– описание материалов, оборудования и комплектующих, выбранных для получения продукта проекта, и их основные эксплуатационные параметры;
– структурная схема – графический документ, который показывает структуру продукта проекта и взаимосвязь его отдельных элементов;
– планы, объясняющие применение или расположение продукта по отношению к другим объектам;
– порядок выполнения работы.
В компаниях, постоянно готовящих эти документы, следует выбрать вариант структуры обоснования, после чего на необходимом уровне описать технологию выполнения процессов, сформулировать нормативы для оценки стоимости работ, порядок выбора подрядчиков. В этом случае подготовленное обоснование будет иметь утвержденную структуру, а качество подготовки обоснования существенно меньше будет зависеть от квалификации сотрудника.
Контрольные вопросы1. В чем смысл инициации проекта?
2. Какие подпроцессы можно выделить в процессе подготовки обоснования?
3. Какое значение для проекта имеют понятия продукта проекта и стратегического плана?
4. В чем отличие критериев успеха от критериев поставки проекта?
Глава 4
Разработка плана инновационного проекта
4.1
Бизнес-процесс разработки плана инновационного проекта
Одним из важнейших условий успешной реализации проекта является системная разработка плана проекта. Важно отметить, что после разбиения проекта на этапы разрабатывается план каждого этапа, а затем эти планы стыкуются. План управления проектом может состоять из нескольких вспомогательных планов, например плана управления расписанием, плана управления стоимостью, плана управления поставками, плана управления рисками и т. д. Состав и наполнение вспомогательных планов определяются спецификой проекта и потребностями команды проекта.
Как и при подготовке обоснования проекта, разработка плана проекта реализуется через процессы. При разработке плана проекта последовательно реализуются следующие процессы (рис. 4.1; приведена только часть процессов):
• планирование содержания;
• формирование ИСР;
• планирование ресурсов;
• определение взаимосвязей операций;
• определение длительности операций;
• оценка стоимости операций и разработка бюджета;
• разработка расписания;
• планирование взаимодействия (коммуникаций);
• назначение персонала;
• планирование рисков;
• планирование качества;
• планирование закупок проекта.
Рис. 4.1. Процессы планирования
Выполняя процессы планирования, получим в итоге план управления проектом. Этот план может состоять из вспомогательных планов[9] и других элементов.
• План управления содержанием проекта. Под содержанием проекта понимаются работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услуги или результат с указанными характеристиками или функциями. План управления содержанием включает в себя указания о том, как команда проекта будет определять, проверять, контролировать содержание проекта. В его состав включены процесс подготовки подробного описания содержания проекта, процесс подготовки ИСР, процесс, определяющий процедуру приемки результатов поставки проекта, процесс, контролирующий обработку запросов на изменения содержания проекта.
• План управления расписанием. Определяет, как будут осуществляться контроль над расписанием проекта и управление им.
• План управления стоимостью. Управление стоимостью заключается в воздействии на факторы, вызывающие отклонения по стоимости, и управление изменениями бюджета проекта.
• План управления качеством. Описывает, каким образом команда управления проектом будет обеспечивать политику организации в области качества, и содержит описание процессов контроля качества (технические аспекты), обеспечения качества (организационные аспекты) и улучшения качества.
• План обеспечения проекта персоналом. Содержит описание того, как и когда будут выполняться требования по обеспечению человеческими ресурсами. В плане обеспечения персоналом должны быть описаны следующие моменты: порядок набора персонала, временные рамки задействования персонала, порядок высвобождения ресурсов, план обучения персонала, система премирования и поощрения.
• План управления коммуникациями. Содержит требования к коммуникациям со стороны участников проекта, сведения о передаваемой информации (формат, содержание, степень детализации, условные обозначения), описание способов передачи информации, частота коммуникации.
• План управления рисками. Содержит определение подходов к управлению рисками, порядок идентификации рисков, их оценки, разработки реагирования, выделения ресурсов и т. п.
• План управления поставками. Содержит описание используемых видов контрактов, критериев оценки, порядка выбора поставщиков и управление ими, порядок координации графика поставок с расписанием проекта, определение гарантий выполнения контракта и т. п.
Прочие элементы плана проекта:
• перечень контрольных событий – важных моментов или событий проекта;
• календарь ресурсов – календарь, документирующий рабочие и нерабочие дни, даты, на которые данный ресурс может быть недоступным или незадействованным;
• базовый план расписания – утвержденный план с указанными временными фазами;
• базовый план по стоимости – распределенный по времени бюджет, по которому производятся сверка, мониторинг и контроль использования денежных средств проекта;
• базовый план по качеству – документ, в котором содержатся требования к качеству данного проекта;
• реестр (список) рисков – документ, в котором содержатся результаты идентификации рисков (список рисков, список источников рисков, признаки рисков).
Рассмотрим подробнее некоторые процессы планирования.
4.2
Формирование ИСР
Для решения общей задачи проекта и достижения его цели проект подразделяется (декомпозируется) на подзадачи, решаемые последовательно. Декомпозиция означает подразделение основных результатов проекта на отдельные, более управляемые, компоненты для того, чтобы:
• повысить точность стоимостных, временных и ресурсных оценок;
• определить порядок контроля исполнения;
• обеспечить четкую систему ответственности.
В результате декомпозиции формируется ИСР – ориентированная на результат структура операций проекта, определяющая общие цели проекта (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Иерархическая структура работ
Например, при строительстве дома можно выделить подзадачи: подготовка фундамента, возведение стен, крыши, отделочные работы, электропроводка, водоснабжение и канализация. В свою очередь подготовка фундамента подразделяется на задачи: рытье котлована, подсыпка песчаной подушки, укладка фундаментных блоков и т. д. Таким образом, формируется ИСР строительства дома. Понятно, что при строительстве другого аналогичного дома можно воспользоваться уже разработанной ИСР. Подобная ИСР является типовой и может использоваться неоднократно.
Декомпозиция основных результатов проекта на отдельные более детальные компоненты осуществляется до тех пор, пока этой детализации не оказывается достаточно для последующего управления проектом (планирования, контроля, анализа, управления).
При формировании ИСР используются следующие правила.
1. Каждый элемент ИСР обеспечивает достижение ощутимого результата.
2. Каждый элемент ИСР является результатом всех подчиненных элементов, перечисленных непосредственно под ним.
3. Декомпозиция результатов, начиная с верхнего уровня ИСР и заканчивая нижним, должна быть логически взаимоувязана. Каждый следующий уровень представляет собой следующую степень детализации операций проекта.
4. Результаты декомпозиции работ каждого уровня являются уникальными и отличаются от результатов других пакетов работ того же уровня.
5. Процесс разработки ИСР обеспечивает корректировку ИСР в случае изменения объема работ по проекту.
6. Все результаты в явном виде включаются в ИСР.
7. Для всех важных событий, связанных с отчетностью (например, ежемесячные отчеты, отчеты о проведении испытаний и т. д.), определяются соответствующие пакеты работ.
8. Все работы должны быть совместимы с организационной структурой и структурой затрат.
9. Результаты четко определяются, чтобы исключить дублирование объемов работ внутри элементов ИСР, в целом по организации или отдельными ответственными за выполнение работ.