Документ официальный – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Документ персональный – документ, содержащий персональные данные о гражданине, отражающие в том числе его личную или семейную тайную. Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учреждением или фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс включает в себя:
• документы, выдаваемые гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, семейном положении и т. д. (паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, листок нетрудоспособности и др.);
• документы, выдаваемые рабочим и служащим организацией или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: ходатайство, письмо-рекомендация, характеристика, справка, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и др.;
• документы, составляемые и направляемые гражданами администрации или профсоюзной организации фирмы в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления, резюме, объяснительные записки, жалобы и др.;
• служебные документы, характеризующие профессиональные и деловые качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования, биографическая справка и другие документы.
Документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом докуете или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Обычно это оригинал документа, оформленный в установленном порядке и подписанный, т. е. имеющий юридическую силу.
Документ секретный – документ на любом носителе, отнесенный к информационным ресурсам ограниченного доступа и содержащий сведения, составляющие государственную тайну, которые включены в утвержденный специальный перечень таких сведений.
Документ черновой – рукописный, машинописный или электронный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Множество черновиков порождает обилие вариантов и редакций документа.
Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Способы документирования: текстовое, изобразительное, в том числе техническое, фото-, кино (видео)-, фоно (аудио) – документирование, текстовое и техническое документирование с использованием печатающих устройств ЭВМ, документирование на языках общения человека с техническими средствами. Средства документирования: а) простейшие – ручки, карандаши;
б) механические, электромеханические и электронные (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видео– и
аудиотехника, регистрирующие приборы и т. д.; в) средства автоматизированного документирования на базе компьютерной техники.
Документирование конфиденциальной информации – этап стадии исполнения конфиденциального документа. Представляет собой процесс составления документа – запечатления (фиксирования) на выбранном типе носителя его текста, содержащего конфиденциальные сведения. Конфиденциальный документ составляется при наличии серьезных объективных потребностей, а не в силу субъективного желания сотрудника фирмы. Необходимость документирования конфиденциальной информации санкционируется полномочным должностным лицом, которое берет на себя ответственность за распространение защищаемой информации (см. также Составление текста конфиденциального документа).
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. По отношению к организационной структуре выделяется внутренний и внешний документооборот как составной элемент «жизненного цикла» документа.
Документооборот (документопоток) защищенный – контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации. Принципы и направления движения конфиденциальных традиционных и электронных документов в аппарате фирмы едины при любой технологической системе обработки и хранения документов. Меняются методы работы с документами, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Документооборот, как объект защиты, представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации (документов)» процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации. В результате увеличивается число источников, обладающих ценными сведениями и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации. Защищенность документопотоков достигается за счет: формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и часто – дополнительного их разбиения на подпотоки в соответствии со степенью конфиденциальности перемещаемых документов; использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов; регламентации избирательности в доставке информации разрешительной (разграничительной) системой доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных; расчленения (дробления) информации между исполнителями в соответствии с их функциональными обязанностями (см. также Структура потоков (документопотоков) конфиденциальных документов).
Документопоток – движение документов в определенном направлении для облегчения решения управленческих задач. Могут быть: входящий (входной), исходящий (выходной) и внутренний документопотоки. Является обязательной частью любой информационной системы. Документопоток делится на технологические стадии обработки документов в процессе их движения.
Допуск к конфиденциальной информации – чисть разрешительной (разграничительной) системы доступа персонала к конфиденциальной информации, представляет собой процедуру оформления права сотрудника фирмы или иного лица на доступ к информации ограниченного распространения и одновременно правовой акт согласия (разрешения) собственника или владельца информации на передачу ее для работы конкретному лицу. Наличие допуска предоставляет сотруднику формальное право работать со строго определенным кругом конфиденциальных документов, цел и баз данных. Оформление допуска всегда носит добровольный характер и отражается в приказе первого руководителя фирмы или соответствующим пунктом в контракте.
Доступ к информации несанкционированный – случайное или преднамеренное овладение конфиденциальными сведениями и возможное опасное воздействие на них лиц, не имеющих права доступа к конкретной защищаемой информации. Доступ, не санкционированный полномочным должностным лицом, считается незаконным. Случайный несанкционированный доступ к конфиденциальной информации возникает в силу обстоятельств или в результате безответственности персонала, работающего с документами, информационными ресурсами ограниченного доступа. Лицо, случайно получившее знание конфиденциальных сведений, обычно не заинтересовано в их запоминании и использовании. Преднамеренный несанкционированный доступ к конфиденциальной информации осуществляет злоумышленник, который целенаправленно организует канал несанкционированного доступа к интересующей его информации. Злоумышленник, получивший информацию, имеет возможность совершить с. ней противоправные действия, использовать в своих целях, нарушить целостность информации или ее сохранность, уничтожить носитель. Владелец информационных ресурсов обязан оповещать собственника этих ресурсов о всех фактах нарушения режима конфиденциальности информации.