Размещение стен, перегородок, рабочих мест и переговорных оказывает непосредственное влияние на рабочий процесс.
Модульный подход. Модульный подход позволяет быстро менять конфигурацию помещения в силу производственной необходимости. К примеру, переговорные могут использоваться как рабочие кабинеты или помещения для временных рабочих групп. Гипертрофированная приверженность такому подходу может привести к отказу от перегородок и отдельных кабинетов: рабочее место каждого сотрудника, оборудованное офисной мебелью на колесиках, позволяет при формировании новой команды просто «подруливать» в нужное место и подключать свой компьютер.
Физическая близость. Физическая близость порождает доверие и способствует обмену информацией. Если вы хотите, чтобы ваш департамент продаж чаще общался с техническим отделом, разместите эти отделы рядом. Если вы хотите повысить креативность самых творческих сотрудников, сгруппируйте их рабочие места. Компания Pixar, занимающаяся компьютерной анимацией, недавно переселила всех своих сотрудников в один офис, чтобы повысить их синергию в креативности и развивать сотрудничество.
Переговорные комнаты. Обстановка переговорных комнат ярко говорит о ваших ожиданиях. Переговорный стол в форме перевернутой буквы «П» предполагает активный диалог выступающего и слушателей, в то время как за круглым столом удобно совместными усилиями решать проблемы и на равных высказывать свое мнение. Или флип-чарты и диапроекторы – они гораздо больше LCD-проекторов и способствуют вовлечению участников в диалог и активную работу, в то время как LCD-проекторы предполагают лишь пассивное слушание.
Контакт с клиентом. Если вы хотите, чтобы сотрудники знали, в чем нуждаются клиенты, разместите их там, где они смогут с ними встречаться. К примеру, компания GE Aircraft Engines размещает часть своего сервисного персонала непосредственно в офисах своих клиентов.
Рабочая среда
Рабочая среда влияет на мотивацию и продуктивность сотрудников.
Освещение. Естественное освещение в офисе помогает сотрудникам чувствовать связь с окружающим миром и избегать появления раздражительности из-за длительной работы в закрытом пространстве. (Мы часто наблюдаем это во время тренингов – после двух-трех дней занятий в банкетном зале гостиницы люди начинают раздражаться без видимых причин. Полдня занятий на воздухе – и раздражение как рукой снимает.) Однако естественное освещение не всегда подходит для работы за компьютером из-за появления бликов. В офисе можно использовать освещение четырех типов:
1) дневное освещение, свет поступает из окон, через стеклянные потолки и двери,
2) яркий верхний свет, свет от напольных или иных крупных светильников,
3) свет от ламп, освещающих определенную зону,
4) декоративную подсветку.
Цвет. Цвет влияет на настроение и эмоции. Некоторые компании выбирают светлые тона для создания ощущения открытого пространства. Другие стараются подчеркнуть свое положение более темными тонами. Красный, оранжевый и желтый возбуждают и стимулируют. Бледно-зеленый, светло-желтый, белый (вспомните врачебный кабинет) успокаивают. Тона бывают холодными и теплыми. Выбирая цвет, вы им что-то определенно хотите сказать.
Вовлеченность. Люди привыкли огораживать свою территорию. Они стараются привнести в свое рабочее место индивидуальность. Даже во временных офисах с казенной мебелью и обстановкой немедленно появляются какие-то индивидуальные черточки и детали. Компании, которые запрещают сотрудникам держать на рабочих столах какие-то личные вещи, не только снижают их привязанность к своим рабочим местам, но и ко всей компании в целом.
Эргономичность. Внимательное отношение к физическим потребностям сотрудников обеспечит компании не только более здоровую рабочую силу, но и уменьшит риск выплаты компенсаций за ущерб здоровью, а также повысит их моральный дух. Оснащение рабочего места под индивидуальные физические данные сотрудника (рост, вес и т. п.) обойдется, конечно, дороже стандартного набора, однако это вложение окупится уменьшением больничных листов из-за болезней спины, которые составляют до 30 % выплат по нетрудоспособности. Даже простая рекомендация сотрудникам двигаться во время рабочего дня, а не сидеть прикованными к своему письменному столу, принесет свои плоды.
