Для этого он составляет и представляет в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1) и прикладывает к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы. Это могут быть билеты до места назначения и обратно, квитанции за пользование постельными принадлежностями, счета гостиницы, командировочное удостоверение с отметками о датах выбытия в командировку, о датах прибытия и выбытия в организации, куда он был направлен, а также о дате возвращения. Кроме того, к авансовому отчету нужно приложить служебное задание для направления в командировку с кратким отчетом о его выполнении.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Материальная ответственность работников
Трудовым законодательством предусмотрена обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю (ст. 238 ТК РФ).
Статьей 243 ТК РФ предусмотрены различные основания полной материальной ответственности. В частности, в соответствии с п. 2 ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность работника наступает при выявлении недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора.
Заключение договора о полной материальной ответственности предусмотрено п. 32 и 33 Порядка ведения кассовых операций.
Минтруда России постановлением от 31 декабря 2002 г. № 85, утвердил перечень должностей работников, а также работ, при выполнении которых может вводиться полная материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, и типовые формы договоров.
В этот перечень включены кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).
Предметом договоров о полной индивидуальной материальной ответственности является возмещение работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества.
Подписание договора о полной материальной ответственности с кассирами целесообразно проводить одновременно с подписанием трудового договора. В тексте трудового договора нужно оговорить и условия работы, и то, что она будет связана с приемом и выдачей наличных денег на условиях полной материальной ответственности работника.
При подписании договора могут быть оговорены конкретные обязательства работодателя, которые он обязан выполнить для создания условий хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).
Кроме того, необходимо под расписку ознакомить кассира с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, проинформировать его о функциональных обязанностях и о порядке документального оформления кассовых операций с использованием контрольно-кассовой техники, а также о порядке сдачи денежной выручки инкассаторам или в кассу организации.
В интересах как работника, так и работодателя до заключения договора о полной материальной ответственности необходимо провести инвентаризацию (проверку наличия) имущества, вверяемого работнику. Такая инвентаризация (проверка) может также проводиться при уходе материально-ответственных лиц в отпуск, возвращении из отпуска, продолжительной болезни и увольнении.
Взысканию ущерба, причиненного недостачей, должно предшествовать определение его размера. При определении размера возмещения ущерба по трудовому праву неполученные доходы (упущенная выгода) не учитываются и взысканию не подлежат.
Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение и восстановление имущества.
По общему правилу размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и повреждении (порче) имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК РФ).
Инвентаризация денежных средств
Общий порядок проведения инвентаризации имущества организации изложен в ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и детализирован в Методических указаниях о проведении инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июля 1995 г. № 49.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
В обязательном порядке инвентаризация проводится:
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации.
Для оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств применяется унифицированная форма № ИНВ-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Другие сроки проведения инвентаризации можно устанавливать самостоятельно, причем их нужно зафиксировать в учетной политике организации.
Кроме общих правил по проведению инвентаризации имущества и обязательств должен соблюдаться Порядок ведения кассовых операций. Так, п. 37 данного Порядка предусмотрено, что в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров проводится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Их фактический остаток в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Как следует из этого пункта, в организации кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить и регулярные внезапные проверки денежной наличности.
Проверки кассы можно проводить с любой периодичностью – как ежемесячно, так и ежеквартально. Главное – проверять кассу внезапно, чтобы кассир не знал заранее о запланированной проверке.
Примерная форма акта такой внезапной проверки приведена в приложении 4 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Правом проводить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины наделены и аудиторы при проведении аудита в соответствии с заключенными договорами, и учредители организации (ревизионная комиссия (ревизор), которая образуется в соответствии с учредительными документами организации).