Читать интересную книгу Менеджмент в туризме - Людмила Гиевая

Изменение структуры обычно происходит медленно и спокойно, по мере того как выявляются новые проблемы и приходится модифицировать организационное устройство для того, чтобы с ними справиться. Например, должностные инструкции изменяются с целью включения новых обязанностей, появляется необходимость проконсультировать, какую-то часть персонала по некоторым вопросам, создается рабочая группа для решения определенных задач или происходит разделение обязанностей между только что образовавшимися секторами на основе традиций и практики. Таким образом, если вы даже не отвечаете за структуру вашей организации, то почти наверняка несете ответственность или можете влиять на решение ряда структурных проблем на вашем рабочем месте или в тех частях организации, с которыми вы сотрудничаете.

Целью организационной структуры управления является обеспечение устойчивого развития социально-экономической системы посредством формирования, сохранения и совершенствования способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой и внутреннего взаимодействия элементов системы. В настоящее время под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. Из вышеизложенного следует, что структура управления есть ни что иное, как оптимальное распределение работы, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между коллективом организации.

Структура организации – это не только распределение обязанностей в фирме, но это еще и стиль управления. Управление в организации осуществляется двумя способами:

1) административно-организационным;

2) оперативным.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры предприятия (фирмы), установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировкой. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

В менеджменте ключевыми понятиями организационных структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Под элементами организационных структур управления принято понимать как службы или органы аппарата управления, так и отдельных работников.

В организационных структурах управления используется такое понятие, как полномочия. Выделяют 3 вида полномочий:

1) полномочия линейного персонала;

2) полномочия штабного персонала;

3) функциональные полномочия.

Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений).

Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.

Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.

Все вышеназванные составляющие организационной структуры взаимозависимы: изменения в каждой из них (скажем, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Например, постановка новой организационной задачи предполагает решение ряда вопросов: необходимо ли формирование нового отдела для ее решения; кто будет его руководителем; какова будет численность персонала отдела; какие функции он будет выполнять; кому он будет подчиняться; какое место он будет занимать в иерархической структуре; каковы будут его взаимоотношения с другими подразделениями организации?

Ответы на данные вопросы являются характеристиками вновь созданного элемента организационной структуры управления.

Необходимо отметить, что увеличение количества элементов и уровней в структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.

Организационные структуры управления различаются в зависимости от типа организации и вида ее деятельности. Например, организационная структура коммерческой фирмы – это ее организация, состоящая из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. В данном случае организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Организационные структуры управления промышленными фирмами отличаются большим разнообразием и определяются многими объективными факторами и условиями. К ним могут быть отнесены, в частности:

1) размеры производственной деятельности фирмы (мелкая, средняя, крупная);

2) производственный профиль фирмы (специализация на выпуске одного вида продукции или широкой номенклатуры изделий различных отраслей);

3) характер выпускаемой продукции и технология ее производства (продукция добывающих или обрабатывающих отраслей, массовое или серийное производство);

4) сфера деятельности фирмы (ориентация на местный рынок, национальный или внешний рынок);

5) масштабы заграничной деятельности и формы ее осуществления (наличие дочерних предприятий за границей, в том числе производственных, сбытовых и др.);

6) характер монополистического объединения (концерн, финансовая группа).

Организационная структура предприятия или организации не является консервативным элементом. Динамично изменяющаяся внешняя среда непременно провоцирует реорганизацию организационной структуры, в результате чего формируются или удаляются новые уровни управления и структурные подразделения.

К современным организационным структурам управления предъявляется ряд требований, соблюдение которых позволяет эффективно функционировать организации. Данные требования являются объективными и универсальными, так как обусловлены общеэкономическими и организационными факторами и условиями и целесообразны для любого типа организации. Итак, организационная структура управления должна:

1) отражать цели и задачи организации, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям;

2) предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию;

3) быть взаимосвязана с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними;

4) поддерживать соответствие между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью – с другой, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом;

5) быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров;

6) быть надежной, т. е. структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допуская искажения управляющих команд, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления;

7) быть адаптивной и гибкой в соответствии с изменяющимися условиями внешней среды (расширение зоны туристского обслуживания, изменение вкусов и потребностей потребителей и др.);

8) быть экономичной, что предусматривает достижение запланированного эффекта от функционирования структуры при минимальных затратах на управленческий аппарат.

Организационная форма предприятия и ее изменение оказывают существенное влияние на формирование структуры управления, например смена организационно-правовой формы, предприятия, его вхождение в состав другого предприятия непременно приводят к реорганизации организационной структуры управления. Даже если предприятие остается самостоятельным и независимым, но становится частью сетевой организации, объединяющей на временной основе ряд взаимосвязанных предприятий (чаще всего для использования благоприятной ситуации), ему все равно приходится вносить в свою управленческую структуру ряд изменений. Это связано с необходимостью усиления функций координации и адаптации к системам менеджмента других компаний, входящих в сеть.