Первичное заполнение личной карточки допустимо различными способами (на компьютере, на печатной машинке, вручную). Внесение последующих записей допустимо лишь на пишущей машинке или вручную, т. к. работник должен быть ознакомлен с каждой записью под роспись, соответственно, нельзя каждый раз заново распечатывать форму Т-2. Тем не менее, ведение электронных копий личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников предприятия.
В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.
Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение «Открытое акционерное общество „Фонтан“», то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт).
Далее по всей ширине всей формы № Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения.
Дата составления. Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации, например: «18.10.2005». Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, т. к. первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.
Табельный номер. Это номер, который работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.
На момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора в силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников).
В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.
Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.
Алфавит. Для организации табельного учета в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий – в порядке табельных номеров или алфавита.
Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: «постоянно» или «временно».
Вид работы. В этой графе указывается, на каких условиях работник принят на работу: как на основную работу или как на работу по совместительству. Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.
Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.
Пол. Поскольку никаких разъяснений по заполнению графы «Пол» Госкомстат России в своих Указаниях не дал, на практике кадровые службы указывают пол либо словами полностью, либо используют общераспространенные сокращения (буквенный код):
«м» – мужской;
«ж» – женский.
Теперь необходимо заполнить раздел I «Общие сведения». Он включает в себя ниже перечисленные пункты.
Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.
Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество», заполненный полностью и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, оставляя пространство для внесения возможных изменений (особенно это касается женщин).
Пункт 2 «Дата рождения», в текстовой части формы оформленный словесно-буквенным способом по правилам делопроизводства: «20 декабря 1975 г.», а в поле кодирования – цифровым: «17.03.2004».
Пункт 3 «Место рождения», заполненный согласно ОСТ 4.071.034-82 и в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность: