Проверяющий инспектор должен собственноручно внести в журнал все необходимые записи о проверке и заверить их своей подписью.
Рекомендуется в качестве приложения к журналу учета мероприятий по контролю изготовить Памятку о проведении проверок органами государственного надзора. Содержание данного приложения может быть следующим:
• кто имеет право проводить проверку;
• виды проверок;
• документы, предъявляемые проверяющим должностным лицом;
• документы, которые имеет право потребовать проверяющий;
• порядок проведения проверки;
• оформление результатов мероприятия и д.р.
В кадровой службе предприятия может также вестись журнал контроля соблюдения трудовой дисциплины. Заполняет его инспектор или специалист по кадрам на основании приказов (распоряжений) о наложении дисциплинарных взысканий на работников предприятия.
3.3. Документы по специальному учету
На предприятии могут вестись и другие регистрационные и учетные формы. Например, ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использования трудовых ресурсов. Учет наличия, комплектования, движения и использования работников осуществляет отдел организации и оплаты труда или отдел кадров. Формы таких ведомостей разрабатываются на предприятии самостоятельно, за основу могут браться формы первичной учетной документации (начальные и конечные реквизиты). Текст ведомости может быть представлен в виде списков (таблиц), группируемых по различным основаниям.
Ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использованияработников составляется с целью учета и анализа:
• расстановки кадров;
• эффективности использования рабочего времени;
• своевременности набора дополнительного персонала;
• замещения вакантных мест;
• карьерного роста работников.
Структура трудовых ресурсов может рассматриваться с помощью следующих позиций:
• возраста;
• образования;
• семейного положения;
• группы занятий;
• режима рабочего времени;
• поступления на работу и выбытия и т. п.
Объектом учета могут быть и рабочие места. Учет рабочих мест ведется по специальной ведомости по учету рабочих мест. Ведомость необходима для проведения аттестации рабочих мест и планирования их размещения в организации. Рабочие места в ведомости могут группироваться по следующим признакам:
• по категориям работников:
– рабочие,
– служащие;
• по наименованиям профессий (должностей) работников:
– руководители,
– специалисты,
– другие служащие,
– рабочие.
• по количеству мест:
– индивидуальное,
– коллективное;
• по степени подвижности:
– стационарное,
– подвижное,
– периодичное;
• по виду производства:
– основное,
– вспомогательное,
– обслуживающее;
• по степени механизации:
– ручное,
– механизированное,
– автоматизированное;
• по условиям труда:
– нормальные,
– тяжелые и вредные,
– особо тяжелые и особо вредные.
Возможно введение дополнительных классификационных признаков рабочих мест (по наименованию выпускаемой продукции, по виду работ – сезонные, периодического использования и др.).
Учету подлежат рабочие места всех категорий работников, действующие и неиспользуемые, обеспеченные или необеспеченные рабочей силой на дату проведения учета, а также резервные и учебные. Каждое рабочее место учитывается как одно независимо от того, используется оно в одну, две или более смен. Для рабочих мест, которые используются не весь плановый период, указывается среднегодовая длительность его использования независимо от того, функционирует оно на дату проведения учета или нет. Не учитываются в качестве рабочих мест:
• оборудование общего пользования, за которым нет закрепленных работников (переносные сверлильные, заточные и другие станки, подъемно-транспортные средства);
• оборудование, находящееся в монтаже или смонтированное, но не сданное в эксплуатацию по акту, а также демонтированное;
• демонстрационные и экспонируемые образцы оборудования.
Существует несколько способов определения количества рабочих мест:
• прямой подсчет по количеству станков, агрегатов, машин, механизмов, комплектам технологической и организационной оснастки при обслуживании (по норме) каждой единицы одним работником. Как одно рабочее место учитываются несколько единиц оборудования (многостаночное, многоагрегатное обслуживание), обслуживаемых по действующим нормам одним работником. Количество рабочих мест водителей определяется по числу машин и действующим нормам обслуживания;
• по установленным зонам обслуживания (рабочие места уборщиков производственных и служебных помещений, лесников, горничных, продавцов магазинов самообслуживания, почтальонов и др.);
• по рабочим постам (рабочие места работников охраны, контроля, гардеробщиков, приемщиков и кассиров организаций сферы обслуживания, киоскеров, диспетчеров и др.);
• в отдельных видах производства количество рабочих мест определяется на основе нормативной трудоемкости по видам работ, производственным процессам или их законченной части (рабочие места каменщиков, штукатуров, бетонщиков, проходчиков, монтажников);
• рабочие места отдельных категорий работников, которые не могут быть определены одним из вышеперечисленных методов, учитываются по утвержденным нормативам численности и другим трудовым нормам исходя из объема работ и производительности труда.
3.4. Статистическая отчетность
Кадровая служба предприятия по запросу руководства составляет справку о текучести кадров для отчета и анализа о причинах текучести кадров. В данном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:
• наименование организации и наименование структурного подразделения – составителя документа (если справка составляется для внутреннего пользования);
• наименование вида документа – «СПРАВКА»;
• дата и номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• адресат;
• подпись составителя;
• печать (если справка внешняя).
Обычно ответственным за составление справки является инспектор по кадрам. Справку для внутреннего пользования подписывает начальник отдела кадров, для внешнего – руководитель предприятия. Возможно, использование как официально утвержденной формы справки о текучести кадров, так и разработанной на предприятии. В форме справки, разработанной кадровой службой, анализ текучести кадров может проводиться только по фактам увольнения работников, без отражения сведений о приеме, переводах внутри предприятия.