Первое, что нужно сделать перед эксплуатацией программы, – просмотреть и при необходимости отредактировать ее настройки. По умолчанию предлагаются параметры, которые являются оптимальными для большинства пользователей, но иногда их приходится корректировать, чтобы максимально адаптировать приложение к потребностям конкретного предприятия.
В режиме «1С: Предприятие» имеется несколько команд, предназначенных для перехода к соответствующим настройкам программы. Эти команды перечислены ниже.
• Предприятие►Настройка параметров учета. С помощью данной команды осуществляется переход в режим просмотра и редактирования основных параметров учета, которые будут являться общими для всех организаций, от имени которых предполагается эксплуатировать программу (то есть для всех организаций, внесенных в справочник организаций). Некоторые из этих параметров изначально устанавливаются в режиме работы Стартового помощника (с этим режимом мы познакомимся ниже), но вы можете впоследствии их отредактировать.
• Предприятие►Учетная политика. С помощью команд данного подменю осуществляется переход к настройкам учетной политики предприятия.
• Сервис►Настройка программы. Данная команда предназначена для перехода в режим настройки обмена данными, прав доступа к информации, запрета изменения данных и для переключения в некоторые другие режимы работы.
• Сервис►Настройки пользователя. Эта команда позволяет войти в режим настроек программы применительно к конкретному пользователю. Например, здесь можно установить, что для одного пользователя будет осуществляться автоматическая загрузка курсов валют из Интернета и выдаваться запрос на подтверждение при закрытии программы, а для другого – нет, и т. п. Предлагается целый ряд параметров, каждый из которых можно настроить отдельно для каждого пользователя.
• Сервис►Переключить интерфейс. В данном режиме осуществляется выбор интерфейса для работы. Чтобы работать с самым полным набором инструментов, команд и функций выберите в данном подменю команду Полный.
• Сервис►Настройка. С помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки пользовательского интерфейса. Здесь вы можете самостоятельно управлять отображением и создавать собственные панели инструментов и т. д.
• Сервис►Параметры. Эта команда предназначена для перехода в режим настройки дополнительных параметров работы программы. В частности, здесь устанавливается рабочая дата, настраиваются параметры текстового редактора и др.
Следующий этап подготовки к работе – ввод исходных данных в справочники, каталоги и классификаторы. В них хранится вся информация, которая необходима для дальнейшей работы. В частности, сведения о контрагентах, с которыми сотрудничает предприятие, хранятся в справочнике контрагентов, ассортимент продукции и перечень прочих товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, полуфабрикатов и т. п.) формируется в справочнике номенклатуры, данные о складах хранятся в справочнике складов и т. д. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам понадобятся сведения как минимум из четырех справочников: номенклатуры, организаций, складов и контрагентов. Вводить и редактировать данные в справочниках можно и в процессе работы (например, из режима редактирования документа вы всегда можете перейти в режим редактирования справочника и добавить в него необходимые данные), но намного удобнее ввести в справочники необходимый минимум сведений заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться и не тратить на это дополнительное время.
СОВЕТПеред тем как начать работу, заполните хотя бы следующие справочники: организаций, контрагентов, валют, номенклатуры, складов (мест хранения), физических лиц, банков и подразделений организаций. Именно эти справочники являются наиболее востребованными в большинстве случаев. Что касается остальных справочников, их можно будет заполнять по мере необходимости.
Следующий этап – это ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета. Этого не нужно делать только в том случае, если учет ведется с нуля (то есть начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности предприятия). Для перехода в режим ввода начальных остатков предназначена команда главного меню Предприятие►Ввод начальных остатков (можно также воспользоваться ссылкой Ввод начальных остатков, которая находится на панели функций на вкладке Предприятие).
После того как выполнена настройка программы, заполнены ее справочники и классификаторы, а также введены начальные остатки по счетам бухгалтерского учета, можно приступать к ее полноценной эксплуатации. Поскольку все бухгалтерские записи должны создаваться исключительно на основании соответствующих первичных документов, то следующим этапом работы будет ввод документации.
ПРИМЕЧАНИЕПервичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения этой операции, а если это не представляется возможным, то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными учетными документами, а договор или доверенность – нет. Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.
Чтобы ввести документ, выберите соответствующую команду в главном меню программы или ссылку на панели функций. Например, факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, и чтобы ввести в программу этот документ, выполните команду главного меню Касса►Приходный кассовый ордер или выберите на панели функций на вкладке Касса ссылку Приходный кассовый ордер. Для оформления документов, отражающих движение безналичных денежных средств (платежные поручения, платежные требования, платежные ордера), предназначены соответствующие команды меню Банк. Документы по учету основных средств формируются в разделе ОС, по учету нематериальных активов – в разделе НМА, по учету движения товарно-материальных ценностей – в разделах Покупка, Продажа и Склад и т. д. Более подробно порядок ведения документации в программе «1С: Бухгалтерия 8» рассматривается ниже в соответствующих главах книги.
Следующий этап работы – это формирование бухгалтерских проводок: ведь любой документ считается проведенным по учету только после того, как по нему сформирована соответствующая проводка (или несколько проводок). В большинстве случаев параметры формирования проводки определяются в самом документе, где в соответствующих полях указывается требуемая корреспонденция счетов.
Однако иногда приходится формировать проводки и вручную (например, для проведения бухгалтерских справок, а также в иных случаях). Это можно сделать в журнале хозяйственных операций, для открытия которого предназначена команда главного меню Операции►Журнал операций (можно также воспользоваться ссылкой Журнал операций, которая находится на панели функций на вкладке Предприятие). Чтобы просмотреть все сформированные вручную проводки, выполните команду главного меню Операции►Операции, введенные вручную (в данном режиме также можно формировать проводки вручную).
Кроме того, существуют бухгалтерские проводки, формирование которых предусмотрено самой технологией бухгалтерского учета (то есть они не требуют непосредственного подтверждения первичными документами). К ним относятся проводки, формируемые при закрытии месяца (списание затрат, начисление амортизации, расчет финансового результата и т. д.). Переход в режим настройки и формирования таких проводок осуществляется с помощью команды главного меню Операции►Регламентные операции►Закрытие месяца.