• грамотно распределить трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;
• рационально организовать процесс адаптации новых сотрудников;
• определить необходимую квалификацию персонала;
• эффективно провести оценку результатов деятельности сотрудников и их аттестацию, определяя соответствие занимаемой должности;
• снизить судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
Типовые должностные инструкции содержат лишь общую информацию, а задача HR-специалиста и линейных руководителей состоит в том, чтобы разработать такой документ, который на основании корпоративных моделей компетенций будет решать задачи компании с учетом ее структуры, сферы деятельности и других особенностей. Образец должностной инструкции представлен в разделе «Практикум».
Перечислим несколько практических советов по разработке должностных инструкций
1. Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении.
2. Все пункты должностных инструкций должны быть сформулированы максимально конкретно.
3. Позиции должностных инструкций должны не противоречить друг другу, а дополнять друг друга.
4. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника.
5. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для непосредственных подчиненных, привлекая к данной работе опытных сотрудников.
Особо стоит остановиться на вопросе соотношения должностной инструкции и трудового договора сотрудника. Простое сравнение показывает, что ряд положений, которые входят в должностную инструкцию, пересекаются с обязательными условиями, подлежащими включению в трудовой договор. Но трудовой договор и должностная инструкция – это совершенно разноплановые документы. Первый является двусторонним соглашением между работником и работодателем, второй – односторонним актом работодателя. Трудовой договор определяет прежде всего права и обязанности организации и сотрудника по отношению друг к другу, а должностная инструкция структурирует взаимоотношения между штатными единицами организации. Кроме того, при правильном построении работы в организации должностная инструкция является первичной по отношению к трудовому договору. Сначала определяются круг обязанностей и квалификационные требования, и только после этого подыскивается человек, отвечающий таким требованиям и способный выполнять эти обязанности.
Вместе с тем ссылка на должностную инструкцию в трудовом договоре представляется необходимой, поскольку она содержит описание служебных процедур и функционала, который должен выполняться лицом, замещающим соответствующую должность, и в этой части во многом определяет трудовую функцию, которую планируется возложить на конкретного работника. При этом необходимо понимать, что в трудовых отношениях между конкретным работником и работодателем основным документом является все-таки трудовой договор, и соответственно если между работником и работодателем возникнет спор об объеме или о видах выполняемых работ, определяющим будет именно содержание трудового договора. Если работодатель хочет эффективно использовать должностную инструкцию, трудовой договор с работником должен содержать ссылку на нее. По этой же причине имеет смысл включать в трудовой договор и указание на обязательность выполнения положения о структурном подразделении и других локальных актов. Кроме того, в силу многих организационных причин должностная инструкция более детальна, чем трудовой договор. Она содержит множество организационных моментов, позволяющих более точно определить порядок выполнения возложенной на работника трудовой функции. Однако все это не исключает требования действующего законодательства, а также техническую необходимость включать в трудовой договор описание трудовой функции работника, в трудовом договоре нельзя ограничиться простой ссылкой на должностную инструкцию.
Должностная инструкция – это живой и работающий документ, и поскольку методики и методы труда, а также организационные связи подразделений постоянно изменяются в соответствии с требованиями рынка, вслед за ними в оперативном порядке должны изменяться и должностные инструкции. Для сохранения их эффективности необходимо своевременно приводить их содержание, так же, впрочем, как и иных локальных нормативных актов, в соответствие с изменяющимися задачами, обеспечивая тем самым необходимую гибкость системы управления. Данный процесс обычно регламентируется внутренним актом работодателя – Положением о порядке разработки и утверждения должностных инструкций. Такой документ содержит порядок инициирования процесса внесения изменений в действующие должностные инструкции или введения новых, определяет порядок их разработки и согласования, а также общую структуру документа.
Обычно руководитель кадрового подразделения отвечает и за своевременную корректировку должностных инструкций, вызванную сменой организационной структуры или внесением изменений в отдельные локальные нормативные акты. Работа над структурированием организационных связей, разработка должностных инструкций и рабочих регламентов – трудоемкий и кропотливый труд. Но это именно та работа, которая способна привести к росту эффективности, производительности труда и как следствие к повышению конкурентных преимуществ организации на рынке.
1.2. Создание благоприятных условий труда
Трудовая деятельность человека основана на его работоспособности, т. е. умении производить целенаправленные действия. С физиологической точки зрения это способность человеческого организма выдерживать в ходе трудового процесса соответствующие физическую, нервно-психическую и эмоциональную нагрузки и тем самым обеспечивать производительную трудовую деятельность. В Трудовом кодексе РФ (ст.209) дается следующее определение: «Условия труда – совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника».
При благоприятном сочетании условий труда человек испытывает состояние комфорта, что является важной составляющей высокой эффективности труда и предупреждения заболеваний. Значительное отклонение условий труда от оптимального уровня может быть причиной ряда физиологических нарушений в организме работающих, привести к снижению работоспособности и даже к профессиональным заболеваниям.