Решение о том, какой системой бронирования пользоваться, надо принимать, посоветовавшись с опытными менеджерами или после того, как самостоятельно протестируете работу нескольких систем. Практически все компании предоставляют тестовый доступ, а если нет, то не спешите оплачивать абонентское обслуживание за шесть месяцев и более, ограничьтесь одним месяцем.
Какие бывают системы бронирования туров?
Собственные системы онлайн-бронирования туроператоров
Турагент заключает договор и регистрируется на сайте туроператора, получает логин, пароль и бронирует туры на сайте в режиме реального времени 24 часа в сутки без дополнительной оплаты. С каждым месяцем количество туроператоров с собственной системой онлайн-бронирования растет, так как, несмотря на значительные финансовые вложения в разработку системы, снижаются издержки на связь и рабочие места для обработки заявок, на другие административные расходы.
Работая с такими системами, агент информирован о ценах и наличии мест в отелях. Бронируя тур, он сразу получает подтверждение, что дает возможность обслуживать клиентов за более короткое время. Системы бронирования операторов автоматически выдают большинство бухгалтерских документов, необходимых для оформления тура, а также информацию о поступлении денег на расчетный счет туроператора при безналичной оплате. За онлайн бронирование на сайте многие операторы дают повышенную комиссию.
Но имеется существенный недостаток такого способа: нет предложений других туроператоров, которые могут быть выгоднее.
Поисково-информационные системы бронирования туров
IT-компании, а их всего несколько на туристическом рынке, ежедневно (каждый час), собирают информацию о турах у туроператоров, закрытых продажах (stop sale), о датах вылета и другую и внедряют данные в свою систему поиска туров.
Турагенты имеют возможность по многочисленным признакам (более 15 фильтров), выбрать тур, который необходим клиенту, – процесс занимает всего несколько секунд. В этих же системах есть описание отелей, возможных экскурсий в том или ином регионе, фотографии, карты и другая полезная для работы агентов информация.
Преимущества налицо: несколько кликов мышью, и менеджер турагентства может сообщить клиенту о стоимости тура на нужные даты, о наличии мест в отеле, возможных доплатах и т. п., и что особенное важно, узнать минимальную цену на запрашиваемый тур, сравнив цены у разных операторов.
Но есть и недостатки: это ограниченный набор компаний (нет ресурса, где представлены предложения всех операторов); различное информационное наполнение и отсутствие возможности забронировать тур онлайн. В результате все равно придется заходить на сайт туроператора, проверять или запрашивать наличие тура или ждать ответ по e-mail.
У каждой системы есть свои достоинства и недостатки, попробуйте поработать в разных и выбрать ту, которая будет удовлетворять потребности вашей компании.
Безусловно, современному туристическому агентству без системы бронирования туров не обойтись, поэтому не забудьте включить расходы на использование поисково-информационной системы в бизнес-план и перечень регулярных платежей (табл. 13).
Программы автоматизации документооборота
Современные темпы развития туристического бизнеса диктуют необходимость внедрения новых методов работы, упрощающих работу менеджеров по оформлению туров.
Таблица 13
Сводная таблица примерной стоимости услуг поисково-информационных систем и дополнительных сервисов для турагентов
Источник: сайты поисково-информационных систем.
Задачи, которые решают программы, специально созданные для турфирм, – внутриофисная автоматизация работы:
♦ учет проданных туров;
♦ печать необходимых документов;
♦ учет платежей по заявкам;
♦ ведение архива заявок клиентов;
♦ база данных постоянных клиентов;
♦ рассылка сообщений по электронной почте постоянным клиентам;
♦ учет выданных дисконтных карт;
♦ анализ получаемой информации и индивидуальной работы каждого сотрудника;
♦ учет эффективности рекламы;
♦ хранение логинов и паролей для систем онлайн-бронирования туроператоров и автоматического входа в систему бронирования без повторной авторизации;
♦ возможность учета кросс-курсов валют и процентов на конвертацию;
♦ импорт заявок из систем онлайн-бронирования туроператоров и др.
