Предельный размер расчетов наличными относится к расчетам, осуществляемым в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. При расчете как по одному, так и по нескольким денежным документам этот размер превышать нельзя. Данное мнение высказано в совместном письме Банка России от 2 июля 2002 г. № 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. № 24-2-02/252.
К примеру, между организациями заключен договор поставки продукции сроком на один год. Общая сумма договора – 80 000 руб. В рамках такого договора покупатель может заплатить наличными за поставленный товар только 60 000 руб. Остальная сумма должна быть перечислена поставщику безналичным путем.
Штрафные санкции достаточно велики, поэтому во избежание административной ответственности ограничение установленного размера расчета наличными деньгами между юридическими лицами можно обойти, оформляя долгосрочные обязательства несколькими разовыми договорами на небольшие суммы. Тогда лимит расчетов наличными будет сохранен.
При этом нужно учесть, во-первых, что договоры на момент проведения проверки должны быть в наличии и подписаны обеими сторонами в целях избежания споров с налоговыми органами. Во-вторых, желательно, чтобы «маленькие» договоры не были связаны друг с другом даже косвенно, то есть в одном договоре не надо делать ссылку на другой. Например, фраза «отгрузка товара по договору № 1 будет произведена только после поступления денег по договорам № 1 и 2» наводит на мысль, что данные договоры представляют собой единое целое.
Если разбить «большой договор» о продаже товара невозможно, то существует несколько вариантов оформления расчетов. Какой из них выбрать, должны решить, прежде всего, финансовые службы организаций.
Рассмотрим варианты оформления расчетов на конкретном примере. Предположим, что в кассу предприятия от покупателя поступила денежная сумма за проданный товар в размере 200 000 руб.
Вариант 1. Организация принимает в кассу от покупателя 60 000 руб. Оставшиеся 140 000 руб. оформляются как оплата через подотчетное лицо, которое на основании доверенности продавца получило деньги от покупателя и затем вернуло их в кассу продавца.
При такой схеме расчетов сразу видно, что платежи производились между одними и теми же юридическими лицами, в рамках одного и того же договора, и, следовательно, нарушен лимит расчетов наличными. Покупатель может быть привлечен к ответственности по ст.15.1 КоАП РФ. В отношении продавца ни КоАП РФ, ни НК РФ ответственность за «сверхнормативные» расчеты наличными денежными средствами не предусматривает.
Таким образом, применение этого варианта достаточно рискованно, скорее, он рассчитан на невнимательность проверяющих органов либо на отдаленность проверки по времени (по ст.4.5 КОАП РФ давность привлечения к административной ответственности составляет два месяца со дня совершения административного правонарушения).
Вариант 2. Покупатель приобретает векселя (возможно, у банка продавца) на сумму 200 000 руб. Номинал каждого векселя не должен превышать 60 000 руб. Затем этими векселями покупатель расплатится с продавцом за отгруженный товар.
В этом случае между юридическими лицами отсутствуют расчеты наличными денежными средствами с превышением норматива.
Недостаток данной схемы – потребуется время для оформления дополнительных сделок с банком, и, возможно, появятся дополнительные издержки на услуги банка (как минимум на приобретение бланков векселей).
Вариант 3. Продавец заключает договор с индивидуальным предпринимателем на продажу товара на сумму 199 900 руб. Предприниматель продает покупателю данный товар на сумму 200 000 руб.
В основе этой схемы лежит нераспространение на предпринимателя требования о соблюдении лимита расчетов наличными – оно введено только в отношении юридических лиц. К ее минусам можно отнести то, что, во-первых, такой предприниматель должен быть в оперативном доступе, то есть принимать участие в сделке сразу, как только пришел покупатель с наличными денежными средствами. Во-вторых, она невыгодна, если предприниматель перешел на уплату единого налога по упрощенной системе с объектом налогообложения «доходы». Также нужно учесть, что применение предпринимателем специальных налоговых режимов лишает покупателя возможности принять НДС к вычету.
2.3. Правила хранения, приема и выдачи наличных денежных средств
Хранение денежных средств
Правила хранения денежных средств установлены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.
При организации хранения свободных денежных средств в кассах организации необходимо соблюдать требования Порядка ведения кассовых операций в РФ, согласно которому:
– касса организации должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;
– должна быть обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк;
– все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира;
– нельзя хранить в кассе наличные деньги других фирм.
Перед началом работы кассир-операционист обязан проверить исправность ККТ, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули. Контрольно-кассовая лента оформляется на начало и на конец дня. На ней проставляются дата, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, а в конце рабочего дня – клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира-операциониста и главного (старшего) бухгалтера.
Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляются время обрыва, указанные выше реквизиты и подписи. Затем кассир-операционист может пробить несколько нулевых чеков для проверки четкости и правильности печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах. Нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету.
Оплата с применением платежных карт
В законодательстве нет определения понятия «платежная карта». В Типовых правилах эксплуатации ККМ содержится упрощенное описание расчетов, осуществляемых посредством кредитных карточек. Кредитная карточка – пластиковый прямоугольник с магнитной полосой, которая вмещает данные, необходимые для расчетов за товар.
При покупке товара кредитная карточка вставляется в щель кассовой машины системного кассового терминала, имеющего связь с банком, по каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего карточка возвращается владельцу. При вводе кредитной карточки в машину набирается личный код, известный только владельцу.