Практически все решения, принимаемые в ежемесячном цикле объемного планирования продаж и операций, приходятся на этот этап и на два предыдущих – планирование спроса и планирование поставок. На этих этапах совершается вся «тяжелая работа» объемного планирования продаж и операций. Не все решения даются легко, часто сталкиваются противоположные точки зрения, выраженные грамотными, уверенными в себе людьми. Корпоративная культура должна поощрять желание завязывать спор и умение его разрешать. Подробнее об этом мы расскажем потом.
Шаг 5: Совещание руководства
Это кульминационная точка объемного планирования продаж и операций. Целями совещания руководства являются:
• рассмотреть и принять/скорректировать решения, принятые командой на предварительном совещании;
• принять решения по каждой группе продуктов, для которых решение пока принято не было. Обычно это относится к вопросам, по которым участникам предварительного совещания не удалось достигнуть консенсуса, либо к вопросам, лежащим за пределами их компетенции;
• утвердить изменения в объемах производства и закупок, связанные со значительными издержками или другими серьезными последствиями;
• сравнить выраженную в стоимостном измерении версию плана продаж и операций с бизнес-планом. В случае расхождений следует скорректировать план продаж и операций и/или бизнес-план;
• разрешить проблемы, по которым участники предварительного совещания не пришли к согласию;
• рассмотреть уровень обслуживания клиентов, проблемы, связанные с новыми продуктами, специальные проекты и другие вопросы, по которым нужно принять решение;
• оценить (и пересмотреть, где необходимо) существующую политику и стратегию с учетом балансировки спроса и поставок.
К составу итогов совещания руководства относятся: протоколы совещания, в которых содержатся формулировки принятых решений; модификации бизнес-плана (если они были сделаны); таблицы в четвертой версии, в которых отражены коррективы, внесенные на совещании руководства. Все эти итоги, взятые в совокупности, формируют утвержденный план действий компании. В принципе, существует необходимость как можно скорее известить об этом плане всех заинтересованных лиц. Поэтому мы рекомендуем сделать протоколы и таблицы в четвертой версии доступными для людей в течение двух рабочих дней после совещания руководства.
Пример повестки дня
Совещание руководства
1. Общий (макро-) обзор бизнеса.
2. Результаты по уровню обслуживания клиентов.
3. Новые продукты.
4. Рассмотрение по группам продуктов и принятие решений.
5. Изменения объемов производства/закупок.
6. Общее влияние на бизнес-план.
7. Резюме принятых решений.
8. Критические замечания по совещанию.
В группу участников совещания руководства должны входить по крайней мере:
• президент (генеральный директор, исполнительный директор);
• вице-президенты по:
♦ продажам;
♦ маркетингу;
♦ цепям поставок;
♦ операциям;
♦ разработкам продуктов;
♦ финансам;
♦ логистике;
♦ человеческим ресурсам;
• руководитель процесса планирования продаж и операций или кто-то другой, кто проводил предварительное совещание.
Большинство команд объемного планирования продаж и операций, с которыми мы работали, были многочисленнее. В их состав входили и другие специалисты, которые могут принести пользу для процесса. Среди них были: менеджер по спросу, продакт-менеджер, менеджер по продажам, менеджер по обслуживанию клиентов, менеджер по цепям поставок, управляющий заводом, менеджер по управлению материалами, главный планировщик, планировщик закупок, контроллер, координатор по новым продуктам. Комментарии, которые мы сделали относительно численности группы предварительного совещания, также применимы и здесь.
