Нет нужды говорить (но приходится), что посетителю не следует читать лежащую на столе корреспонденцию. Но и хозяин кабинета не должен тратить время гостя, продолжая долгий телефонный разговор, даже в случае крайней необходимости.
Все поведение во время посещения должно определяться простой истиной: время – деньги. Тот, к кому должны прийти, должен находиться в оговоренное время в нужном месте; тот, кто должен нанести визит, обязан не опаздывать. Но человеческая природа и современный транспорт делают подобную точность не всегда осуществимой. Посетитель, обнаруживающий, что он опаздывает на назначенную встречу, должен позвонить хозяину кабинета, чтобы тот мог внести соответствующие изменения в график своей работы. Если посетителю придется после этого прождать в приемной продолжительное время, ему должно быть передано послание с извинениями и сообщена примерная задержка во времени.
Правило гласит, что первый шаг к тому, чтобы прервать свой визит, делает посетитель, но это правило соблюдается в бизнесе только в самом общем смысле. Если посетитель не понимает намеков, что его время истекло, или игнорирует эти намеки, завершить встречу можно словами «Я хотел бы, чтобы мы продолжили, но у меня назначена другая встреча». Посетитель должен принять эти слова учтиво и не забыть попрощаться с секретарем.
Когда в офис заходят члены семьи какого-либо работника, не являющиеся служащими данного учреждения, этот работник должен следить за тем. чтобы данные визиты были недолгими. Он волен показать своих детей друзьям или представить боссу свою жену; но от такого визита останется плохое впечатление, как и от семьи, если визит затянется больше чем на несколько минут.
Внезапно свалившийся на голову посетитель не вправе чувствовать себя обиженным, если разговор с ним часто прерывается или же его держат в приемной, пока хозяин учреждения принимает других посетителей или занят какими-то деловыми вопросами.
Одежда. Взгляды на деловую одежду столь различны в разных местах, что здесь мы можем привести только самые общие правила. Хотя личные вкусы людей сильно разнятся, тем не менее деловая одежда требует определенного единообразия у работников одного учреждения. Деловая одежда никогда не должна быть экстравагантной по стилю и расцветке ткани и быть очень дорогой, заметно выделяя ее обладателя среди прочих.
Совещания. Когда работники отдела проводят официальное совещание, его обычно открывает и ведет тот служащий, который всех созывает. Он проводит собрание до самого конца, если служащие не собраны по поручению присутствующего на нем старшего начальника.
Съезд. Когда бизнесмены проводят официальное собрание, они часто надевают значки, на которых указаны их имя, организация или компания, в которой они работают, а иногда их служебное положение или занимаемый пост. К примеру:
ДЖОРДЖ С. БРАУН
Агент по закупкам
Косметическая компания «АБВ».
Небольшие по размеру значки с именами предпочтительнее больших, поскольку их легко опустить в карман или сумочку, уходя с собрания. Не следует надевать значок на улице или где-либо вне здания, в котором проводится собрание.
За деловыми совещаниями часто следуют собрания другого рода, на которых часто царит дух праздника. Тем не менее каждый делегат должен помнить, что его поведение характеризует как фирму, которую он представляет, так и место, где он живет. Это следует иметь в виду не только во время торжественных мероприятий, но и во время тех мероприятий, которые за ними следуют.
Двери. Хозяин делового помещения, вводя посетителя в свой офис, открывает дверь и пропускает гостя первым. Гостю, не связанному с фирмой, при его уходе хозяин частного офиса показывает выход. Важного гостя проводят до внешней двери учреждения или до лифта. Во всех прочих случаях поведение у двери диктуется обычным здравым смыслом и практической целесообразностью. Как правило, порядок прохода служащих офиса диктуется их рангом, а не возрастом или половой принадлежностью, но нет правила, которое соблюдается всегда.
Когда дверь помещения, где проводится собрание, минуют несколько служащих, младшие по званию – любого пола и любого возраста – обычно стоят чуть в стороне, давая возможность служащим более высокого ранга пройти первыми. Секретарь часто пропускает своего шефа и следует за ним следом по большому офису или заводу. С другой стороны, многие бизнесмены имеют обыкновение открывать дверь перед любой женщиной, и в подобном выражении учтивости нет ничего зазорного.
