Совещания и встречи.
Проекты.
Личное общение с клиентами.
Общение с сослуживцами.
Если у вас есть другие обязанности — добавьте их к этому списку.
Эта информация пригодится вам в работе над списком дел (этим мы займемся на следующей неделе). Он станет мотором, при помощи которого вы будете двигаться вперед в соответствии со своими приоритетами.
Можно прочитать все существующие книги о повышении производительности труда и выполнить все предписания их авторов, но, если в голове у вас останутся черные мысли, успеха вы не добьетесь. Что и как мы делаем, безусловно, ключевые факторы успеха. Но не менее важно и то, что мы думаем о своей работе и какие эмоции она у нас вызывает. На этой неделе мы постараемся поддержать свои усилия в материальном мире мыслями и эмоциями. Назовем это глобальным подходом к бизнесу, при котором душа, тело и разум работают синхронно.
Вы пытаетесь определить приоритеты в работе, и вдруг — бац! Если, пользуясь компьютером, вы не делали резервную копию своих записей, все может исчезнуть в мгновение ока. Вот несколько советов, которые помогут вам уберечься от этой беды (если, конечно, вы не работаете в крупной компании, где сотрудники ИT-отдела проводят мониторинг вводимой информации и всегда смогут помочь вам ее восстановить).
Для Macintosh
Примерно за $100 в год вы можете подписаться на сервис Mobile Me, который помимо прочего предлагает хранилище объемом несколько гигабайт. Один мой знакомый композитор использует его: «Я могу загрузить партитуру своего мюзикла на жесткий диск, который находится где-то там, в пространстве, и затем получить к нему доступ с любого компьютера в любой точке планеты. Скажем, на репетиции возникла необходимость распечатать ноты одной песни, а я не взял с собой ноутбук. Я нахожу компьютер, захожу в Mobile Me и загружаю нужный файл!»
Для PC
Долгое время единственным способом создавать резервные копии на PC было постоянное сохранение файлов на диск. Чтобы не забыть об этом, можно было, к примеру, установить напоминатель в Outlook. Если вы работаете в небольшом офисе, то этого может оказаться вполне достаточно и сейчас. Однако технологии совершенствуются, и теперь компьютеры могут делать резервные копии автоматически, а вы контролируете, с какой частотой это происходит и куда сохраняются файлы. Но если файлы сохраняются на диск компьютера, что делать в случае сбоя системы? Эту проблему можно обойти, если записывать резервную копию в личную папку внутренней офисной сети или на внешний жесткий диск (кстати, цены на них сейчас резко упали).
Третья неделя
Составляем список дел
На этой неделе вы можете:
Составить реалистичный список дел и план действий.
Определить и организовать приоритеты при помощи Волшебной формулы.
Необходимое время: от 60 до 90 минут.
Клиенты часто жалуются: «Реджина, я все время составляю списки дел, но выполняю только половину. В итоге несделанное приходится переносить в новый список, и так без конца». Знакомая ситуация? Это классический пример погони за двумя (тремя, четырьмя) зайцами. Логика поклонников подобного подхода такова: если я внесу в список абсолютно все, что должен сделать, то что-то уж точно сделаю. У вас появляется замечательная отговорка: спрашивает вас, к примеру, жена, забрали ли вы белье из прачечной, или, скажем, коллега интересуется, составили ли вы коммерческое предложение, которое должно было лежать у босса на столе еще вчера, а вы им: «Эти дела у меня в списке, просто руки до них еще не дошли».
Но список дел — это всего лишь список. Нужен еще и план. Люди нередко, сами того не осознавая, пребывают в плену так называемого «магического мышления». В данном случае составление списка дел, которые вы хотите или обязаны сделать, — это шаг в правильном направлении. Однако сам по себе он работать не будет. Тут-то и начинается «магия»: мы почему-то думаем, что сам факт составления списка автоматически означает выполнение его пунктов. Но это ведь не так, нужно сделать еще кое-что. Что именно — вы и узнаете на этой неделе.
ОТ СПИСКА ДЕЛ К СПИСКУ СДЕЛАННОГО
Многие эксперты считают, что в список нужно вносить все дела, которые необходимо сделать. Мне такой подход кажется непродуктивным и избыточным, и я применяю его облегченную версию: записываю все, что должна сделать именно сегодня. Это и есть мой вариант списка.
Ежедневно вечером я просматриваю календарь и сверяюсь с дедлайнами — как собственными, так и установленными для меня другими людьми. На основе этого анализа составляю список дел на следующий день. А теперь — важнейший кусочек головоломки: вы должны поэкспериментировать, понять, какой вариант действий для вас лучше, и придерживаться этой формулы.
Ниже представлен примерный список дел работающей матери. Как вы заметите, он касается и работы, и дома, и личных планов, и семейных обязанностей. Интересно, что вы скажете, когда дочитаете этот список до конца? «Надо же, все записала, ничего не упустила!»? Или, быть может, он вас напугает своей длиной? Крепитесь — Волшебная формула нам поможет!
Сходить за продуктами.
Помочь Элли с документами для поступления в колледж.
Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница).
Постирать белье.
Написать маме.
Купить подарок папе на день рождения.
Решить, по каким дням ходить на массаж.
Навести порядок на кухне и в ванной. Вызвать слесаря (течет кран в ванной).
Разослать приглашения на день рождения Дона.
Решить, куда ехать в отпуск.
Назначить ланч с клиентами из компании N.
Приготовиться к разговору с шефом по поводу прибавки к зарплате.
Очистить папку «Сделать» в электронной почте.
Обновить календарь для сотрудников.
Я могла бы продолжать это список до бесконечности, но и того, что здесь перечислено, вполне достаточно, чтобы понять: это напоминает изложенный на бумаге поток сознания, а не документ, который должен помочь мне стать организованной. Если бы я была новичком в организаторском деле, возможно, составила бы похожий список. Сейчас я уверена, что гораздо эффективнее будет перенести пункты списка в календарь. Список главных файлов — это инструмент, к которому вы обращаетесь, когда бумажный поток начинает валить вас с ног. Календарь же — ваш ежедневный компаньон, при помощи которого можно составить план дел на день. В следующих ниже разделах я предлагаю несколько подсказок, которые помогут вам составить правильный список. Смотрите же, как работает Волшебная формула.
Используйте Excel
В программе Excel вы сможете составить простой и гибкий список. Когда закончите, просмотрите его. Нет ли в нем пунктов, которые вы уже сейчас можете вычеркнуть, потому что они все равно не будут выполнены? Или пунктов, которые можно вписать в календарь? Если, к примеру, вы в марте думаете о том, куда поедете на Рождество, не лучше ли перенести эти раздумья хотя бы на середину июня? И выкиньте пока этот пункт из головы — всему свое время.
Разделите список на категории
Для этого вам потребуется лишь вырезать и вставлять. В этом безусловное преимущество компьютера перед бумагой. Список из приведенного выше примера разбивается на следующие категории: «Работа», «Семья/Дети», «Дом» и «Личное». Такое разделение дает возможность разбираться с каждой категорией по отдельности, расположив их в порядке снижения важности.
Ниже представлен тот же список, но уже разбитый на категории и доведенный до ума. Чувствуете разницу?
Работа
Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница).
Назначить ланч с клиентами из компании N.
Приготовиться к разговору с шефом по поводу прибавки к зарплате.
Очистить папку «Сделать» в электронной почте.
Обновить календарь для сотрудников.
Личное
Решить, по каким дням ходить на массаж.
Семья/Дети
Помочь Элли с документами для поступления в колледж.
Написать маме.
Купить подарок папе на день рождения.
Разослать приглашения на день рождения Дона.
Решить, куда ехать в отпуск.
Дом
Сходить за продуктами.
Постирать.
Навести порядок на кухне и в ванной.
Вызвать слесаря (течет кран в ванной).
Читая этот вариант списка, я успокаиваюсь. Теперь можно выбрать категорию и сделать график выполнения входящих в нее пунктов или разбить их на отдельные шаги. Вот мои наблюдения.