• частые изменения и противоречивость приоритетов проекта, изменения средств и методов работы вследствие отсутствия формализованных правил;
• работа команды проекта в плохих организационных условиях, необеспеченность необходимой оргтехникой и т. д.
Таким образом, системный подход к инновационному менеджменту предполагает рассмотрение инновационного проекта как сложной организационной системы, состоящей из совокупности взаимосвязанных элементов, ориентированных на достижение целей проекта при наличии ограничений на сроки и ресурсы.
Разбиение процесса управления проектом на элементы позволяет упростить исходную задачу за счет образования более простых и более управляемых компонентов проекта. Это в свою очередь дает возможность выстроить систему, в которой возможно снижение требований к управленческому персоналу, а значит, и уменьшить ошибки управления.
1.3
Общие понятия управления инновационными проектами
В данном разделе мы будем использовать понятие проекта, данное ассоциацией Project Management Institute (PMI): проект – это некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. Если исходить из этого определения, то под понятие «проект» подпадает множество мероприятий: строительство дома, создание нового самолета, разработка нового способа получения материала, создание нового бизнеса, строительство завода, организация похода или экспедиции, реформирование предприятия, формирование службы маркетинга компании, проведение международной конференции, приватизация предприятия, введение новой системы налогов, разработка новой технологии и многое другое.
В общем понимании проект есть целенаправленное изменение некоей материальной системы, а управление проектом есть управление такими изменениями, причем успешное.
Если исходить из приведенного определения, то к проектам можно отнести большинство действий, встречающихся в человеческой деятельности. Это весьма важный вывод, поскольку дает возможность применить специфические методы управления проектами к множеству мероприятий, требующих координации действий людей и использования финансовых, материальных ресурсов (типичный пример – организация похода, конференции и т. п.). Представление задачи в проектной форме позволяет упростить ее, разложить на более простые и управляемые компоненты, спланировать работы, распределить ответственность, сформировать систему мониторинга, оценить итоги проекта.
Итак, будем понимать под проектом, в том числе инновационным, комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение поставленных задач с четко определенными целями в течение заданного периода времени и при установленном бюджете (ресурсах). Эти признаки проекта (цели, ресурсы, время) мы будем в дальнейшем постоянно использовать. В литературе можно встретить набор признаков проекта, включающий, например, признак разграничения от других намерений, уникальность и пр. Некоторые из них, в частности уникальность, здесь не будут рассматриваться в качестве признака проекта. Как будет показано ниже, специфические приемы управления проектами вместе с элементами процессного подхода будут применяться и для неуникальных, повторяющихся проектов.
Например, некоторые из периодически повторяющихся проектов несут в себе признаки процессов и, следовательно, для их описания допустимо использовать оба подхода. Так, продвижение на рынки инновационной технологии может не ограничиваться рамками одной технологии. В этом случае от проектного подхода используются типовой график проекта, система контроля и мониторинга, система завершения проекта, возможность контроля трудозатрат и финансовых затрат, система мотивации, а от процессного подхода – стандартизация действий по преобразованию входа процесса в выход, показатели качества процессов, методы оптимизации процессов.
Инструменты управления проектами являются основой эффективного использования инноваций. В самом деле, практически в любом инновационном проекте можно найти причины, вынуждающие нас строить управление в проектном виде: большой объем задач, значительные риски, меняющееся окружение, неопределенность будущего результата и т. п. В то же время в инновационной деятельности имеются повторяющиеся наборы действий, что вынуждает нас использовать элементы процессного подхода.
Управление проектом представляет собой целенаправленный процесс достижения целей проекта при ограничениях на финансовые, материальные, человеческие, временные и прочие ресурсы. Ассоциация PMI дает следующее определение: управление проектом – это методология достижения успеха, искусство руководства и координации усилий людей и использования ресурсов с применением достижений современной науки и информационных технологий для успешного осуществления целей проекта по результатам, стоимости, времени, качеству и удовлетворению заинтересованных участников проекта. Управление проектами имеет надпредметный характер, поэтому грамотный менеджер способен руководить самыми разными по характеру и предметной области проектами.
Любой проект, как бы хорошо он ни был спланирован, подвергается воздействию самых разных факторов, в результате чего необходима его постоянная корректировка. Корректировка проекта происходит за счет изменений ресурсов (финансовых, людских, материальных), целей и иных параметров проекта. Поскольку различные параметры проекта обычно тесно связаны между собой, изменение одного из них влечет за собой изменение другого, т. е. имеет комплексный характер. Результат воздействия зависит от опыта и квалификации менеджера. В этих условиях принять правильное решение становится весьма непросто, и от менеджера требуется владение всем арсеналом управления.
В настоящее время широкое практическое применение технологии управления проектами только начинается. Связано это с рядом причин:
• недостатком информации о современных управленческих инструментах и методах их использования, что не дает возможности по-настоящему эффективно реализовывать проекты;
• недостаточной управленческой квалификацией менеджера проекта;
• отсутствием практического опыта применения методов проектного управления, прогнозирования и аналитической обработки информации;
• несоответствием структуры управления предприятий современным экономическим условиям;
• механическим переносом методов анализа рисков, применяемых на этапе подготовки бизнес-плана проекта, на этап реализации проекта.
Существует два подхода к управлению проектами. Первый рассчитан на привлечение максимально квалифицированного персонала, в том числе управленческого, способного обеспечить достижение поставленной цели. Второй подход основан на структуризации проекта, выделении отдельных подзадач, которые в свою очередь разбиваются на относительно простые действия (операции), не требующие высокой квалификации персонала. Поскольку у значительной части российских компаний (особенно небольших и средних) имеются проблемы с привлечением высококвалифицированных специалистов по управлению проектами, будем рассматривать второй подход, направленный на упрощение исходной задачи проекта.
На успех проекта влияют две группы факторов: внешние и внутренние. Внешние факторы (плохо управляемые) – налоги, законодательство, объем рынка. Внутренние (хорошо управляемые) – способ формализации (структуризации) проекта, организация работ, использование ресурсов. Реализация проекта характеризуется тем, что возникающие отклонения и изменения рассматриваются как ожидаемое явление, с которым можно и нужно справиться. В процессе управления менеджеру проекта необходимо объединять и координировать усилия специалистов разных профессий, реагировать на отклонения в реализации проекта и на изменения внешней обстановки.
Естественно, невозможно спланировать все события проекта, тем не менее большая часть действий по реализации проекта должна быть спланирована и систематически организована. При практическом использовании методов управления проектами менеджеры часто впадают в две крайности. В одном случае рассматривают методы управления проектами как некую «волшебную палочку», с помощью которой можно легко решать все проблемы проекта. В другом случае менеджеры существенно обедняют арсенал управления, придавая исключительное значение формальным инструментам (сетевая диаграмма и т. п.) в ущерб интеграционности или системности.
ПРИМЕР. Молодой специалист, выпускник бизнес-школы (профессиональное образование по управлению), готовится к первому в жизни отпуску. Наш менеджер решил пойти с друзьями в многодневный, но не слишком сложный поход в горы. Кому поручили организовать этот поход? Вполне возможно, молодому специалисту – профессиональному менеджеру. Посмотрим, как же была организована эта работа.