К закрытой двери в частном офисе следует относиться с тем же уважением, что и к закрытой двери в частном жилище; никто не имеет права открыть ее, предварительно не постучав, даже босс, если только порядок, установленный в данном учреждении, не противоречит этой обычной норме вежливости.
Еда. В офисе существует то же правило, что и везде: не ешь перед посетителем. Любой разложивший перед собой еду откладывает ее, когда входит гость, или, по крайней мере, продолжает есть только после каких-либо объяснений или извинений. Умный посетитель, заметив незаконченный обед, от которого хозяин в знак вежливости вынужден был оторваться, немедленно говорит: «Пожалуйста, продолжайте». Следовать этому разрешению или нет – это зависит от деловой интуиции хозяина офиса. Молодой служащий определенно должен проигнорировать это разрешение, если к нему с кратким визитом приходит глава фирмы, но, если служащий хочет продолжить обед, он должен сделать это только после извинений и предложения разделить трапезу.
Перерыв для кофе. Утренняя чашка кофе во многих учреждениях стала весьма почитаемой традицией. Но перерыв для кофе – это именно «перерыв», его не следует превращать в долговременное прекращение работы.
Лифты. Когда незнакомые друг другу мужчина и женщина входят в лифт учреждения, на них распространяются те же правила, что и при посадке в автобус или другое общественное средство транспорта. Если лифта ожидает лишь несколько женщин, мужчина предоставляет им возможность войти первыми; если же у двери собралась толпа, в лифт по очереди входят те, кто располагается к нему ближе всего; это сводит задержки до минимума. То же правило распространяется на мужчин и женщин из одного отдела при пользовании лифтом в часы пик – «кто первый подошел, первого и обслуживают». Мужчины не снимают своих шляп в лифте общественного здания.
Обязанности работника. Любой получающий жалованье должен выполнять соответствующие обязанности и нести определенную ответственность. Поведение работника в рабочее время оказывает прямое влияние на репутацию его фирмы.
Работник, входящий в контакт с посторонними, говорит с ними от лица компании. Нетерпеливый ответ, грубость или проявление некомпетентности становится в глазах окружающих недостатком фирмы.
Поведение работника в его частной жизни также в некоторой степени отражается на фирме, на которую он работает. Плохое поведение на публике в обыденных ситуациях может вызвать у окружающих вопрос: что за фирма взяла такого человека на работу? Служащие, которые оказались вовлеченными в громкий скандал, выплеснувшийся на страницы газет, должны подать заявление о своей отставке, если их личные проблемы могут стать проблемами и для их фирмы.
Работники любого ранга должны проявлять лояльность к своему работодателю. Честный работник не сообщает внутреннюю информацию своей фирмы семье и друзьям. Работнику, который считает, что его босс совершенно невозможен, лучше поискать новую работу, а не объявлять о своих взглядах на начальника всем – как коллегам по работе, так и посторонним. Аналогично, несогласие с политикой фирмы не следует обсуждать с посторонними. Работник, который чувствует себя в своем учреждении лишним, определенно будет намного счастливее на другой работе.
Хотя многие работодатели проявляют определенную заботу о жизни своих работников за стенами учреждения или мастерской, тем все же не следует обременять своего начальника личными проблемами. Следует избегать довольно распространенной тенденции считать своего босса чем-то вроде отца.
Обязанности работодателя. Умный работодатель не ведет себя так, словно его работники – автоматы. К семейным или личным проблемам следует относиться с пониманием и вниманием, но это не означает, что работник может приходить поздно, отсутствовать без разрешения или позволять себе небрежность в работе. Замеченному в этом работнику его босс в большинстве случаев предоставляет шанс исправиться. Но это не значит, что будет и второй, и третий, и четвертый шанс.
Статус главы фирмы или управляющего дает определенные привилегии. Но за них приходится платить. То, что окончательное решение принимает глава фирмы, делает ответственным за последствия именно его. Даже если это решение основано на совете работника, все равно ответственность несет именно шеф.