Разработку научно-обоснованных методик проведения комплексного обследования состояния доступности и сохранности документов осуществляют специалисты архивов и библиотек в России и за рубежом. Музейные разработки в этой области весьма немногочисленны.
В России исследования сохранности памятников письменности и печати (книг и архивных документов) проводятся с середины прошлого века. Философия, заложенная в методику обследования, – это философия специалиста по сохранности (реставратора, консерватора). Что надо сделать, чтобы сохранить памятник? Разработаны многочисленные формы описания состояния – паспорта сохранности, выработаны критерии оценки повреждений, в том числе и количественные, созданы базы данных. Например, база данных сохранности фонда Бэра, фонда Редкой книги, собрания книг Петра I в Библиотеке АН России, голландских атласов и инкунабул в Российской национальной библиотеке, книжной коллекции абонемента в ВГБИЛ им. М. И.Рудомино, база данных сохранности «Архив ВИМАИВиВС» (Военно-исторического музея артиллерии, инженерных войск и войск связи) и т. д.
В начале 90-х гг. Национальный архив Королевства Нидерланды совместно с Научно-техническим центром (TNO) разработали универсальную методику обследования доступности архивных коллекций (UPAA-STANDARD) [1]. Философия, заложенная в основу метода, ориентирована на пользователя. Оценка состояния документа проводится для ответа на вопрос: «Можно ли выдать этот документ в читальный зал?».
Политические, культурные и научные контакты между Голландией и Россией имеют давнюю историю. Много документов и исторических реликвий Голландии и России хранятся в архивах, библиотеках, музеях наших стран. Понятен взаимный интерес к их исследованию и введению в научный оборот. ВИМАИВиВС успешно сотрудничает с учреждениями культуры Голландии. В военном музее Голландии (Легер-музей в Делфте) проходит выставка уникальной пушки голландского мастера Бенинка из фондов ВИМАИВиВС. Примером плодотворного сотрудничества является также уникальный проект, который выполняет ВИМАИВиВС совместно с Национальным архивом Королевства Нидерланды (Гаага) с 2005 г.
Цель проекта – разработка универсальной методики исследования доступности и сохранности памятников на бумажной основе в музеях, архивах и библиотеках и создание электронной базы данных. Руководитель проекта в России – кандидат культурологии С. В. Успенская. Результаты исследования планируется использовать в музеях, архивах и библиотеках России и Голландии.
Задачи проекта:
– объединить опыт русских и голландских специалистов в области обследования доступности и сохранности памятников на бумажной основе;
– разработать универсальную методику отбора памятников при проведении обследования коллекций в музеях, архивах, библиотеках;
– разработать форму описания состояния сохранности и доступности;
– выработать критерии оценки уровня повреждений;
– разработать программу статистической обработки данных;
– создать базу данных;
– внедрить результаты проекта в учреждениях культуры России и Голландии. Любая процедура обследования состояния коллекции или фонда включает: сбор общих сведений о коллекции (название, размещение, объем, и т. д.); составление выборки документов для обследования; исследование документов из выборки с заполнением формы; ввод данных в базу и получение статистического отчета.
Для получения достоверного результата очень важным является отбор документов для обследования. Он должен быть случайным, и выборка должна быть репрезентативной – включать достаточное количество документов и правильный отбор.
В России наиболее разработаны методики отбора документов при обследовании сохранности архивных коллекций [1, 2]. В соответствии с рекомендациями ВНИИ документоведения и архивного дела по оценке физического состояния документов, отбор производится по нескольким методикам. Если коллекция содержит документы с узким временным интервалом, то массив считается гомогенным и рекомендуется применять способ малой выборки (необходимый объем выборки – 1600 листов). Если обследуют коллекцию документов с временным интервалом 50 или более лет, то такой массив будет определен как неоднородный. В этом случае надо проверить 3000 листов. Надежность результатов – 95 %. Чтобы обеспечить одновременно представительность, случайность и достаточность выборки, рекомендовано пользоваться механическим способом случайного отбора дел. Для этого весь обследуемый массив проходят с постоянным размером шага, отбирая в выборку каждое N-ое дело, например, каждое двадцатое, пятидесятое, сотое. Количество дел в выборке и шаг рассчитываются по формулам. Для коллекций небольшого объема необходимо проверить большее количество листов (в %).
Объем выборки для коллекций различного объема
При обследовании фондов библиотек часто рассматривают каждую десятую книгу, при работе с уникальными коллекциями, как правило, обследуют каждый документ.
Для определения доступности документов в архивах Голландии сейчас разработаны и используются две методики: UPAA-STANDARD – для коллекций архивных дел [3] и UPAA-MD – для коллекций карт, чертежей, рисунков. Голландские специалисты считают, что для получения результатов с уровнем достоверности 95 % при любом объеме коллекции достаточный объем выборки – 300 объектов. Объектом может быть отдельный документ, коробка или папка с документами. Объекты располагаются в ячейках (полки стеллажей, драйверы, шкафы). Составление выборки (отбор объектов) для обследования производит компьютер по программе после введения основных данных – количество метров заполненных полок или ячеек, среднего числа объектов на одной полке или в ячейке, заданный объем выборки. Разбивка на ячейки может быть условной на усмотрение эксперта, но обязательно все ячейки нумеруются. Программа выдает список объектов, включенных в выборку, и их расположение (например, дело № 7 на 112 метре архива или объект 5 в ячейке 10).
Специалистами ВИМАИВиВС проведено исследование доступности всего фонда архива музея (по методике UPAA-STANDARD), а также фонда 27 «Коллекция чертежей» (по методике UPAA-MD). Результаты представлены нами на конференциях в РНБ в 2006 г. и ВГБИЛ в 2007 г. [4, 5]. Нами сделан вывод, что методика отбора объектов по UPAA-MD является более гибкой и наиболее подходящей для музейных коллекций, но форма – недостаточна для описания всего разнообразия хранящихся в музее документов и графики.
После составления выборки выполняется следующий этап обследования – описание состояния объекта по специальной форме. Если в области отбора объектов для выборки можно признать приоритет голландских специалистов, то в области разработки Карт описания состояния в России наработан огромный опыт. Карты и паспорта сохранности разрабатывались, как правило, специалистами по консервации и реставрации, они очень подробно описывают состояние сохранности документов, включая количественные оценки. Карты описания, разработанные в России и Голландии, имеют общее, но есть и существенные различия.
Форма Голландии (Damage Assessment Form UPAA-MD) для описания доступности карт и рисунков более обширна по сравнению с архивной по UPAA-STANDARD. Она включает отдельный блок, содержащий библиографическую и материаловедческую информацию. Все повреждения разделены на 5 основных категорий, которым присвоен определенный код:
С – Химические повреждения: результат коррозии железо-галловых и медных чернил, низкое значение рН бумаги, хрупкость, повреждения огнем, общая загрязненность, пятна.
О – Старая реставрация: последствия применения скотча на различной основе для соединения разрывов и дублирование на материал низкого качества.
М – Механические повреждения: разрывы, утрата фрагментов, дыры.
R – Повреждения грызунами: крысами, мышами, последствия жизнедеятельности насекомых.
М2 – Влажностные повреждения: все повреждения, связанные с хранением документа в условиях повышенной влажности или намоканием: затеки, плесень, фоксинги.
Для каждой категории повреждения выделено два уровня – средний и серьезный. Средний уровень фиксируется в том случае, если повреждение имеет место, но при бережном обращении состояние объекта не ухудшится. Серьезный уровень означает, что при использовании объекта, даже самом бережном, его состояние ухудшится. Следующий блок карты содержит информацию о наличии или отсутствии повреждений определенного вида, без количественной оценки. Идентифицируется 18 видов повреждений и имеется графа «Другое». Отмечается только факт наличия или отсутствия повреждения данного вида, без количественной оценки его уровня. В хранилище работают с бумажными формами. Затем данные форм вводятся в базу, которая разработана в программе Excell. На основе введенных данных программа генерирует итоговый статистический отчет (в 2 частях), в котором представлена цифровая (в %) и графическая (в виде гистограмм) информация: