Из ответов мне стало ясно, что существующие правила распределения бонусов далеки от совершенства. Я решила сама заняться этим вопросом и сформулировать правила, полностью исключающие неопределенность и споры.
Согласна с тем, что менять пароли каждый месяц неудобно. Нужно поговорить с нашими IT-специалистами на эту тему.
Сотрудники хотят:
• чтобы были прописаны общие для всех правила для справедливого распределения бонусов;
• чтобы не надо было менять компьютерный пароль каждый месяц.
ВНУТРЕННИЕ ПРОЦЕДУРЫ«Когда я подписывала у Влады документы при приеме на работу в Staffwell, подписала должностную инструкцию, которая не соответствовала моей позиции»… «Мне не нравится, когда консультантам приходится работать с одними и теми же кандидатами, предпочла бы встречаться с кандидатами лично (50/50). Еще и характеристики писать совместно! И согласовывать решение с консультантами, а не ставить их в известность постфактум»… «Не во многих компаниях айтишники носят костюмы – я не жалуюсь»…
Необходимо, чтобы сотрудники при приеме на работу подписывали документы, соответствующие должности, на которую их нанимают. Я решила проверить, была ли эта ошибка случайной, или она систематически повторяется.
В ситуациях, когда сразу несколько консультантов работают с одними и теми же кандидатами и кто-то один кого-либо из них трудоустраивает, то бонус должен делиться между всеми участниками. Мы и впредь будем использовать такую систему, потому что мы – команда и должны работать как единое целое. Однако я решила проверить, как на практике у нас распределяются бонусы, и, если потребуется, внести коррективы. Конечно, консультанты должны быть поставлены в известность о предполагаемых процентах при распределении бонуса за совместно трудоустроенного кандидата до того, как происходит фактическое начисление. И, конечно, должно быть получено согласие всех участников проекта. Если таких правил не существует, они должны быть включены в наш корпоративный свод правил.
К нам офис ежедневно приходят посетители – клиенты и кандидаты. Подавляющее большинство из них – «белые воротнички», руководители высшего и среднего звена. Поэтому я хочу, чтобы мои сотрудники выглядели достойно и соблюдали профессиональный дресс-код. Наши IT-специалисты, как и все стальные коллеги, по моему мнению, должны одеваться и вести себя профессионально.
Сотрудники хотят:
• подписывать при приеме на работу документы, соответствующие должности, которую они будут занимать;
• включить в корпоративные правила руководство по распределению бонусов, справедливое для всех;
• чтобы с ними консультировались до принятия каких-либо решений, затрагивающих их интересы: доходы, сферу ответственности в компании;
• не носить деловую одежду, если это разрешает компания.
ПЕРЕМЕЩЕНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ«Слишком частые переезды на новые рабочие места путают. Не знаю, у кого какой добавочный номер телефона и кто где сидит»…
За последние несколько лет мы меняли расположение рабочих мест сотрудников, так как мы постоянно расширялись и реорганизовывали офисное пространство. Недавно мы вновь пересадили сотрудников, поскольку были вынуждены сократить кадры в обоих офисах.
Перемещения на новые рабочие места приводят к путанице. Этого можно было избежать, если бы мы вовремя рассылали новые добавочные номера телефонов и заранее анонсировали схему расположения рабочих мест.
Все это, как и многое другое, должно быть отражено в новом кодексе компании в первую очередь – на случай переезда или перемены расположения рабочих мест. Я добавила это в список того, что необходимо сделать.
Сотрудники хотят:
• чтобы им не приходилось слишком часто переезжать на новое рабочее место;
• иметь актуальную схему расположения рабочих мест сотрудников компании и знать действующие добавочные номера телефонов своих коллег.
Глава 26
Какие примеры неоправданных затрат (материалов или усилий), бесполезных отчетов, собраний, бюрократии и т. п. вы могли бы привести?
Такие понятия как эффективность и оптимизация деятельности компании имеют для меня огромное значение. Я надеялась, что ответы на этот вопрос укажут мне на возможные пробелы.
ОТЧЕТЫ«В прошлом году экспресс-отчет для Адама потребовал [сбора] большого объема информации и обернулся потерей времени»… «Обновление информации в базе данных Staffwell отнимает много времени, но чрезвычайно важно»…
Адам, занимавший в то время должность генерального директора, отличался прекрасной самоорганизацией, и эта черта мне очень в нем нравилась. Он ввел для наших топ-менеджеров новое правило – подготовку так называемых еженедельных экспресс-отчетов. Они представляли собой короткие письменные отчеты, охватывающие от 5 до 7 сфер ответственности каждого из менеджеров. Такие отчеты сдавались ему каждую неделю. Затем Адам составлял сводный экспресс-отчет и представлял его мне. Мне это очень нравилось, так как постоянно держало меня в курсе дела и помогало принимать необходимые решения, давало представление о проблемах, требующих решения, и об идеях, которые необходимо было обдумать.
Некоторые члены команды, которые были слишком загружены или просто не любили делать письменные отчеты, рассматривали это нововведение как дополнительную обузу, отнимающую у них драгоценное рабочее время, в особенности, если такие отчеты необходимо писать часто, да еще обновлять информацию в базе данных.
В последнее время мы экспресс-отчеты отменили. Хотя, признаться, мне их не хватает. В будущем имеет смысл вернуться к этой системе.
Обновление базы данных Staffwell, которым занимаются сотрудники фронт-офиса, чрезвычайно важно и должно осуществляться регулярно, даже несмотря на то, что данный процесс отнимает много времени. Это позволяет нам хранить и отслеживать информацию по всем проектам, видеть KPI и прогресс как отдельно взятого сотрудника, так и показатели команд и компании в целом.
Сотрудники хотят:
• чтобы система отчетности была простой, эффективной и не отнимала слишком много времени.
НИЧЕГО«Ничего (x 21)»… «Ничего, кроме незначительных мелочей; все нравится. А один из наших конкурентов тратит 50 % времени на составление отчетов»… «Сейчас лучше, у нас действует упрощенная система»…
Почти половина команды считает, у нас отсутствует такая практика как неоправданная и бесполезная трата сил, времени на отчетность, собрания и бюрократию. Приятно это слышать! Оказывается, мы неплохо справляемся!