добавьте оттенки, контраст и прочее. Далее логотипируйте фото. Укажите на нем адрес сайта, а если у тренера есть логотип, разместите и его.
Зачем это делать? Фотографии живут долгой жизнью. И чем больше фото гуляет по Интернету, тем больше людей зайдет на ваш сайт.
Сделайте на сайте раздел «Отчеты» и выкладывайте туда фотографии с прошедших мероприятий, помещайте фото в свой блог и блог компании. В собственный блог выкладывайте те фотографии, которые нравятся лично вам.
Вам нужно влюбить людей в себя как личность, поэтому не размещайте фотографии плохого качества: тренер стоит странно, косо, участники получились не очень хорошо…
Размещение фотографий в социальных сетях – это важный момент. Обязательно заведите там профиль вашей компании, по возможности добавляйте максимум клиентов в друзья. Соответственно потом, когда выкладываете фото в аккаунт, отмечайте человека.
Чего вы этим добиваетесь? Во-первых, клиент сразу видит альбом, смотрит фотографии, пишет комментарий, добавляет в профиль какую-то динамику. Во-вторых, все его друзья видят, что он был отмечен на фото, а есть люди, у которых по 1000 друзей. Будут такие, кто станет отмечать других участников на фото, или такие, кто поместит эти фотографии на аватары в социальных сетях. И если на этих фото есть логотип, то таким образом вы будете вовлекать в игру все больше людей.
Что нужно включить в видеоотчет
Если есть возможность, то лучше записать все мероприятие. Затем можно у тренера и участников попросить оставить отзывы, которые тоже записать на видео. Потом вырезаете эти отзывы, логотипируете и размещаете у себя на сайте, в блогах, социальных сетях, так же как релиз и фотоотчет. Чем больше у вас в друзьях участников тренинга, тем лучше. Отмечайте всех, они добавят ролик к себе на страницу, прокомментируют. Заведите каналы на видеохостингах: youtube.com, rutube.ru, smotri.com. Нужно отслеживать количество просмотров на каждом канале, чтобы понять, с каким хостингом лучше работать. Рекомендую сделать узнаваемую заставку перед видео.
Задача – максимально распространить ваш контент в Сети. Есть тренеры, которые взлетели благодаря торрентам, база их подписчиков возросла многократно, хотя поначалу размещение на торрентах казалось им не очень хорошей идеей. Не жалейте информации.
Еще несколько идей для успешного завершения мероприятия
Отправьте все информацию тренеру. Фото– и видеоотчет, пострелиз он сможет опубликовать у себя в социальных сетях, в своем блоге либо просто дать ссылку на ваши отчеты. У тренера своя база, пусть его подписчики тоже о вас узнают. Особенно если люди еще не были на вашем мероприятии, сомневались, идти или нет, то есть у вас нет их контактов.
Еще один важный момент – это письма. Разошлите всем участникам благодарности, ссылки на видео, фото. Тренеру и партнерам отправьте письма с предложениями о дальнейшем сотрудничестве.
Рекламируйте себя как организатора, компанию. Давайте прямые ссылки на сайт, подписывайте каждую фотографию, ставьте теги, указывайте имя и фамилию тренера, школу, тематику.
Пара важных технических моментов: аналитический и финансовый отчеты
По окончании мероприятия составьте финансовый отчет. Если оплата идет по безналичному расчету, не важно, ИП или ООО, вам нужны договор об участии, счет и акт выполненных работ. Все документы в двух экземплярах, с «мокрыми» печатями. Как только человек получил документы, ваша задача – получить их копию с печатью и подписью второй стороны. Заставляйте менеджеров «дожимать» клиентов, чтобы они предоставляли вам все необходимые документы. Данными вопросами занимается бухгалтерия. Вежливо попросите номер телефона бухгалтера и общайтесь далее с ним. Если у вас есть курьер, отправьте курьера.
Как увеличить процент возврата документов? Лучше это прописать в регламенте: все документы должны быть готовы через неделю с момента окончания мероприятия. Это нормальный срок, лучше даже три дня. Во-первых, у вас будет чиста совесть перед налоговой, во-вторых, вы выглядите надежным контрагентом для тех, кто все оплатил. Далее менеджер или вы, если сами являетесь менеджером проекта, подготавливаете финансовый отчет. Указываете всех участников, кто сколько заплатил, у кого какие скидки и почему, кто оплачивал по безналичному расчету, кто через электронные кошельки, кто наличными. Точно так же менеджер отчитывается по всем расходам. Требуйте фискальный чек, без чека не принимайте отчет. В финансовых вопросах должна быть строгая дисциплина.
Еще один момент, который нужно учесть, – это анализ мероприятия, определяющий, насколько вы довольны результатом. Если раздавали анкеты участникам, то выводите индекс удовлетворенности клиентов: насколько им понравился тренер, само мероприятие, организация. Высчитайте среднюю цифру – этими данными можно поделиться с тренером.
Далее изучите финансовый отчет: рентабельность, прибыль мероприятия, сколько потрачено на рекламу, анализ работы партнеров. Отслеживайте эффективность ресурсов, так называемую стоимость одного клиента, так вы будете понимать, какие источники приносят вам клиентов, а какие нет. Потом вам будет проще провести годовой анализ. Обращайте внимание на статьи расходов (в первую очередь) и доходов.
Попросите менеджера написать общее эмоциональное впечатление о мероприятии: что было сделано хорошо, где в следующий раз можно сделать лучше, что было провалено, почему и как сделать так, чтобы больше такого не повторялось. Потом это нужно обсудить со всей командой, поделиться опытом. Еще лучше, если вы можете привлечь лояльного участника, чтобы он высказал мнение со стороны. Этот аналитический отчет приложите к мероприятию. Когда организационные моменты закрыты, постпиар уже сделан, есть финансовый и аналитический отчеты, постпиар везде заброшен, задачу можно считать выполненной.