Инициатор деловых мероприятий – это временная работа
Мой опыт показывает, что как только инициаторы делового мероприятия понимают, что могут получить какое-то содействие, они оставляют свою гордость и с радостью принимают всю возможную помощь. Инициаторы делового мероприятия примут помощь, если увидят структурированный, грамотный и системный подход к построению делового мероприятия, основанного на его целях.
Мне еще не встретился тот инициатор делового мероприятия, у которого все цели его мероприятия были бы расписаны в должном порядке. Большинство инициаторов могут устно описать цель мероприятия – единственную, не множественные. Я знаю, что цели делового мероприятия всегда многообразны, но остаются незамеченными и неизвестными. Пара часов, проведенных в организованно мозговом штурме, позволяет большинству инициаторов обнаружить гораздо больше целей, тех, о которых они никогда не подумали бы. Инициаторы деловых мероприятий нуждаются в помощи.
В чьей? Вот вопрос. Нет никого, кто обладал бы всем знанием и навыками, не говоря уже о наличии стандартизированного процесса, который можно было бы применить к организации в целом. Когда я говорю об этом, некоторые участники, например, ведущие координаторы или профессиональные организаторы конференций, говорят, что это их работа, но при этом соглашаются со мной, что не обладают всеми знаниями для того, чтобы выполнять эту работу профессионально. Я изучаю и работаю над этой темой уже несколько лет и убежден, что едва ли затронул 10% всего того, что существует на самом деле. Необходимо провести массу исследований, просто чтобы обнаружить и собрать все имеющиеся знания и инструменты, которые возымеют эффект. После этого необходимо изучить этот материал, и только затем могут появиться профессионалы, которые будут помогать инициаторам деловых мероприятий контролировать содержание своих деловых мероприятий.
Теперь о том, как нам приходится наблюдать модель странного и чрезмерного расходования средств. Сравним два случая, свидетелем которых я был лично. Одна группа состояла из 950-ти высокопоставленных военных сотрудников, а другая – из 120-ти менеджеров по продукции и сотрудников отдела маркетинга фармацевтической компании.
4 900% разницы
Координатор делового мероприятия для группы из 950 человек тратит 5 евро в день на человека на все: аудиовизуальные услуги, производство, ИКТ и т. п.
Инициатор делового мероприятия для меньшей группы тратит 250 евро на человека в день, включая декорации, приветственное видео, идеальный набор аудиовизуального оборудования, лучшую технологию для презентации, эффектный свет, замечательную поддержку для спикеров, фасилитацию и так далее. Разница по затратам колоссальна – 4 900%, тем не менее, оба инициатора считают, что хорошо справляются со своей задачей.
Интересное наблюдение в этом случае вот какое: обе группы проживают в одном и том же пятизвездочном отеле в Лондоне, и тратится от 300 до 400 евро на человека в день на пакет участника, питание и гостиничный номер. Обе стороны понимают значение соответствующего уровня гостеприимства для деловых мероприятий, но колоссально расходятся в подходе к разработке и обеспечению целей своего делового мероприятия.
Расчет стоимости на человека в день – это не то, что касается содержательной стороны делового мероприятия. Приветственное видео стоит 5 000 евро и его, как правило, не делят на 120 участников. То, что относится к гостеприимству, калькулируется, предлагается и рассчитывается на одного человека как стоимость за авиабилеты, номер и питание.
BBBBB
Если мы назовем содержание делового мероприятия мозгом делового мероприятия (обучение, нетворкинг и мотивация, в основном, относится к мозговой деятельности), а гостеприимство назовем телом (поездки, ночевки и еда относятся, по большому счету, к функциям тела), то можно проанализировать ресурсы, которые мы отводим телу и мозгу на деловом мероприятии. Для конкретного делового мероприятия, или конкретной компании или ассоциации, баланс будет достигаться на определенном уровне, который подходит этому мероприятию и этой организации.
Мы называем это «предусмотренный бюджетом баланс между телом и мозгом» (BBBBB7).
BBBBB
Сравнивая различные деловые мероприятия, можно увидеть, что на одном мероприятии мозгу не уделяется никакого внимания, и соотношение составляет 90/10, тогда как на другом соотношение достигает почти равного баланса 50/50. Можем ли мы назвать деловым мероприятием то, 90% бюджета которого тратится на гостеприимство? Или мы должны называть его поощрительной поездкой? Каков ваш приемлемый бюджетный баланс между телом и мозгом? Каков правильный баланс, способствующий максимизации потенциала делового мероприятия?
