Читать интересную книгу "Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников - Елена Макота"

3. Структура управления

• Подумайте, характерны ли для Вашей организации такие ситуации и насколько часто они происходят?

• Руководитель компании ставит задачи каждому сотруднику и контролирует их выполнение;

• Руководители подразделений согласовывают каждое решение с первым руководителем;

• Сотрудники выполняют любое задание, которое им поручает один из руководителей;

• Обязанности сотрудников определяются в устной договоренности с начальством;

• Информация о состоянии дел передается устно.

4. Система управления в компании

• Существует ли четкое закрепление функций и областей ответственности сотрудников (Имеются ли формализованные должностные инструкции)?

• Доводится ли информация сверху вниз своевременно и четко, без искажений?

• Насколько последовательно внедряются управленческие решения? Если нет, то почему? (Соблюдение сроков и контроль качества выполнения распоряжений руководства)?

• Возникают ли сбои между подразделениями/ сотрудниками при обмене/ передачи информации?

• Насколько систематизировано оформление и передача управленческой информации (формализована ли эта система, существует ли в компании ситсема документооборота):

• Существуют ли формализованные системы оперативного контроля, оплаты труда персонала?

• Какая система оплаты труда сотрудников существует в компании? Есть ли отличия в подходах к оплате для различных категорий сотрудников?

• Какие категории сотрудников оцениваются по количественным показателям? Какие это количественные показатели (автоматизировано ли получение данных для расчета системы оплаты труда)?

• Существуют ли четкие обоснованные критерии эффективности работы компании, ее подразделений, сотрудников (особенно задействованных в продажах)?

• Соответствует ли уровень заработной платы в компании среднерыночному размеру по отрасли (особенно торгового персонала)?

• Какие формализованные процедуры есть в организации (какие документы доступны для анализа)?

• Каков уровень нагрузки руководства, как руководителя компании, так и менеджеров среднего звена (работают по 10–12 часов; работают нормальный рабочий день с редкими авралами; частые авралы)?

• Каковы сновные причины повышенной нагрузки/возникновения авралов и сбоев в работе?

5. Анализ организационной структуры и существующих бизнес процессов

• Вам необходимо определить распределение функциональных обязанностей между сотрудниками и структурными подразделениями по бизнес-процессам и организационной структуре и ответить на следующие вопросы.

Должность_____________________________________

Ф.И.О.________________________________________

Основные обязанности (функции), выполняемые сотрудником ____________________________________

• Насколько эффективна работа сотрудников при существующей организационной структуре? В чем заключается неэффективность? С чем это может быть связано?

Следует обратить особое внимание на решение следующих задач (Какие задачи являются первоочередными для решения)_____________________________

Так же вам может помочь данный список вопросов для анализа должности.

Пример 1

Список вопросов анализа должности (образец)

Таким образом, собирая информацию для описания бизнес-процессов, Вы должны использовать, как минимум, следующие инструменты:

✓ анализ производственной документации и существующих регламентов;

✓ проведение интервью с ключевыми сотрудниками для описания последовательности выполнения работ;

✓ письменное анкетирование;

✓ изучение работы сотрудников на местах;

✓ обсуждение в рабочих группах.

В результате, Вы должны получить ответы на следующие вопросы:

1. Процесс.

Какой процесс Вы анализируете?

• Какие единицы оргструктуры или зоны функциональной ответственности в них участвуют?

• Когда и какие функции, необходимые для завершения процесса нужно выполнять?

• Что представляют собой результат этих функций?

• Каков результат данного процесса?

Любой процесс всегда должен завершаться измеряемым и значимым для фирмы результатом. Исходя из этого, процессы разделяются не по границам бизнес-подразделений, а по продукту или результату. Иными словами, бизнес-процесс – полный цикл действий, целью которого является доведение до «внутреннего» или «внешнего» клиента определенного продукта (результата).

2. Сам процесс работы.

• Какие этапы в нее включаются и как они должны выполняться?

• Каково время исполнения заказа?

• Какие затраты?

• При помощи чего соблюдаются этапы работы?

• Какие требования к качеству выполнения работы предусмотрены?

3. Материальный поток.

Какие виды ресурсов требуются?

Каковы необходимые потребности в мощностях

• Какой объем имеется в наличии?

• Существует ли резерв незадействованных мощностей?

• С какой частотой происходят колебания использования мощностей?

4. Информационный поток.

• Откуда поступает информация (вход)?

• Какие данные?

• По какому пути поступают?

• Как обрабатываются данные?

• Куда поставляется исходящая информация (выход)?

В дальнейшем, мы с вами должны будем осуществить следующие шаги:

• Смоделировать процессы «как есть»;

• Проанализировать бизнес-процессы;

• Смоделировать процессы «как должно быть»;

• Разработать регламенты осуществления процессов;

• Внедрить необходимые изменения.

Не «перескакивайте» через этапы и не меняйте их местами! Составлять регламенты без схем невозможно, а моделировать «как должно быть», не видя «как есть» – серьезная ошибка. Это означает попытку оптимизировать процессы, которые работают так, как вы их себе представляете. Однако, как правило, это не те процессы, которые существуют на самом деле.