Когда проект начинает выполняться, оказывается, что множество факторов не учтено. Обычное объяснение этому: а разве можно все учесть при планировании? Все эти неприятности чрезвычайно отравляют жизнь руководителя проекта, приводят к большому перерасходу средств и времени, компания теряет репутацию перед клиентом, а сам проект зачастую оказывается на грани провала. Именно поэтому в рамках подготовки обоснования проекта и разработки плана проекта необходимо выполнить ряд обязательных действий (процессов), которые обеспечивают повышение качества обоснования и плана проекта. Эти действия рассматриваются в следующих главах. План проекта и его исполнение у разных менеджеров могут значительно различаться. Как уже отмечалось, это связано с многообразием инструментов управления, различием опыта и квалификации менеджеров, умением учесть множество факторов, воздействующих на проект.
При создании новой техники и технологий обязательно реализуются следующие фазы:
• фундаментальные исследования. Направлены на получение новых научных знаний и выявление наиболее существенных закономерностей. Результат фундаментальных исследований – научные открытия, обоснование новых понятий, создание новых теорий, открытие новых принципов создания изделий и технологий, новых свойств материалов и способов их получения;
• прикладные исследования. Направлены на исследование путей практического применения открытых ранее явлений и процессов. Целью научно-исследовательских работ (НИР) прикладного характера является решение технической проблемы, получение конкретных научных результатов, которые будут использованы в опытно-конструкторских работах;
• опытно-конструкторские работы (ОКР). Применяются для создания, модернизации, усовершенствования образцов новой техники, материала, технологии. ОКР является завершающей стадией научных исследований;
• освоение промышленного производства новых изделий. На этой стадии выполняются опытные, экспериментальные работы для изготовления и отработки опытных образцов;
• промышленное производство.
Для каждой конкретной работы по созданию нового изделия можно использовать понятие жизненного цикла, которое определяет последовательность прохождения инновационного проекта по отдельным стадиям и этапам, т. е. инновационный процесс.
Любой проект проходит фазы развития (жизненный цикл). Обычно выделяются четыре фазы: начальная фаза, фаза разработки, реализации и фаза завершения (рис. 2.2). Если любую из этих фаз представить в качестве самостоятельного проекта, то каждый такой проект в свою очередь будет иметь те же четыре фазы. Такое разбиение позволяет выделить самостоятельные задачи, имеющие временные рамки, ограниченные финансовыми и материальными ресурсами. Руководитель проекта должен хорошо понимать цели, достигаемые на каждой из этих фаз.
Так, в начальной фазе разрабатывается концепция проекта, осуществляется сбор исходных данных, уточняются цели работы, ограничения, определяются необходимые ресурсы, проводится сравнение альтернатив.
Рис. 2.2. Фазы жизненного цикла проекта
В фазе разработки проект готовится к реализации: назначается руководитель проекта, формируется команда проекта, разрабатывается структура проекта, планируются основные работы, определяются требуемые ресурсы, готовятся календарные планы, смета и бюджет проекта, организуется выполнение базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.
В фазе реализации, как следует из названия, выполняются основные работы проекта.
В завершающей фазе обеспечивается закрытие проекта.
Содержание фаз жизненного цикла приведено ниже.
Начальная фаза
Разработка концепции проекта:
• сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);
• выявление потребности в изменениях (проекте);
• формирование целей, задач, результатов проекта;
• определение основных требований, ограничительных условий, критериев оценки проекта;
• оценка уровня риска;
• описание окружения проекта, потенциальных участников;
• оценка требуемых времени и ресурсов на реализацию проекта;
• определение и сравнительная оценка альтернатив;
• экспертиза предложенных вариантов;
• утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.
Фаза разработки
Разработка основных компонент проекта и подготовка к его реализации:
• назначение руководителя проекта и формирование команды проекта;
• установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, других ключевых участников;
• развитие концепции и разработка основного содержания проекта:
– конечные результаты и продукты,
– стандарты качества,
– структура проекта,
– основные работы,
– требуемые ресурсы;
• структурное планирование:
– декомпозиция проекта,
– календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
– смета и бюджет проекта,
– потребность в ресурсах,
– процедуры управления проектами и система контроля и мониторинга,
– идентификация рисков и разработка мер противодействия;
• организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;
• организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту;
• получение одобрения на продолжение работ.
Фаза реализации проекта
Выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения целей проекта:
• организация и проведение торгов, заключение контрактов;
• полный ввод в действие разработанной системы управления проектами;
• организация выполнения работ;
• ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;
• ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта;
• детальное проектирование и технические спецификации;
• оперативное планирование работ;
• установление системы информационного контроля за ходом работ;
• организация материально-технического обеспечения работ и управление им;
• выполнение работ, предусмотренных проектом;
• руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:
– хода работ, прогноза развития проекта,
– качества работ и проекта,
– продолжительности и сроков,
– стоимости и других показателей;
• решение возникающих проблем и задач.
Завершающая фаза
Осуществляются подведение итогов, разрешение конфликтов и закрытие проекта:
• планирование процесса завершения проекта;
• эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;
• подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;
• подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;
• оценка результатов проекта и подведение итогов;
• подготовка итоговых документов.
Следует отметить, что представление проекта в виде фаз жизненного цикла на практике используется редко. Чаще применяют разбиение проекта на этапы, определяемые спецификой предметной области проекта. Мы будем употреблять эти термины как синонимы.
Выделение этапов проекта позволяет упростить исходную задачу, зафиксировать промежуточные результаты работы, обеспечить поступательное движение от одной задачи к другой. Для того чтобы разбиение на этапы было полезным, необходимо описать следующие параметры этапа:
• результат этапа;
• руководитель этапа (ответственный за результат этапа);
• содержание этапа (выполняемая работа);
• имеющиеся подэтапы;
• перечень работ (операций) этапа (иерархическая структура работ);
• ключевые события (вехи) этапа;
• участники этапа (команда);
• ресурсы этапа;
• контрольные точки этапа;
• календари этапа (интервалы времени, когда работы этапа не могут выполняться, например из-за праздников);
• ограничения этапа;
• необходимая информация для выполнения работ этапа.
В ряде случаев перечень и содержание этапов проекта могут задаваться нормативными документами. Например, при разработке технического изделия можно выделить следующие этапы:
• предпроектные исследования. Проводится изучение ситуации;
• техническое задание. Осуществляются разработка, согласование и утверждение. Выполняется совместно исполнителем и заказчиком;