Физические условия труда могут быть важным мотиватором для привлечения и удержания ценных сотрудников.
Символизм
Так как обычно рабочие здания и помещения стоят дорого и строятся на долгие годы, люди склонны приписывать им символическое значение. Через такие материальные символы компании намеренно или случайно посылают мощные сигналы.
Вид и расположение офиса или завода свидетельствуют о корпоративных ценностях. Первое впечатление – самое стойкое: традиционное каменное шале в лесу символизирует нечто иное, чем офисное здание из стекла и бетона в центре города. Все во внешнем облике офиса или завода сигнализирует о корпоративных ценностях компании – архитектура, местоположение, ландшафт, вывеска, состояние здания. Отсутствие сигнала – тоже сигнал.
Внешний вид офиса свидетельствует о стиле руководства компанией. Планировка офиса лучше всякого официального заявления и программы по развитию корпоративной культуры говорит о стиле руководства компании и ее культуре. Если кабинет руководителя фирмы расположен на верхнем этаже в угловой комнате, это говорит о совсем ином стиле руководства по сравнению с компанией, руководитель которой располагается на первом этаже недалеко от главного входа. Нам приходилось встречать и таких руководителей, чей письменный стол занимал чуть ли не половину кабинета, и таких, у кого вообще не было письменного стола, и они работали за маленьким столиком в углу своего офиса. В первом случае руководитель ставит между собой и посетителем барьер, а во втором – немедленно вступает в контакт с гостем.
Внешний вид офиса или завода свидетельствует об отношении к персоналу компании. Хорошо ли отремонтировано помещение, чисто ли в нем, соблюдаются ли в нем меры безопасности? Ухожена ли прилегающая территория? Вымыты ли окна? По этим деталям можно судить о заботе руководства компании о своих сотрудниках.
Внешний вид офиса свидетельствует о статусе. Просторные кабинеты, картины на стенах, дорогие ковры, панели из натурального дерева и расположение отдельных кабинетов хорошо передают соответствующие иерархической организации сигналы. Поэтому сохранение этих внешних статусных символов в плоской и демократичной организации посылает неправильный сигнал, свидетельствуя об авторитете, обусловленном занимаемой должностью, а не об авторитете, завоеванном благодаря собственным знаниям, способностям и результатам работы.
План действий по рабочим потокам
Выбирая опции, остановитесь для начала на двух-четырех аспектах деятельности. Из инструмента оценки для коммуникационного аудита 6.3 вы узнаете полезную информацию о том, какие возможные шаги помогут достичь наибольшего эффекта.
Выбрав наиболее продуктивные виды деятельности, подумайте, какие из них создадут наибольшую ценность для ваших стейкхолдеров, а затем разработайте свой план действий (см. табл. 5.1).
Меню опций для информационных и рабочих потоков
В любой организации информационные и рабочие потоки составляют неотъемлемую часть их ценностного предложения. Они оказывают огромное влияние на организационные возможности и во многом определяют работу людей. Многие HR-специалисты уже начинают вносить свой вклад в эту область, а в будущем они должны наращивать создаваемую ими в этой области ценность.
Инструмент оценки 6.3. Аудит рабочих потоков
1. Насколько четко мы сформулировали логику создания нашего бизнес-портфолио?
2. В какой мере мы создали организационную структуру, соответствующую нашей бизнес-стратегии?
3. Насколько мы используем весь комплекс интегрированных механизмов, наиболее подходящих для развития нашего бизнеса?
4. Насколько рационально мы распределили руководство персонала компании по уровням и приблизили уровень принятия решений к тем, кто наиболее близок к клиентам, информации и ключевым рабочим процессам?
5. В какой мере мы используем все возможные форматы взаимодействия для повышения производительности и мотивации сотрудников?
6. В какой мере мы сумели организовать наш бизнес таким образом, чтобы соблюсти необходимый баланс между чуткостью к нуждам клиентов и экономией затрат?
7. В какой мере мы сумели организовать рабочее пространство, чтобы максимально способствовать развитию рабочего взаимодействия и оптимизации рабочих потоков?