Каждый год программы совершенствуются, увеличивается количество функций, постоянно принимаются пожелания по улучшению продукта. Вам всего лишь необходимо приобрести готовый программный комплекс и инсталлировать его на рабочий компьютер.
На что нужно обратить внимание, выбирая программу автоматизации для офиса турагентства:
♦ сколько стоит установка, настройка и обучение хотя бы одного сотрудника;
♦ есть ли срок действия лицензии на программный продукт;
♦ какие модули не входят в стандартный продукт и их стоимость;
♦ как часто возникает необходимость обновления и сколько оно стоит;
♦ каковы требования к комплектации компьютера и программному обеспечению (лицензии).
Это основные расходы, которые «скрыты»; они часто не заявляются разработчиками в рекламной цене, а порой без дополнительных модулей автоматизация будет частичной или совсем незначительной.
Верный способ «опробовать» продукт – ознакомиться с демоверсией, если таковая имеется. В любом случае выбор остается за вами – нравится вам программа или нет, способствует ли она решению проблем в офисе.
Как правило, турфирмы устанавливают системы автоматизации после 5–6 месяцев работы, но есть и исключения – это компании, у которых с первых месяцев предполагается большое количество клиентов (например, при организации конференции количество информации, которую необходимо обработать, сохранить и проанализировать, превышает возможности сотрудников).
В дальнейшем автоматизация работы офиса обеспечит единообразие обработки документов, а ситуации, когда каждый менеджер работает по-своему, по «своим» тарифам, заполняя «свои» отчетные формы, будут исключены. У руководства есть возможность контролировать весь бизнес – как на рабочем месте, так и на расстоянии (в отпуске). Эти программы снижают риск финансовых потерь в случаях болезни менеджера и при увольнении, помогают новым менеджерам быстро войти в работу.
Но нужно знать, что автоматизация – дорогое удовольствие, при сложении необходимых расходов получившаяся сумма может вас неприятно удивить. Не существует программы автоматизации, которая удовлетворяла бы все потребности турфирмы, требуются настройка и доработка, а это дополнительные расходы, как правило, за каждый час работы IT-специалиста. Внедрение программ автоматизации всегда связано со стрессовыми ситуациями в офисе: менеджеры допускают ошибки при оформлении туров и у программистов-настройщиков своеобразный подход к работе, который порой дает массу поводов для отказа от идеи автоматизации.
Несмотря на все возможные проблемы, польза от автоматизированного учета деятельности туристического агентства выражается в положительных количественных и качественных показателях.
Назовем наиболее заметные программы для автоматизации работы туристического агентства: «САМО-Тур-Агент», «Мастер-Агент», «5 star office», «Terrasoft CRM», «Тур-Менеджер».
Когда технологии и техника не работают
Сейчас бизнес настолько привязан к технике – телефонам, факсам, Интернету, программам автоматизации и учета, – что когда выходит что-то из строя, деятельность фирмы буквально останавливается. Поэтому необходимо иметь дублирующие инструменты для работы.
Для туристического агентства одним из таких «дублеров» являются каталоги туроператоров. Они помогают не только в момент отключения Интернета показать туристу выбранный отель, но и иметь под рукой справочную информацию по странам.
По каждому туристическому направлению необходимо иметь не менее трех каталогов, обновлять их каждый год, постараться иметь в профессиональной библиотеке каталоги, которые друг друга дополняют. Например, один туроператор работает с отелями, а другой – большей частью с апартаментами или эксклюзивно представляет популярный у российских туристов отель, другой работает только с определенным курортом.
У некоторых операторов очень информативные каталоги, за которыми каждый год на выставках турагенты выстраиваются в очередь. К ним можно отнести: по Хорватии, Черногории – каталог туроператора «Пакс»; по Турции, Египту – «Тез тур», «Корал тревел»; по России – «Орфей» и «Ориент»; по Болгарии – «Солвекс»; по Великобритании – «BSI group»; по Европе – «Пак групп»; по Японии – «Варварка Тревел»; по индивидуальным турам и экзотике – от туроператоров «Русский Экспресс» и «Содис»; по автобусным турам – «Старый город», «Интерс»; по Китаю – от «Экспресс Лайн» и т. д.