При разработке или введении в действие процедур в отношении ЧР следует провести консультации с работниками и, где целесообразно, их представителями. Важно каждого работника инструктировать о том, как действуют процедуры, их следует опубликовать либо в справочнике, либо отдельным документом. Линейным менеджерам, возможно, необходимо специальное обучение тому, каким образом им нужно применять эти процедуры, а отделу ЧР – обеспечить руководство везде, где необходимо. Отдел ЧР, как правило, обязан гарантировать последовательное их выполнение.
Процедуры необходимы прежде всего в тех сферах, которые связаны с разрешением трудовых конфликтов, вопросов сокращений, пригодности к выполняемой работе и дисциплинарных вопросов.
ПРОЦЕДУРА РАЗРЕШЕНИЯ ТРУДОВЫХ КОНФЛИКТОВ
В процедурах разрешения трудовых конфликтов четко изложена политика регулирования трудовых конфликтов и подход к их рассмотрению. Пример данной процедуры приведен далее.
...
ПРОЦЕДУРА РАЗРЕШЕНИЯ ТРУДОВЫХ КОНФЛИКТОВ
ПОЛИТИКА
Политика компании состоит в том, что:
• непосредственному руководителю работника следует беспристрастно выслушать его по поводу любых жалоб, которые он, возможно, хочет выразить;
• у работника должно быть право подавать апелляцию вышестоящему руководителю по поводу решения, принятого его непосредственным начальником;
• работник должен иметь право на то, чтобы при подаче жалобы или апелляции по поводу решения его сопровождал выбранный им товарищ по работе.
Цель процедуры – уладить конфликт и привести ситуацию как можно ближе к той, которая была до его начала.
ПРОЦЕДУРА
Основные этапы, по которым может развиваться конфликт:
1) работник ставит вопрос перед своим непосредственным руководителем, при этом его может сопровождать выбранный им товарищ по работе;
2) если работник не удовлетворен решением, он требует встречи с руководителем более высокого уровня, чем тот, на котором находится менеджер, первоначально выслушавший его жалобу. Эта встреча происходит в течение пяти рабочих дней после запроса, на ней присутствуют руководитель, которому был направлен запрос, менеджер по персоналу, работник, подающий апелляцию на решение его жалобы, и, при желании, его представитель. Менеджер по персоналу заносит в протокол результаты встречи и выдает копии всем участникам;
3) если работник все еще не удовлетворен решением, он может подать апелляцию соответствующему члену совета директоров. Встреча, на которой будет выслушана его апелляция, проводится в течение пяти рабочих дней после запроса, на ней присутствуют член совета директоров, менеджер, ответственный за персонал, работник, подающий апелляцию, и, при желании, его представитель. Менеджер по персоналу заносит в протокол результаты встречи и выдает копии всем участникам.
ДИСЦИПЛИНАРНАЯ ПРОЦЕДУРА
В дисциплинарной процедуре подробно излагаются этапы принятия дисциплинарных мер. Пример приведен далее.
...
ДИСЦИПЛИНАРНАЯ ПРОЦЕДУРА (часть 1)
ПОЛИТИКА
Политика компании состоит в том, что, если по отношению к работнику приходится принимать дисциплинарные меры, они должны:
• применяться только в том случае, если есть веская причина и не вызывающие сомнения факты;
• соответствовать характеру совершенного нарушения;
• быть без сомнения справедливыми и соответствовать мерам, принятым ранее в подобных обстоятельствах;
• приниматься только в случае, если работник знает стандарты, соответствие которым от него ожидается, или необходимые для выполнения правила;
• предоставлять работнику право на любом официальном разбирательстве быть представленным каким-либо уполномоченным на это лицом или коллегой;
• предоставлять работнику право точно знать, какие обвинения выдвинуты против него, и ответить на них;
• предоставлять работнику право обжалования любой дисциплинарной меры.
ПРАВИЛА
Компания несет ответственность за то, что действующие правила опубликованы и доступны всем работникам.
ПРОЦЕДУРА
Процедура выполняется в следующем порядке:
1. Неформальное предупреждение . В первый раз или в случае мелкого нарушения работник получает устное, или неформальное, предупреждение. Его делает непосредственный руководитель работника.
2. Официальное предупреждение . В случае первого серьезного или повторяющихся мелких нарушений работник получает официальное письменное предупреждение. Его делает непосредственный руководитель работника, в нем точно сформулирован характер нарушения и указано, какие дисциплинарные меры будут приняты к сотруднику в будущем, если нарушение повторится в течение определенного периода времени. Копию этого предупреждения передают в личное дело работника, но уничтожают по истечении 12 мес. со дня представления, если его работа в этот период была удовлетворительной. Работник обязан прочитать и подписать официальное предупреждение, он имеет право подать апелляцию вышестоящему руководству, если считает это предупреждение неправомерным. Ему следует обратиться к менеджеру по ЧР за консультацией по поводу содержания данного предупреждения.
3. Дальнейшие дисциплинарные меры . Если, несмотря на сделанные предупреждения, работник по-прежнему не в состоянии достичь соответствия требуемым нормам в отведенный период времени, может возникнуть необходимость рассмотреть более строгие дисциплинарные меры. Этими мерами может быть временное отстранение от должности без сохранения заработной платы на срок до трех дней или увольнение. В любом случае, прежде чем принимать меры, руководителю подразделения следует обсудить вопрос с менеджером по персоналу. Работники, занимающие должности ниже руководителя подразделения, имеют возможность только рекомендовать вышестоящему руководству применить дисциплинарные меры, за исключением случаев, когда руководитель их подразделения отсутствует (например, в ночную смену), тогда они могут на один день отстранить работника от работы, отложив решение на следующий день. Дисциплинарную меру не следует утверждать, пока не проведена процедура рассмотрения апелляции.