Вот какую историю рассказывает Том: «Компания, расположенная недалеко от места, где я живу, решила внедрить объемное планирование продаж и операций. Два управляющих заводами, участвовавшие в предварительных совещаниях, не приглашались на совещание руководства, чтобы не раздувать размер группы. В то время у компании были сложные проблемы с производственными мощностями, причем они нашли, что совещания руководства были затруднены и не столь продуктивны, как могли бы быть. Участники совещания просто не имели достаточных знаний о производстве, чтобы уверенно принимать решения. Я участвовал в этих совещаниях в качестве эксперта объемного планирования продаж и операций. Моя задача заключалась как раз в том, чтобы помогать в таких трудных ситуациях. Я порекомендовал президенту и вице-президенту по операциям, чтобы они включили в состав участников совещания управляющих заводами. После некоторой борьбы с частью вице-президентов они добавили двух этих управляющих заводами, и дела пошли гораздо лучше».
А теперь кратко о небольших компаниях. Вы, может быть, не захотите проводить предварительное совещание. В компаниях или бизнес-единицах с годовым оборотом, не превышающим $30 млн, граница между операционными менеджерами и руководителями стирается. Менеджеры операционного уровня напрямую отчитываются перед президентом. Я видел много таких компаний, в которых предварительное совещание и совещание руководства объединяются. И это работает прекрасно. Единственное, что требуется в этом случае, – это чтобы президент обладал достаточным терпением. Оно потребуется потому, что перед совещанием руководства не будет предварительного совещания, которое бы «выстроило все проблемы в ряд».
Рекомендации по проведению эффективных совещаний руководства
Со временем ваши совещания руководства должны стать весьма эффективными. Вот некоторые идеи относительно того, как этого добиться.
Разошлите всем участникам повестку дня будущего совещания. Получив за несколько дней до совещания список обсуждаемых вопросов, участники смогут подготовиться к их решению.
Приложите к повестке дня важные таблицы и графики. Это даст участникам возможность оценить статус основных групп продуктов и ресурсов.
На совещании демонстрируйте таблицы и графики на экране с помощью проектора. Не принуждайте людей листать свои альбомы с таблицами, так как это отвлекает внимание группы. Экранное изображение приковывает внимание всех участников и консолидирует обсуждение проблем при принятии решений на аргументах за и против. Раньше показ слайдов был не слишком удобен, однако теперь появились новые превосходные технические средства презентации и видеопроекции.
Используйте технологию виртуального совещания, чтобы общаться с теми, кто находится в командировках, на удаленных объектах и т. д. Это позволит устранить препятствия, которые часто не позволяют собрать на совещание всех нужных людей.
Приглашайте на совещание руководства достаточное число участников предварительного совещания, способных дать ответы на возможные вопросы. Случаи безуспешных попыток ответить за отсутствующих и переноса в связи с этим совещаний являют собой пример безответственного разбазаривания времени руководства.
Предварительно назначайте секретаря, который будет вести протокол совещания. Этим не должен заниматься оратор или организатор совещания.
Эффективно используйте время. При необходимости назначайте ведущего, который будет следить за движением по повестке совещания.
В конце каждого совещания уделите пять минут на то, чтобы резюмировать принятые решения. Это позволит предотвратить неправильное толкование и обеспечит полное понимание принятых решений всеми лицами, принимающими решения.
В конце встречи уделите пять минут критике процесса. Предоставьте каждому участнику возможность высказать критические замечания по процессу. Этот шаг внесет вклад в непрерывное совершенствование процесса и будет способствовать тому, что следующие совещания будут все лучше и лучше.
Раздайте протоколы в течение двух рабочих дней после совещания. Это совещание формирует план действий компании на последующие месяцы, и поэтому уместно будет, не откладывая, ознакомить всех с содержанием этого плана.
Пара слов по поводу посещения совещания. Как мы указывали, участие президента обязательно. Что делать, если президент не может явиться по уважительной причине (болезнь, важная встреча в офисе корпорации, встреча с перспективным и важным новым заказчиком и т. п.)?
Наш ответ (был и остается): перенесите встречу. Но есть еще одна возможность. Президент может участвовать в совещании по Интернету, и это нормально. Эта возможность существует и для других участников совещания: участие при помощи Интернета (а не только посредством телеконференции) здесь определенно поможет.