В больших компаниях со многими дивизионами сохраняется тот же принцип: чем больше фактор «владения» на местах – тем лучше. Хотя в идее создания специализированной проектной группы может быть и рациональное зерно – для формирования корпоративных стандартов; но все реальные решения должны приниматься людьми, которые будут этот процесс использовать в своей повседневной деятельности.
Глава 9 Стартовое обучение и планирование
Есть две основные причины уделять время изучению объемного планирования продаж и операций. Во-первых, чтобы ваше решение внедрять его было обоснованным и веским. И во-вторых, чтобы сформировать общий подход, общую терминологию и общее видение будущего для всех людей, которые будут вовлечены в процесс внедрения и будут использовать в своей работе объемное планирование продаж и операций.
РИСУНОК 9.1
Это обучение, проводимое экспертом объемного планирования продаж и операций, должно охватить всех сотрудников, которые будут вовлечены в процесс объемного планирования продаж и операций: топ-менеджеров, менеджеров среднего звена и других, таких как маркетинговые аналитики, продавцы и планировщики.
Основная цель этого образовательного мероприятия состоит в том, чтобы дать людям целостное представление о процессе объемного планирования продаж и операций. Им нужны убедительные аргументы, чтобы по собственному почину и с энтузиазмом взяться за осуществление необходимых перемен, включая и некоторые аспекты своей собственной работы.
Это относится и к топ-менеджерам настолько же, насколько и к другим группам сотрудников компании, поскольку они в силу своего положения тесно связаны с принятием решений. Принятие верных решений сегодня стало делом более сложным, чем когда-либо, поскольку скорость происходящих вокруг нас перемен сегодня велика как никогда. Как мы вам говорили ранее, лучшие процессы приносят лучшие плоды, а лучшие процессы принятия решений – приносят лучшие решения. А в этом и состоит работа топ-менеджеров: принимать лучшие решения – в смысле своевременности и качества, – чем руководство конкурирующих компаний.
Не только руководители, но и всякий вовлеченный должен понять, что объемное планирование продаж и операций – это отличный процесс принятия решений. Как раз для этого вы и проводите образовательное мероприятие для них – высших и средних менеджеров компании, и как раз это они и должны хорошо себе уяснить.
Стартовый процесс делится на три отрезка, и каждый последующий вовлекает меньше людей и рассматривает больше деталей, чем предыдущий.
Первая треть дня
Тема: основы объемного планирования продаж и операций; понятие о том, что это такое, каковы его роль и место, как оно работает и чем отличается от того, что вы знали до сегодняшнего дня. Какие выгоды оно приносит и как можно его внедрить у себя.
Присутствуют: все, кто будет управлять объемным планированием продаж и операций, и всякий, кто в нем заинтересован. Топ-менеджеры по этому критерию явно попадают сюда. Все хорошо, но здесь есть небольшая потенциальная проблема: они уже «изучили это» на своем брифинге для руководителей. Так почему же они должны быть здесь?
Причины три:
1. Они «услышат кое-что еще» на стартовом мероприятии, которое содержит больший объем материала.
2. Они услышат те же самые вещи совершенно по-другому. Их внимание направлено теперь более на то, «как же нам заставить пилотный процесс работать?», чем на то, «что это за штука такая?», как это было на брифинге.
3. Если топ-менеджеры будут отсутствовать, собравшиеся, вероятно, скажут: «Эта штука выглядит неплохо, но они никогда этого делать не будут». Под «о?ш» понимаются, естественно, топ-менеджеры. Их присутствие и участие, включая самого президента, станет красноречивым свидетельством, что данная инициатива – всерьез.
Акцент: как объемное планирование продаж и операций сделает компанию лучше и как его успешно внедрить.
Вторая треть дня
Тема: как применять практику объемного планирования продаж и операций в компании.
Присутствующие: большая часть тех, кто присутствовал на первом мероприятии. Не обязательно, чтобы топ-менеджеры присутствовали на этой части. Но они могут прийти, если захотят. Единственное исключение – куратор проекта . Если он (или она) уже был назначен, то данный человек должен присутствовать на послеобеденной части. Если нет – должны участвовать один или несколько представителей руководства, чтобы обеспечить присутствие и отражение точки зрения топ-менеджмента.
Акцент: как процесс объемного планирования продаж и операций будет работать в компании.
Конец дня
Тема: разработка детального плана внедрения пилотного 90-дневного процесса.
Присутствующие: все, кто будет лично заниматься этим, включая куратора проекта, но исключая высшее руководство.
Акцент: создание детального плана внедрения: задачи каждого из участников, распределение ответственности, критический путь, временные вехи, потребности в ресурсах – с завершением за 90 дней живого пилотного процесса.
Эти три части должны следовать друг за другом три дня подряд. Обычно, однако, первая и вторая части проводятся в один день. А третью проводят на следующий день до обеда, что позволяет уделить остаток дня доработке детального плана и другим вопросам, если это будет необходимо.
Скажите теперь, кто, помимо уже перечисленных участников, должен присутствовать на этом мероприятии? Конечно, эксперт объемного планирования продаж и операций. Если этот человек хорошо справился со своими обязанностями на брифинге для руководства, то вполне логично, что он будет проводить и стартовое обучение.
В следующей главе – разработка календарного плана проекта.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если президент уехал и не может присутствовать на первой части?
Просто перенесите сессию. Это значит, что потребуется перенести не только первую сессию, а целиком все стартовое обучение, поскольку сессии следуют друг за другом подряд.
Отсутствие президента может стать очень плохим знаком для других служащих компании: «Босс считает, что все это не очень важно».
Затраты и неудобства переноса стартового обучения – ничто в сравнении с потерями и неудобствами, которые возникнут при провале внедрения объемного планирования продаж и операций.
Глава 10 Разработка календарного плана проекта
Для начала несколько ключевых рекомендаций по календарному плану проекта:
• Чтобы выдержать график проекта, необходимо, чтобы пилотный процесс действительно уложился в отведенный 90-дневный срок.
• Календарный план сначала охватывает только первые 90 дней или около того. Потом, после принятия решения запускать/не запускать № 2 (о полном внедрении объемного планирования продаж и операций), составляется календарный план на дальнейший период – на вторую фазу (расширение) и на третью фазу (финансовая интеграция). Календарный план на первые 90 дней обычно составляется на третьей части стартового обучения. Иногда после этого требуется еще несколько дней для окончательной доработки плана.
РИСУНОК 10.1
Задачи, решаемые за три месяца внедрения пилотного проекта, перечислены на рис. 10.1. Вся деятельность в этот период направлена на достижение двух целей: успешного завершения пилотного процесса и закладки основ и ключевых возможностей для перехода к полному процессу объемного планирования продаж и операций.
Большинство работ, необходимых для внедрения объемного планирования продаж и операций, выполняется в этот 90-дневный период, воплощаясь в живом пилотном процессе. Поэтому рассмотрим сначала пилотный процесс: какова его основная цель?
Может быть, его цель в том, чтобы лучше наладить управление бизнесом? Нет, не совсем так. Основная миссия пилотного процесса – это миссия образовательная. Он должен продемонстрировать топ-менеджменту, что объемное планирование продаж и операций будет работать в данной компании. Во время пилотного процесса сотрудники компании первый раз сами пробуют и смотрят, анализируют и учатся тому, как он будет работать в компании, и тем самым проникаются большей уверенностью в нем.
Таким образом, главная задача живого пилотного процесса – помочь группе руководителей принять полностью информированное решение о расширении процесса объемного планирования продаж и операций на все группы продуктов, интегрировать в него финансы и т. д. (решение запускать/не запускать № 2). Помните о том, что это подход с низкой стоимостью и низким риском, пошаговый подход.
Может ли случиться так, что уже на стадии пилотного процесса будут достигнуты определенные положительные результаты для бизнеса? Такое нередко случается. Представьте себе совещание руководства на пилотной стадии процесса, на котором руководители изучают информацию о процессе объемного планирования продаж и операций, задают вопросы, сопоставляют. В какой-то момент один из них восклицает: «Взгляните, что у нас получится в следующем апреле: спрос превысит предложение. Это же проблема! Или я не прав?»