Каждый заголовок/вопрос – это одна из главных тем проекта/его характеристика. (Данную информацию можно хранить и в компьютере… и рассылать членам группы по внутренней сети… но рукописная версия должна быть обязательно. Другие варианты не столь убедительны.)
Суть
Это похоже на призыв стать «более организованным»? Бесспорно!
Но помните, что «более организованный» не значит «более бюрократичный».
И не подразумевает установку новейшей компьютерной программы по управлению проектами. (Она-то как раз и есть одно из проявлений бюрократизма.) Более организованный = инструмент № 1 = БИБЛИЯ ПРОЕКТА/ЗАПИСНАЯ КНИЖКА/БЛОКНОТ.
Это древнейший – и простейший – инструмент. Блокнот. (Б-Л-О-К-Н-О-Т.) В конце концов, все может вылиться в три или четыре пухлые записные книжки. Мечта архивной крысы. Там можно найти б-у-к-в-а-л-ь-н-о в-с-е. Любой клочок бумаги/салфетку с записью/статью из газеты. Скорее это дневник, а не органайзер. В нем есть и легкомысленное, и безрассудное… а также серьезное и рациональное.
Электронные версии выглядят шикарно – и, возможно, вполне вас устраивают. Но многие из нас все же отдают предпочтение обыкновенному бумажному блокноту.
РКД: сила блокнота!
1. Начните. Сегодня же. Пойдите в магазин и купите несколько блокнотов. Выберите те, которые вам нравятся, – пособирайте «мусор». Кто знает, когда маленькая вырезка из газеты сыграет решающую роль?
2. Работайте над структурой блокнота. Название главы очень важно. Оно – по сути – служит метафорой или организационной схемой всего проекта.
3. Теперь используйте блокнот.
Призывайте всех вносить туда все.
Периодически собирайтесь командой просто для того, чтобы обсудить содержание блокнота. То есть изучить разрозненные наблюдения, которые по ходу дела собирают члены команды.
Пусть это будет весело… и очень важно. Это солидная часть игры под названием «Свежее творчество».
39
Любовь к спискам. Вы будете составлять списки… а списки сделают вас всеведущими. (Серьезно!)
Суть
Список. Секретарь. Назовите это силой заметок. Или силой подведения итогов. Назовите это… с-и-л-о-й.
Короче говоря, никакими словами нельзя передать всю силу, которой наделен
великий мастер подведения итогов!
А также тот, кто «неохотно» соглашается вести протоколы, составлять списки дел, делать наброски планов. «Простой» составитель таких набросков на самом деле закладывает основу повестки дня… которая позже составит фундамент самого плана проекта.
Это мощный инструмент. (Для так называемых безвластных сотрудников.) А кроме того, самый важный инструмент реализации проекта.
КОРОЧЕ… СПИСКОВ… ИЛИ ИТОГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ… НИКОГДА НЕ БЫВАЕТ СЛИШКОМ МНОГО.
Списки – это объединение… максимальное сжатие… хм… всего, что важно для нашего ВАУ! – проекта… куда мы движемся… и что делать дальше!
(Без преувеличения. Думаю, своим успехом, особенно в ранней молодости, я обязан принудительному подведению итогов. То есть неукоснительно, независимо от того, насколько я уставал после шестичасового совещания, я решительно брался за дело… и в течение нескольких часов после окончания переговоров… подводил итоги встречи. Вам же нужно проявлять инициативу и целеустремленно ввязываться в самые жаркие дебаты. Несомненно, это даст вам привилегию общения непосредственно с высшим руководством организации.)
РКД: списки… списки… и снова списки!
1. Проследите за тем, чтобы секретарь всегда запечатлевал, во-первых, заметки по ходу собрания; во-вторых, список необходимых дел. Живите… умирайте… согласно этим СПИСКАМ. (Конечно, одни списки противоречат другим. Но по крайней мере… если они есть, вы имеете четкое представление о вопросах, которые необходимо обсудить и решить.)
2. Любимая мозоль: не используйте для составления списков навороченные компьютерные программы. Результат часто получается невнятным! Простой список – это… простой список. (Например, пользуйтесь программой Word, а не Excel.)
3. Редактируйте списки… постоянно. Сделайте их «живыми». ВОТ ЭТО ИНСТРУМЕНТ! Призывайте членов команды… дотошно… вносить свою – пусть маленькую – лепту в просматривание списков. Ведите протокол: у пяти разных человек пять разных представлений о том, что должно быть в списке.
4. Примечание для «безвластных»:
У вас есть власть!
Составление списков и подведение итогов, очевидно, и есть для вас та самая возможность тихо и незаметно перехватить инициативу.
