Несмотря на различие между аспектами адаптации, все они находятся в постоянном взаимодействии, поэтому процесс управления требует наличия единой системы инструментов воздействия, обеспечивающих быстроту и успешность адаптации.
Рис. 30. Виды адаптации в организации
На рис. 30 в типологии адаптации приведены также первичная и вторичная адаптации. Первичная адаптация – это специальные программы, помогающие вчерашним выпускникам учебных заведений, как правило не имеющим опыта трудовой деятельности, освоить профессиональные навыки и рабочие отношения на практике.
В программах вторичной адаптации наблюдается обратная ситуация, когда на новое место приходит профессионал, за плечами которого кроме профессионального опыта стоит опыт работы в других организациях, с другими системами ценностей и отношениями. Здесь социально-психологическая адаптация имеет большее значение, чем профессиональная, поскольку нормы, ценности, системы деловых и личностных взаимоотношений в новом коллективе накладываются на предыдущий опыт новичка и ему приходится зачастую ломать уже существующие стереотипы взаимоотношений.
Кроме этого адаптация может быть как формализованной (обучение в кадровой службе, наставничество, инструктаж на рабочем месте, ознакомление с корпоративными документами и др.), так и неформализованной (общение, консультирование на рабочем месте, наблюдения и пр.) – это спонтанные действия руководителя по отношению к новому сотруднику по принципу: «Вот твой стол, твоя должностная инструкция. Будут вопросы, подходи, не стесняйся». Но не каждый новичок, видя загрузку своего начальника, наберется смелости и подойдет к нему за консультацией.
Формализованные программы адаптации – это корпоративная политика, включающая специальные процедуры, формы и методы работы с новыми сотрудниками, обеспеченная материальными, финансовыми и кадровыми ресурсами в целях формирования компетентных, высокомотивированных и преданных человеческих ресурсов компании для достижения стратегических целей и конкурентных преимуществ. Грамотно построенные адаптационные программы должны обеспечивать правильное вхождение нового сотрудника во внутренний мир компании, тем самым снижать у него уровень тревожности и повышать его уверенность в своих силах, формируя с первых дней сопричастность к организации, к общему делу. В подготовку и реализацию таких программ должны быть вовлечены не только линейные руководители и работники кадровых служб, но и сотрудники других подразделений организации, например службы безопасности, общего отдела, информационных служб.
Следует помнить, что трудовая адаптация имеет временной период. Одним из критериев оценки управленческой эффективности адаптационного процесса является время достижения новым сотрудником показателей производительности труда или уровня компетенций его предшественника. Процесс, в течение которого новый работник включается в жизнь новой организации, имеет определенные этапы, составляющие жизненный цикл адаптации (рис. 31). От того, как будут пройдены эти этапы новым сотрудником, зависит результативность его деятельности, психологический комфорт, корпоративная вовлеченность, мотивация, лояльность новой организации.
Рис. 31. Жизненный цикл адаптации
В жизненном цикле адаптационного процесса нового сотрудника в организации выделяют три этапа.
Этап 1: ориентация сотрудника – это практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. К этой работе привлекают как непосредственного руководителя новичка, так и сотрудников службы по управлению человеческими ресурсами. Обычно программа ориентации включает ряд небольших лекций, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с определенным оборудованием). В результате сотрудник знакомится с историей организации, характером деятельности, структурой управления, правилами и нормами поведения.
Этап 2: приспособление. На этом этапе новичок привыкает в ходе рабочей деятельности к своему статусу в организации, начинает строить отношения с коллегами, руководителем, ориентируясь в ситуации уже не теоретически, а непосредственно, на практике.
Этап 3: идентификация. Данный этап характеризуется окончанием процесса адаптации и стабильной деятельностью и взаимодействием с сотрудниками. Работа становится привычной (т. е. не вызывает страха и неуверенности в собственных силах), а отношения в коллективе стабильными. Он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1–1,5 года работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала.
Смена этапов вызывает трудности, называемые адаптационными кризисами, поскольку возрастает воздействие на нового сотрудника объективных и субъективных факторов. К объективным относятся факторы, связанные с производственным процессом, организационным окружением, т. е. факторы, в меньшей степени зависящие от личности работника, например организация труда, условия труда, отраслевая специализация, территориальное расположение, стратегия организации и т. д. Субъективные факторы — это социально-демографические (пол, возраст, образование, социальное положение и т. д.) и социально-психологические характеристики (потребности, интересы, цели, ожидания, ответственность, экстравертность, гибкость, инициатива и т. д.) нового сотрудника, оказывающие воздействие на процесс его вхождения в новую организацию.
На каждом из перечисленных этапов необходимы продуманная система управления адаптацией, активное воздействие на объективные и субъективные факторы в целях сокращения сроков и снижения неблагоприятных последствий адаптационного процесса.
Наиболее эффективным методом адаптации персонала является наставничество. Наставник на личном примере показывает сотруднику, как нужно выполнять работу, сотрудник наблюдает и имеет возможность напрямую общаться с наставником, получать всю необходимую ему информацию, восполнять пробелы в понимании профессиональной деятельности. В дальнейшем сотрудник сам выполняет свои обязанности, а наставник курирует процесс и результат. В советские времена движению наставничества придавали большое значение – стать наставником было престижно и почетно. При выборе наставников руководствуются следующими качествами: высокий профессионализм, коммуникабельность, доброжелательность, желание передавать свой опыт и знания, согласие быть наставником, любовь к своему делу и лояльность организации. В некоторых компаниях лучших наставников премируют за работу с новыми сотрудниками, но есть немало примеров, когда наставничество – это потребность людей передавать свой опыт, помогать новым или молодым сотрудникам влиться в новый коллектив.