К событиям Северной войны в городе насчитывалось всего четыре тысячи жителей. Он являлся центром торговли между югом и севером днепровского Левобережья, Здесь было около 900 строений сельского типа, Спасская церковь, казармы и служебные помещения Полтавского казачьего полка. Его сотни располагались как в самом городе, так и в лежащих поблизости крупных селах.
Городские земляные укрепления были еще старой постройки. Они состояли из высокого земляного вала с деревянной одеждой и крепкого палисада. Впереди вала шел ров. Его, как и вал, основательно подновили. Имелось семь небольших бастионов и пять хорошо защищенных ворот. Неправильное очертание вала, образуемое выступами и бастионами, позволяло вести фланговую оборону. К началу осады крепость сумели подготовить к защите.
Когда прискакавшие в город местные казаки-разведчики сообщили о приближении авангарда шведской армии, полковник Келин собрал в комендантской избе офицеров гарнизона. Отсутствовали лишь те командиры, кто нес дежурство на бастионах и у ворот. Офицеры-пехотинцы, сняв треуголки, молча стояли перед комендантом, ожидая услышать из уст его то, о чем уже знали все защитники Полтавы: шведы близко.
Алексей Степанович оглядел участников военного совета:
— Господа офицеры армии государства Российского! Король шведский Карл, а с ним и бывший гетман малороссийский изменник Мазепа идут на Полтаву, чью крепость мы имеем честь защищать. Идут всей армией.
В избе установилась напряженная тишина. Собравшиеся затаили дыхание. Келин продолжал:
— Зачитываю вам указ государя нашего Петра Алексеевича полковнику и коменданту Келену за подписанием собственной его царского величества руки…
Царский указ требовал одного: оборонять город-крепость до последнего во славу оружия Российского государства.
«Указ господину коменданту Келину и протчим офицером.
Надлежит вам как во укреплении города, такоже и в провиант трудитца по крайней мере и чтоб провианту было конечно на четыре месяца. Того же смотреть и въ амуниции (а что болше, то лутче). Також, ежели непъриятель будет ваш город атаковать, то, с помощию божиею, боронитца до последнего человека и ни на какой акоръ или договор с непъриятелем никогда не въступать под смертного казнию. Також, ежели каменданта убьют, то надлежит первому офицеру камендантом быть и так наследовать и протчим (сколко побитых не будет) одному за другим, чтоб дела тем не остановить. И сей приказ объяви всем офицерам, чтоб ведали, и написаф копию с сего указу и под оным как тебе каменданту, так и протчим всем офицерам надлежит подписатьца, что оне сей указ слышали, и з сим репортом немедленно сюды прислать».
Слушали молча. Закончив читать, полковник Келин сел на лавку, положил царский указ на широкий стол под образами, пододвинул подсвечник с горящими свечами, чернильницу с заранее подготовленными гусиными перьями. Взял одно из них и старательно подписался под документом:
«Полковник Келен сей великого государя указ слышал и подписал своею рукою».
Затем Алексей Степанович встал и, обращаясь к собравшимся, сказал:
— А теперь прошу офицеров гарнизона поставить собственноручные подписи под сим царским указом. Так нам велено сделать, чтоб сердца наши и дух наш имели твердость перед шведом. За тех, кого но службе нет среди нас, пусть подпишутся их батальонные товарищи.
Офицеры, все как один в зеленых пехотных мундирах, со шпагами у пояса, подходили по чину к столу и подписывались под царским указом. Копия этого документа, сохранившаяся до наших дней в бумагах «Кабинета Петра Великого», донесла благодарным потомкам имена участников почти трехмесячной героической защиты осажденной Полтавы:
«Полковник фон Менден сей великого (государя) указ слышал и подписал своею рукою. Подполковник Кунингам сей великого государя указ и подписал своею рукою. Подполковник Озеров сей великого государя указ в подписал своею рукою. Подполковник Гаврила Репьев сей великого государя указ слышал и подписал рукою, Маэор Крафорт. Маеор Волынский. Маэор Лудевиль. Маеор Федор Кровков. Капитан Василей Шиманский. Капитан Василей Мишатин. Капитан Андрей Зубатов. Капитан Петр Тяпкин. Капитан Насакин. Капитан Кирчевский. Порутчик Греченинов. Порутчик Жемчюжников вместо порутчика Савелия Волошенина. Порутчик Пустобояров. Порутчик Жемчюжников, Порутчик Баскаков вместо порутчика Афанасья Лихачева. Порутчик Иван Василевский. Порутчик Петр Пересветов. Порутчик Растригин. Порутчик Петр Озеров. Порутчик Михайла Вячеслав. Порутчик Яков Пересветов. Порутчик Андрей Урбановекий. Порутчик Макаров. Порутчик Яков Караманов и вместо порутчика Ивана Ключарева. Сей великого государя указ подпоручик Елисей Житов слышел и вместо подпорутчика Ивана Лихачева подписал своею рукою. Подпорутчик Павел Головцын. Подпорутчик Андрей Якушев. Подпорутчик Андрей Озеров и вместо него подписал Андрей Якушев. Прапорщик Михайло Тяпкин, Прапорщики: Алексей и Василей Озеровы, Иван Левин, Федор Бекетов и вместо их подписал прапорщик Михайло Тяпкин. Подпорутчик Павел Головцын. Прапорщик Михайло Тяпкин вместо Ивана Левина. Прапорщик Яков Леонтьев. Прапорщик Иван Тургенев. Прапорщик Семен Коптяжин. Подпорутчик Иван Якушкин. Прапорщик Александр Тотынкин. Прапорщики: Кузьма Нечаев, Анисим Космынин, подписал Кузьма Нечаев. Капитан Козьма Маслов. Прапорщик Григорей Кочюков и вместо прапорщика Бориса Челюскина. Прапорщик Борис Алалыкин и вместо прапорщика Тимофея Мишина. Прапорщик Ларион Кровков. Прапорщик Федор Мануйлов и вместо прапорщика Акинфея Черникова. Прапорщик Мозалевский и вместо прапорщика Ивана Цурикова. Отъютант Алексей Петров».
По приказанию полковника Келина комендантский писарь снял копию с подписанного офицерами царского указа и с казаком ее отправили к генералу от кавалерии князю Меншикову. А тот переслал подписной документ Петру I.
Полтавский гарнизон привели в полную боевую готовность. Келин ожидал, что шведы сразу пойдут на штурм крепости. Но те не торопились начать приступ. Неприятельская армия стала разбивать походный лагерь, обустраиваться.
Карл XII лишь часть своих войск расположил в укрепленном лагере, остальных — в прилегающих селах. К северу от Полтавы (на случай подхода главных сил армии русского царя), в Будищах, был выставлен специальный обсервационный (наблюдательный) отряд под командованием генерала Росса в составе двух драгунских и двух пехотных полков. Король с Мазепой считали, что обложили земляную крепость крепко и что ее защитники Должны убояться одного вида многочисленной шведской армии. А имеющих в сердце страх сломить в бою не представляло большого труда.