*
ПРИМЕЧАНИЕ: Я ОБОЖАЮ СПИСКИ И ИТОГОВЫЕ СВОДКИ. И Я ХОЧУ, ЧТОБЫ ВЫ ТОЖЕ ЛЮБИЛИ/ПОЛЮБИЛИ СПИСКИ И СВОДКИ! Я ВЕРЮ В ОРГАНИЗАЦИЮ. Я НЕ ВЕРЮ, ЧТО ЭТО ОЗНАЧАЕТ УСЛОЖНЕНИЕ. СПИСКИ УПРОЩАЮТ, ПРОЯСНЯЮТ, ОБЛЕГЧАЮТ.
ЧУДАКИ У ВЛАСТИ
ОТЛИЧНО СОСТАВЛЯЮТ С-П-И-С-К-И.
40
Мыслите (живите/спите/ешьте/дышите) сроками/этапами
Я называю это «живым списком дел». Действительно скромное название. Но нет более важного инструмента. Н-И-К-А-К-О-Г-О. Можете назвать его сроком/списком дел/картой этапов.
Эта карта должна быть предельно простой. (Если хотите, можете использовать сложную компьютерную программу для планирования проекта. Но именно на таком бумажном документе – на главном списке дел – я могу в чем-то поклясться.) (Если нужно, то даже кровью.)
Возведите себя в новую должность: М. Э. – Маньяк Этапов. Или Т. С. – Тиран Сроков.
Суть
Сейчас я вспоминаю, как впервые осознал всю силу сроков. Тогда я работал над новым проектом. Мы говорили… говорили… и опять говорили. (О-ч-е-н-ь важно.) Мы планировали… планировали… и снова планировали. (О-ч-е-н-ь важно.) И вдруг… в один прекрасный день… я вызвался набросать простой план требуемых сроков.
ВАУ! Реальность ошеломила!
Итак, подключение реальных (хотя и примерных) дат к «делу, которое нужно закончить до того, как можно будет перейти к следующему заданию», подействовало более чем отрезвляюще. За день напряженного определения сроков я узнал больше – в прямом смысле! – чем за месяц абстрактного планирования и обсуждения. Внезапно все встало на свои места. Я точно знал, что и когда нужно сделать. Эффект оказался поистине бодрящим.
Я поднялся выше самой вершины. (Хотя и до того уже был очень близко к ней.) Сроки… это… все!
Чтобы продумать цепочку дат, которые необходимо связать вместе для запуска, скажем, общественного проекта через семь месяцев, считая с сегодняшнего дня, вам нужно оценить реальные возможности выполнения ключевых задач. «Запуск 10 ноября 1999 года» звучит совершенно безмятежно, если дело происходит 10 ноября 1998 года. Но если вы вспоминаете, что между этими датами нужно сделать еще 24 дела (или 224!)… и еще оказывается, что, предположим, одно чрезвычайно сложное задание необходимо выполнить в течение… следующих двух недель (скорее всего, так и произойдет!)… что ж, будьте готовы к огромному выбросу адреналина.
Со времен своего «боевого крещения» я стал фанатом сроков… Фанатиком сроков. Мне кажется, нет более мощного инструмента! (Точка!) Сроки + ключевые этапы = истинное «планирование». Забудьте (прогоните прочь) более волнующие вопросы! Я утверждаю, что у сроков нет равных конкурентов.
(И еще раз: все это имеет самые разные проявления. Например, система PERT. По этой теме я получил степень магистра. Но, повторю, самое важное – это… оставлять все простым – и понятным. Иначе говоря, сроки важнее графиков PERT. Уж поверьте мне.)
РКД: тиран сроков!
1. Зная все, что вам известно сейчас (мало или много), составьте график работы на следующие полтора года. Естественно, многие/большинство/все даты будут лишь предположительными. Не важно. Если по срокам «это» – любой вопрос – кажется безумным/невозможным/смехотворным, то у вас возникли б-о-л-ь-ш-и-е проблемы. Подумайте об этом.
2. Близкие сроки изваяны в камне. Обещание за три последующие недели пройти определенный этап… это всего лишь предположение. Однако они – этапы – кроме того, еще и крайне гибкие. (Все действительно меняется.) Поэтому придерживайтесь всех сроков. (Поиграйте в историка или в «совесть проекта».) Но вместе с тем регулярно вносите поправки – скажем, раз в неделю. (В определенное время.)
3. Не откладывая… напечатайте текущий график… КРУПНЫМ ШРИФТОМ. (А также представьте его в электронном виде.) Сроки нужны и по психологическим причинам (а не только как продукт рационализации).
3а. Повторяю: остерегайтесь «усовершенствованных» компьютерных программ для планирования. (Еще раз.) С их помощью, как и благодаря электронным таблицам, вы можете почувствовать себя умнее… чем есть на самом деле. Главная сила сроков заключается в их предельной простоте. Основная идея: НЕ ИСПОРТИТЬ ВСЕ ДЕЛО!
40а
Требуется господин Последние Два Процента!