• монтаж, отладка и испытание системы и подсистем;
• организация работ по оформлению и утверждению актов сдачи компонентов системы;
• проведение опытного функционирования системы (проверка работоспособности и взаимодействия подразделений организации с подсистемами системы, выявление неисправностей и отказов, определение фактических технико-экономических показателей системы и корректировка документации, устранение дефектов, оформление протокола);
• приемочные испытания (оценка качества разработки системы, проверка готовности организации к промышленному функционированию системы, оценка качества опытного функционирования, проверка документации на систему);
• ввод в действие системы (оформление и утверждение протокола опытного функционирования и акта приемки системы в промышленное функционирование);
• корректировка, доработка и выпуск эксплуатационных документов;
• промышленная эксплуатация и развитие системы.
Как мы видим, от этапа к этапу уменьшается исходная неопределенность в понимании того, что нужно сделать, как это сделать, каким будет итоговый результат. Такое разбиение позволяет существенно снизить риски: для заказчика не платить сразу значительную сумму за неопределенный результат, а исполнителю, изучив ситуацию, формировать структуру и наполнение будущего изделия, поэтапно согласуя с заказчиком результат каждого этапа.
Аналогичная ситуация характерна для прединвестиционной фазы проекта.
Цели прединвестиционной фазы проекта:
• определение участников инвестиционного проекта;
• разработка бизнес-плана проекта;
• выбор финансовой схемы осуществления проекта;
• представление лицу, принимающему решение, всей необходимой информации для заключения о целесообразности осуществления инвестиционного проекта (о начале реализации, об отказе от проекта или о корректировке предполагаемого плана осуществления проекта инвестиций).
Имеет смысл выделить три подэтапа. На первом подэтапе исследуются преимущественно вопросы, лежащие на поверхности, не требующие значительных усилий и финансовых затрат. На этом подэтапе проводится сбор исходных данных для выполнения следующего подэтапа, на котором изучаются технические и технологические стороны проекта. На третьем подэтапе проводится изучение рынка, оценивается экономическая эффективность проекта и готовится бизнес-план проекта.
Примерное содержание подэтапов прединвестиционной фазы проекта может быть следующим.
Подэтап 1: исследование возможностей осуществления проекта. Результатом первого подэтапа является экспертная оценка возможности осуществления проекта: проблемы, преимущества, сильные и слабые стороны проекта, рекомендации по формам дальнейшей работы.
Подэтап 2: подготовительные исследования. Результатом второго подэтапа является подготовленное технико-экономическое обоснование проекта.
Подэтап 3: оценка осуществимости проекта. Результатом третьего подэтапа является бизнес-план проекта.
2.3
Функции и подсистемы управления проектом
В рамках каждого проекта реализуются следующие функции:
• планирование;
• контроль;
• анализ;
• принятие решений;
• составление и сопровождение бюджета проекта;
• организация осуществления;
• мониторинг;
• оценка;
• отчетность;
• экспертиза;
• проверка и приемка;
• бухгалтерский учет;
• администрирование.
Эти функции могут реализовываться различным образом, в зависимости от опыта и квалификации менеджера. Выполняя структуризацию, т. е. разбиение проекта на более простые элементы, необходимо по возможности выделить компоненты, отвечающие за осуществление тех или иных функций. Как и в технических системах, функции проекта реализуются через подсистемы управления.
Как уже говорилось, в стандарте PMI введено понятие «области знаний». Представляется более удобным использовать термин «подсистемы проекта», хотя и это понятие не всегда полностью соответствует содержанию.
Рассмотрим более детально некоторые из показанных на рис. 2.3 подсистем управления проектом. Все подсистемы управления реализуются через процессы управления. Каждая подсистема управления включает в себя ряд процессов, через которые и реализуются функции управления проектами.
Управление интеграционными процессами
Управление проектами является интегрированным процессом: действия или невозможность совершить действие в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Это влияние может быть непосредственным и хорошо понятным или неуловимым и неясным. Например, изменение целей почти всегда затрагивает стоимость проекта, но может не повлиять на качество. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта: часто улучшение в одной области может быть достигнуто за счет ухудшения в другой. Успешное управление проектом требует активного управления этими взаимодействиями.
Интеграция – это принятие решений о том, где концентрировать ресурсы на каждую конкретную дату, предугадывание потенциальных проблем и их решение до того, как эти проблемы станут критическими, и хорошая координация проблем проекта в целом. Интеграция подразумевает нахождение компромиссов между пересекающимися целями и альтернативами. По определению, интеграция заключается в координации работы с различными подрядчиками, системами, компонентами и другими элементами проекта. Таким образом, она затрагивает все области управления проектами. Как отмечалось выше, развитая интеграционная функция управления является непременным условием менеджмента высокого уровня.
Рис. 2.3. Подсистемы управления проектами
Известно, что невозможно управлять проектом каким-либо одним-единственным способом. Каждый менеджер применяет свои знания и опыт, управленческие воздействия в различной последовательности и с различной степенью жесткости. Здесь ключевую роль начинают играть навыки общего менеджмента, такие как лидерство, взаимодействие, умение настоять на своем, навыки разрешения конфликтов и т. п.
Разработка паспорта (устава проекта в рамках терминологии PMI) проекта позволяет обеспечить формальную авторизацию проекта. Паспорт проекта наделяет менеджера полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. Если правила выделения ресурсов, в том числе людских, хорошо прописаны, то подписание паспорта проекта наделяет руководителя проекта полномочиями «работодателя». Менеджер получает право нанимать сотрудников в проект и расходовать финансовые и материальные ресурсы в соответствии с определенным ему бюджетом.
Разработка плана управления проектом – интеграционный процесс, заключающийся в документировании операций, необходимых для исполнения проекта. План управления проектом является основным документом, необходимым для исполнения проекта. Он может корректироваться в зависимости от прогресса проекта или отклонений проекта от плана в случае появления рисковых событий.
Руководство и управление исполнением проекта – интеграционный процесс, в рамках которого выполняются работы, определенные в плане управления проектом. Руководство и управление исполнением проекта требует от менеджера владения всеми приемами управления.
Мониторинг проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий отслеживание хода работ и отклонений от плана проекта. Мониторинг и управление работами проекта организуются для наблюдения за процессами проекта.
Общее управление изменениями – интеграционный процесс, содержанием которого являются обработка всех запросов на изменение и управление этими изменениями для оптимизации результата. Общее управление изменениями включает в себя следующие операции, различающиеся уровнем детализации:
• идентификацию необходимости появления изменения;
• рассмотрение и одобрение запрошенных изменений;
• поддержание целостности базовых планов путем внесения в них только одобренных изменений и корректировку документации;
• контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта, требований к качеству на основе одобренных изменений путем координации изменений по всему проекту;
• документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями;
• контроль качества проекта по стандартам на основе отчетов о качестве.
Глубина управления изменениями зависит в первую очередь от сложности проекта.
Закрытие проекта – интеграционный процесс, обеспечивающий завершение всех операций проекта.