Итак, с помощью этой системы создается оптимальный уровень порядка, с точки зрения скорости поиска и удобства группировки мыслей. Еще один важный момент: на рисунке пунктирной стрелкой изображено убывание как «свежести» мыслей, их способности порождать новые, так и убывание частоты просмотра мыслей. То есть в накопителе мысли самые свежие, и он чаще всего просматривается, что позволяет часто рождать из этих мыслей новые. В архиве мысли самые «отработанные», из живых организмов превратившиеся в «известняк», — и архив реже всего просматривается (скорее всего, почти никогда). Таким образом, достигается оптимальность и по критерию количества новых мыслей, порождаемых при просмотре старых.
Теперь самое интересное — перенесение этих закономерностей на более общие задачи управления. В управлении личной работой, как и в управлении мыслями, нельзя раз и навсегда разграничить порядок и хаос. Человек меняется, его деятельность — тоже. То, что раньше было необычным, новым и плохо предсказуемым делом («место хаоса»), постепенно превратилось в хорошо структурированную, привычную, стабильную последовательность действий («место порядка»), а затем потеряло актуальность и было «списано в архив». Таким образом, просматривается аналогия между управлением мыслями и управлением методами работы. Причем соответствующие «место порядка» и «место хаоса» могут существовать только в вашем сознании, а могут быть «материализованы» на внешних носителях, например в виде соответственно списка личных стандартов и списка направлений для исследований и изобретательства.
Ясно, что эти «место порядка» и «место хаоса» требуют различных способов управления и повышения эффективности. «Место порядка», хорошо отлаженные и предсказуемые дела, требует максимальной регламентации, стандартизации, автоматизации (и в смысле компьютерной поддержки, и в смысле автоматизма движений, приемов, методов работы). Этим достигается максимальная эффективность. Соответствующим методам посвящен следующий раздел, повествующий о «регулярном менеджменте» и «тотальном управлении качеством» в личной работе.
«Место хаоса», т. е. новые, непонятные, плохо отлаженные дела, наоборот, не должно быть «задушено» преждевременной регламентацией, которая может помешать выработке наиболее эффективных приемов работы. Как и в описанном выше случае «нецелевых работ», здесь должен поощряться поиск нового, экспериментирование, изобретательство. Это позволяет достичь более быстрого развития деятельности, создания новых возможностей. В первую очередь такой подход актуален для творческих «участков» вашей деятельности, для вашего персонального «отдела исследований и развития». Инструменты, помогающие повысить эффективность такого рода работ, будут описаны в последнем разделе статьи.
Стройная гармония природы органично сочетает в себе порядок и хаос, закономерность и случайность. Творческое использование хаоса позволяет сделать личную работу не менее простой, эффективной и красивой, чем лучшие из творений природы.
ТМ-ПЕРСОНАЛИИ Отношения со временем неустоявшиеся…
Илья Филипсон, руководитель службы бизнес-проектирования Центра бизнес-технологий «Висант», Воронеж
О себе. Интересы: корпоративные информационные системы, бюджетирование, управленческий учет, управление проектами, тайм-менеджмент, системный анализ, методологии моделирования бизнес-процессов, OLAP-технологии. Другие интересы: английский язык, философия, интуиция, баня, креативное общение и пр.
В прошлом программист, эксперт-аналитик по бухгалтерскому и складскому программному обеспечению, IT-консультант. Сейчас IT-функционер, немножко аспирант.
О времени. Отношения со временем неустоявшиеся. Поэтому частенько бываю наказан. Однако стараюсь, стараюсь и еще раз стараюсь работать со временем эффективно.
О ТМ-сообществе и сайте. Ежели бы не тов. Архангельский и ТМ-сообщество, то тайм-менеджером (даже таким плохоньким, как сейчас) я бы стал еще не скоро. Очень уважаю обоих.
Пожелание читающим. Обязательно прочтите заметки Олега Смирнова, гранинских «Зубра» и про странную жизнь Любищева, Архангельского — об ограниченном хаосе.
Тотальное управление качеством: стандарты, системы, модели
Качество в личной работе
Тотальное управление качеством (TQM) часто понимают достаточно узко — как идеологию всеобъемлющей стандартизации с последующей сертификацией. На самом деле управление качеством — это целая философия управления фирмой, по системности и всеохватности не уступающая проектному менеджменту. Опишем основные черты этой философии в приложении к управлению «персональным ЗАО».
Ориентация на потребителя. Как следует из названия TQM, эта идеология родилась как система создания качества для клиента. Стандартизация и прочие характерные черты TQM стали уже следствием такого «клиентоориентированного подхода».
Для личной работы этот принцип дает следующее важное направление для размышлений: «Каким образом мой личный тайм-менеджмент отражается на моем взаимодействии с окружающими? Насколько точно я прихожу на встречи и укладываюсь в сроки, насколько сделанное мной соответствуют тому, чего хотели мои „потребители“ — руководство, сослуживцы, семья и т. д.? Какие положительные черты может добавить тайм-менеджмент моему имиджу, моей деловой репутации?»
Проиллюстрируем одним простым примером важность предъявления менеджером своей «тайм-менеджерской компетенции». Автор книги выступает перед топ-менеджментом консалтинговой фирмы, намеревающейся продавать его семинары. Идет естественная «проверка на прочность», задаются вопросы разной степени ехидства и подковыристости. Один из руководителей спрашивает: «А сами-то вы применяете методы, о которых рассказываете?» Этому руководителю отвечает другой: «Ну, судя по тому, что Глеб Алексеевич на встречу, назначенную на 10:00, пришел в 9:55, — по всей видимости, применяет». Рискнем предположить, что один маленький факт предъявления «тайм-менеджерского подхода» оказался для этих руководителей более весомым, чем полуторачасовая презентация. То же самое верно в отношении любого менеджера: о том, насколько вы надежный деловой партнер, исполнительный подчиненный, грамотный руководитель, судят не столько по тому, что вы говорите, сколько по тому, что вы предъявляете. Тайм-менеджмент поможет сделать этот «предъявляемый клиенту» облик более презентабельным.