В свое время, я помню, со мной беседовали представители консалтинговой компании, которые помогали нам с поиском инвестора. Соответственно, задавали всякие вопросы об организации деятельности отдела. Помню, были очень удовлетворены ответом, что для подготовки к мероприятиям я использую MS Project. Всего лишь».
Предлагайте тестировать их на себе и на сотрудниках службы маркетинга; продвижение новой технологии в вашей компании может потом проходить под слоганом «Проверено на людях (из маркетинга)»…
Вы же заинтересованы в том, чтобы эффективность ваша и ваших сотрудников была выше за счет техники и технологий, не так ли?
10 волшебных слов и фраз
Велик и могуч русский язык. Можно пользоваться им с разной степенью интенсивности, с разным размахом… Но эти слова обязательно должны быть в вашем лексиконе, даже если вы работаете в индустрии моды, в команде Эллочки-людоедки.
Использование этих слов и фраз поможет вам улучшить атмосферу в команде, знать больше, лучше мотивировать коллег, да и просто чувствовать себя лучше (и действовать активнее).
Вот эти фразы и слова:
1. «Как ты считаешь?» или «Твое мнение?», «Какие мысли по этому поводу?» (Фразы идут в «комплекте» с необходимостью слушать – внимательно.)
2. «Чем я могу помочь?»
3. «Спасибо!»
4. «Что нового?» (Слушаем!)
5. «Пожалуйста».
6. «Извини. Я был не прав».
7. «Нет? А почему нет?» (Конечно, Наполеон сказал лучше: «Обстоятельства? Какие обстоятельства? Я создаю обстоятельства».)
8. «… или я не прав?»
9. «Молодец» («Хорошая работа!», «Отлично!», «Классная работа!», «Здорово сделано!», «Супер!», «Мои поздравления!»…)
10. «Мне нужна твоя помощь»
Говорит Наталья Гоцелюк: «Я бы добавила фразу «Правильно ли я поняла, что…» (далее пересказываешь, как ты понимаешь слова коллеги). Часто это помогает избежать ситуации, когда каждый считает свое понимание само собой разумеющимся…»
Станьте волшебником. Пожалуйста. Это же просто.
Нет? А почему?
Остановка по требованию
Примерно в 11 раз легче начать что-то, чем прекратить что-то.
Роберт ТаунсендВ одной из компаний, где я работал, мой начальник ввел интересную практику. Каждый квартал мы собирались и анализировали, что нам стоит прекратить делать из того, что мы делаем давно, и из того, что мы начали делать в маркетинге за последние три месяца.
У нас был лист (периодически обновляемый) всех направлений, по которым мы работали, и список направлений деятельности, которые мы осуществляли. Нашей задачей было провести ревизию направлений и активностей и что-то перестать делать. Наш начальник называл это стоп-лист (stop list).
С одной стороны, я лично был всегда за то, чтобы маркетинг брал на себя больше и начинал делать то, чего никогда не делал.
А с другой стороны, подобное упражнение помогало держать фокус, отсекать направления и активности, которые уже были неактуальными (зачем тогда вообще продолжать это делать?), затратными (стоит ли продолжать это делать, если можно найти менее дорогостоящий вариант?), дублировались другими подразделениями (можно ли это полностью передать им?).
При всем желании делать для компании как можно больше иногда стоит на некоторое время остановиться и подумать: что ты делаешь зря, слишком дорогой ценой и (или) параллельно с другими.
Знай где, когда и как останавливаться.
Электропочта: работай, как электровеник
У меня был период («австрийский период», как я его называю: три года моей работы в венском офисе компании Avaya), когда каждый рабочий день я получал не меньше 100 (не спам!) писем – от моих коллег, сотрудников, начальства, поставщиков и бизнес-партнеров. Бывало – и нередко, – что количество писем достигало 150 и больше. Подписка на информационные сайты давала еще 10–20 писем в день.
Я до сих пор сам себе удивляюсь: как я с этим справлялся? Ницше был прав: «Все, что не убивает нас, делает нас сильнее».
Когда вы становитесь директором, вы сразу же начинаете получать электронных писем в несколько раз больше.
В этой главе я хочу рассказать вам о тех основных приемах, которые помогли в свое время мне. Просто начните пользоваться теми, которые вам подойдут. Так выработаются хорошие привычки, которые помогут вам справиться с проблемой электронной почты.
Вот пять приемов, которые в свое время помогли мне.
Во-первых, здорово помогает карманный компьютер, который синхронизирует почту (работаешь над документом и видишь на экране КПК, сколько писем пришло и от кого) и дает возможность работать с почтой, когда под рукой нет лэптопа.
Во-вторых, мы с коллегами старались руководствоваться совместно выработанными правилами. Следование этим правилам значительно облегчало жизнь – и нам, и тем, с кем мы переписывались.
Вот эти девять правил работы с электронной почтой.
1. Одна тема – одно письмо.
2. Если в результате переписки тема письма изменилась – измени Subject письма.
3. Если ты отправил три письма, а ответа нет – позвони.
4. Ставь других в копию, если: a) они сами тебя об этом попросили б) они должны получить это письмо. Будь готов к тому, что многие не читают письма, где они поставлены в копию.
5. То, о чем ты просишь или что предлагаешь, должно быть в первых строчках.
6. Мы все из маркетинга, и писать письма должны так же, как пишем рекламу. Люди не читают длинные, скучные и неинтересно написанные письма.
7. Скажи, что тебе нужно, в Subject.
8. Прочти свое письмо, прежде чем нажмешь Send it (и проверь «ашипки»).
9. Архивируй большие приложения (от 0,5 Mb).
Говорит Сергей Хромов-Борисов: «Распаковка – не меньшая проблема, чем перекачка.
Не архивируй то, что не сжимается! Пример – презентации PowerPoint последних трех версий и PDF-файлы (но не все!). Не поленись проверить размер архива до и после.
И не выпендривайся! Архивируй только ZIP’ом. Он есть у всех».
В-третьих, меня спасала правильная организация Inbox – папки, подпапки, правильные названия… просто удивительно, как много людей этим не пользуется.
В-четвертых, здорово помогает такой прием: начинаешь писать ответ, затем сохраняешь его в Drafts, потом к нему (к ним – к начатым письмам) возвращаешься и «добиваешь». Скорости в работе с электропочтой (спасибо за термин Артемию Лебедеву) этот прием прибавляет прилично. Быстро пишешь ключевую мысль ответа, сохраняешь в Drafts, перепрыгиваешь к следующему письму. Вечером заходишь в Drafts – когда уже работа не требует напряжения – и просто отвечаешь, отвечаешь и отвечаешь…