Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов.
Для успешной работы на выставке всю выставочную экспозицию следует грамотно планировать. Условно имеющуюся выставочную экспозицию туристской фирме следует разделить на несколько функциональных зон:
— публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);
— рабочая (офис) (микрозона для заключения договоров, проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);
— служебная (вспомогательная зона) — место для складирования запаса информационно-рекламных материалов, посуды, напитков, одежды стендистов и посетителей, место для кратковременного отдыха сотрудников и их питания, которое, как правило, скрыто от глаз посетителей.
Для российских туристских выставок уже становится традиционным использование двухэтажных стендов, позволяющих экономить некоторые средства на аренде площади и проводить все переговоры в комнате на втором этаже.
На стенде следует предусмотреть место для каждого экспоната. Если есть компьютер, который во время демонстрации будет длительное время привлекать посетителей, следует предусмотреть для них место, чтобы они не мешали работе остальных стендистов и общему потоку посетителей.
На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.
Ее цель — оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Вместе с тем это наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.
Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:
— надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак), в некоторых случаях и телефон;
— плакатов для оформления стен стенда;
— экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;
— мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.
Следует помнить, что любая выставка — это одновременно и процесс учебы: учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. Ведь меняются методы оформления стендов, появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.
Самое существенное для туристического предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным.
19.4. РАБОТА ПЕРСОНАЛА ТУРПРЕДПРИЯТИЯ ВО ВРЕМЯ МЕЖДУНАРОДНОЙ ВЫСТАВКИ
Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам — сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов необходимо обратить внимание на их:
— умение и желание общаться с людьми;
— выносливость;
— привлекательную внешность;
— профессиональную компетентность;
— психологические навыки;
— хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие — языка страны проведения выставки).
Помимо основного намечают запасной состав стендистов. До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:
— тематика выставки;
— цели участия в выставке;
— перечень предоставляемых услуг;
— основные новинки;
— задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т. д.);
— план стенда;
— закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
— распорядок работы;
— время нахождения руководства фирмы на стенде;
— основные категории предполагаемых посетителей;
— модели поведения с каждой категорией посетителей;
— формы регистрации посетителей;
— формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки[49].
Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.
До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию, размещенные в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т. п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист.
Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте. Он должен солидно и аккуратно выглядеть, желательно в выдержанном общем стиле. Это может быть фирменная униформа с символикой, кепочки, значки.
На период выставки необходимо детально расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно.
Обратите внимание ваших сотрудников на следующие тонкости. Существует несколько основных типов клиентов — постоянные заказчики, важные персоны, студенты и стажеры, бездельники и зануды, любители выпивки, жалобщики, «шпионы». С каждым из них необходимо проводить свою линию поведения. Постоянные заказчики и важные персоны должны получать максимум внимания и заботы. Студенты и стажеры нуждаются, как правило, в информации (иногда сверх меры) для самоизучения. «Халявщики» и жалобщики пытаются вовлечь сотрудников в бесплодную дискуссию: их следует вежливо, но решительно отваживать, используя гибкую, изматывающую тактику: передавайте такого «клиента» друг другу. Пусть им занимаются все и одновременно никто. Результат гарантирован.
Для другой категории слушателей — шпионов — используется тактика перевода разговора на самую серьезную деловую основу. «Шпион», не владеющий полномочиями вести переговоры, моментально утратит интерес и попытается удалиться.