Конечно, все не так черное и белое, как я обрисовал. Прекрасное гостеприимство тоже положительно влияет на обучение, нетворкинг и особенно на мотивацию.
Понятно, что хорошее гостеприимство – это основа. Без этой основы невозможно построить деловое мероприятие. Оно должна быть хорошим, иначе участники начнут день в плохом настроении, и все остальное будет пустой тратой времени. С другой стороны, нельзя забывать о построении равнозначно хорошего мероприятия на этой замечательной основе. Обеим частям надо уделять должное внимание, а для достижения наилучших результатов, ведущих к успешному деловому мероприятию, ресурсы должны распределяться сбалансированно.
Чтобы добиться продуктивности делового мероприятия, необходимо уделять внимание балансу между двумя ключевыми сторонами делового мероприятия.
Лучшее от обоих миров
Я считаю деловую встречу или конференцию наиболее полноценным типом в индустрии MICE8. Аббревиатура MICE обозначает деловые встречи, поощрительные мероприятия (инсентив-туры), конференции и иные события. Многим англоязычным специалистам не нравится этот термин, поскольку по-английски это множественное число от слова «мышь», а им больше бы понравилась текущая тенденция использовать универсальный термин «индустрия деловых мероприятий».
Я считаю, что хорошее деловое мероприятие содержит в себе все элементы MICE. Элементы действа (E) и поощрительного мероприятия (I) всегда присутствуют в хорошем деловом мероприятии – например, как во время поощрительной поездки с целью стимуляции производительности сотрудников. Инсентив-тур – это интересное место, замечательное помещение, развлечения, вкусная еда. Зачастую это путешествие в экзотические места и размещение в великолепном отеле. Это элементы, относящиеся исключительно к туризму и гостеприимству, призванные в сочетании подарить незабываемые впечатления. В любой хорошей конференции прикладывают все усилия – и пользуются помощью координатора деловых мероприятий – для того чтобы эти элементы как можно более способствовали хорошему самочувствию участников. Хорошее деловое мероприятие в этом смысле является частично поощрительным мероприятием, а, следовательно, побудительный эффект – это одна из трех ключевых целей в деловых мероприятиях, помимо образования и нетворкинга.
Мероприятие-действо – это, как правило, не выездное мероприятие, действие, сосредоточенное на сцене. Группа людей, обычно в рамках одной страны (поэтому не требуется длительных перемещений), собирается вместе на какой-либо площадке для представления, развлекательного действа и презентации какого-то продукта. Постановка, производство и создание особого «опыта» – это основные, центральные элементы мероприятия-действа. В любой хорошей конференции они также присутствуют, в сочетании с приветственной и/или заключительной сессиями. Представление на сцене, впечатляющее шоу или видео на открытии и масштаб – это некоторые из элементов, присутствующие как в развлекательных мероприятиях, так и в первоклассных деловых мероприятиях. Мотивация, опять же, – это самая важная, ключевая цель, которая сочетается с некоторой долей нетворкинга и обучения.
Как реальный участник деловых встреч и конференций, я склонен считать, что поощрительное или развлекательное мероприятие, фактически являются деловыми мероприятиями, у которых отсутствует несколько вещей.
Поощрительное мероприятие – это деловое мероприятие без обучения.
Мероприятие-действо – это короткое деловое мероприятие, которое в основном состоит из развлечений.
Это не значит, что поощрительные или развлекательные мероприятия должны стать деловыми, однако они содержат в себе элементы деловых мероприятий. Деловые встречи и конференции также должны уделять внимание тем своим аспектам, которые относятся к развлечению и поощрению, чтобы стать лучше и полноценнее. Кроме элементов поощрительных и развлекательных мероприятий, деловое мероприятие обладает различными уникальными особенностями, которое и делает его деловым мероприятием. Эти элементы в основном относятся к образованию и нетворкингу, а также, в весьма специфичном виде, к мотивации. Видео на открытии, впечатляющие декорации, замечательное основное выступление, грамотно организованный нетворкинг, подлинный интерактив и участие всех вовлеченных сторон – все это мотивационные элементы.