Оформление дисциплинарного взыскания начинается с докладной записки руководителя структурного подразделения на имя руководителя предприятия. Затем работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме (ст. 193 ТК РФ), в случае отказа дать указанное объяснение составляется соответствующий акт о факте нарушения трудовой дисциплины. Перечисленные документы служат основанием для принятия решения о дисциплинарном взыскании.
В докладной записке о нарушении дисциплины труда могут приводиться:
• статистические данные (количество нарушений за определенный период времени, характер нарушений);
• анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;
• выводы (субъективные и объективные причины нарушений);
• предложения (по исправлению сложившейся ситуации, определение комплекса мероприятий, направленных на устранение недостатков).
При применении мер дисциплинарного взыскания между должностным лицом, применившим взыскание и наделенным таким правом, и нарушителем часто возникают разногласия. С помощью докладной записки руководителю предприятия должностное лицо разъясняет свою точку зрения, приводит свои аргументы, свидетельствующие о правомерности привлечения к дисциплинарной ответственности.
Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, адресованный вышестоящему должностному лицу. Наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Объяснительная записка составляется от руки свободной форме, но могут использоваться и специальные бланки, разработанные на предприятии.
Акт составляется руководителем структурного подразделения или непосредственным руководителем, которому подчиняется работник, совершивший дисциплинарный проступок в присутствии не менее двух членов трудового коллектива, являющихся свидетелями нарушения дисциплины. При отказе работника подписать указанный акт об этом делается особая отметка. Акт о факте нарушения трудовой дисциплины обычно составляется в двух экземплярах, первый экземпляр передается руководителю организации для решения вопроса о дисциплинарном взыскании, второй – работнику, нарушившему трудовую дисциплину. Количество экземпляров определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон.
Взыскание оформляется приказом за подписью руководителя предприятия. Унифицированной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания нет, кроме приказов об увольнении по соответствующим основаниям (формы № Т-8 и Т-8а). В остальных случаях приказы о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор) составляются кадровой службой произвольно с включением обязательных реквизитов:
• факт (вид) нарушения трудовой дисциплины;
• время его совершения или обнаружения;
• документы, послужившие основой для издания приказа;
• вид взыскания.
Проект приказа визируется непосредственным руководителем работника, совершившего дисциплинарный проступок, руководителем структурного подразделения, руководителем кадровой службы.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания издается в одном экземпляре и подшивается в приказы по личному составу, копия помещается в личное дело, вторая копия передается работнику. Работник должен быть ознакомлен с данным документом под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Если работник отказывается его подписать, то составляется об этом соответствующий акт.
Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание в государственной инспекции труда или органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. ТК РФ не ограничивает срок для обращения с жалобой в государственную инспекцию труда. В комиссию по трудовым спорам работник вправе обратиться с жалобой в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ст. 386 ТК РФ). При несогласии с вынесенным решением или в случае отсутствия в организации комиссии по трудовым спорам работник вправе обратиться в суд (ст. 390, 391 ТК РФ). Срок для обращения в суд установлен три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. При пропуске по уважительным причинам этот срок может быть восстановлен судом (ст. 392 ТК РФ).
Меры дисциплинарных взысканий, за исключением увольнения, носят временный характер. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания, оно снимается автоматически без издания какого-либо специального приказа (ст. 194 ТК РФ). Но если на работника, уже имеющего взыскание, налагается новое взыскание до снятия первого, учитываются оба взыскания.
До истечения одного года со дня применения дисциплинарное взыскание может быть снято:
• по инициативе работодателя;
• по просьбе самого работника;
• по письменному ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.
О досрочном снятии дисциплинарного взыскания издается приказ за подписью руководителя предприятия. Целесообразно, чтобы с момента наложения дисциплинарного взыскания прошло не менее полугода. Унифицированной формы приказа о досрочном снятии дисциплинарного взыскания не существует, но в нем обязательны следующие реквизиты:
• причина снятия дисциплинарного взыскания;
• номер и дата приказа о наложении взыскания;
• основания снятия взыскания.
Приказ также объявляется работнику под расписку, его оригинал подшивается приказы по личному составу, копии – одна помещаются в личное дело, друга выдается на руки работнику.
Работник, с которого досрочно снято дисциплинарное взыскание, считается не подвергавшимся взысканию.
В ТК РФ есть положения, касающиеся привлечения к дисциплинарной ответственности руководителя предприятия, его заместителей по требованию представительного органа работников. Согласно ст. 195 ТК РФ работодатель обязан рассмотреть заявление представительного органа работников (профсоюзы, их объединения, иные профсоюзные организации) о нарушении руководителем организации, его заместителями законов и иных нормативных правовых актов о труде, условий коллективного договора, соглашения и сообщить этому органу о результатах рассмотрения заявления.
В качестве работодателя в данном случае выступает не сам руководитель предприятия, а иные уполномоченные органы управления этим предприятием, к компетенции которых в соответствии с федеральными законами или уставом отнесено образование исполнительных органов. Например, в акционерных обществах и в обществах с ограниченной ответственностью таким органом является общее собрание, если уставом общества образование исполнительных органов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета).