В медицинском учреждении ее состав может быть следующим:
– председатель инвентаризационной комиссии – главный врач медицинского учреждения;
– члены инвентаризационной комиссии (главный бухгалтер, работники бухгалтерии, медицинский персонал). Кроме того, согласно п. 2.3 Методических указаний членами инвентаризационной комиссии могут быть также представители внутреннего аудита (ревизионного отдела) и независимых аудиторских организаций.
Иногда в медицинских учреждениях из-за большого количества инвентарных объектов одной инвентаризационной комиссии бывает недостаточно. В этом случае назначается центральная инвентаризационная комиссия и рабочие комиссии, на которые возлагается обязанность проведения инвентаризации в отдельных подразделениях.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки устанавливает:
а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.
Порядок проведения инвентаризации основных средств.
В силу специфики своей деятельности медицинские учреждения имеют большое количество медицинских инструментов (медицинского инвентаря), которые внешне схожи друг с другом, однако имеют разное назначение. Это осложняет как их учет, так и инвентаризацию, так как не на каждом медицинском инструменте можно поставить инвентарный номер. По мнению автора, если нет возможности проставить инвентарный номер несмываемой краской или прикрепить ярлык, можно воспользоваться услугами гравировщика. В этом случае потребуются дополнительные затраты для оплаты его услуг, поэтому решение о целесообразности проведения данного вида работ каждое медицинское учреждение принимает самостоятельно. При невозможности проставить инвентарный номер краской инструменты подлежат пересчету.
Используют Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активам (ф. 0504087), утвержденную Приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».
В конце каждой страницы описи нужно прописью указать следующие данные:
– число порядковых номеров материальных ценностей на странице (прописью);
– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности указаны.
На последней странице описи должен быть сделан подсчет итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц.
В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии. Также в ней делается пометка об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
В случае если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Пломбир, использующийся для этого, все время работы комиссии хранится у ее председателя.
По машинам, оборудованию и транспортным средствам в инвентарных описях указываются их заводской номер согласно техническому паспорту организации-изготовителя, год выпуска, мощность и другие индивидуальные характеристики этого объекта.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете, то есть декабрьскими записями.
Пример 30.
Инвентаризационной комиссией была выявлена недостача принтера. приобретенного за счет бюджетных средств за 3200 руб. В ходе эксплуатации на принтер была начислена амортизация в сумме 640 руб. Рыночная стоимость принтера на дату выявления недостачи – 3620 руб. Недостача была погашена виновным лицом внесением наличных денежных средств в кассу учреждения.
В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены проводками:
Если виновное в хищении принтера лицо не установлено.
Инвентаризация лекарственных средств.
Согласно п. 29 Приказа Минздрава СССР от 2 июня 1987 г. № 747 «Об утверждении Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете СССР» все медикаменты и другие материальные ценности подлежат ежегодной инвентаризации. Исключение составляют медикаменты, подлежащие предметно-количественному учету. Они инвентаризируются ежемесячно. Порядок проведения инвентаризации лекарственных средств аналогичен порядку проведения инвентаризации основных средств, а вот отражение результатов инвентаризации (заключительный этап) имеет некоторые свои особенности.
Выявленные расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием лекарственных средств оформляются Ведомостью расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), на основании которой составляется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Недостача лекарственных средств возникает не только по вине материально-ответственного лица, но и в результате естественной убыли.
Естественная убыль товаров – это потеря товаров, которая является следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров. Нормы такой убыли лекарственных средств и других медицинских товаров всегда устанавливало Министерство здравоохранения.
Естественная убыль медикаментов может возникнуть в результате:
– распыления порошковых препаратов;
– раскрошки;
– утечки;
– разлива при перекачке и продаже жидких лекарств.
Кроме того, возможна порча и повреждение медикаментов в процессе их транспортировки, хранения и продажи.
Обратите внимание: согласно п. 29 Инструкции № 747 нормы естественной убыли к готовым лекарствам заводского изготовления не применяются. Также к естественной убыли не относятся:
– потери медикаментов при хранении и транспортировке, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий и правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты медикаментов от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования;
– потери при ремонте или профилактике применяемого для хранения и транспортировки технологического оборудования;
– потери при внутренних складских операциях;
– потери при авариях и других чрезвычайных обстоятельствах;
– технологические потери (потери в процессе производства, обусловленные особенностями производственного цикла и транспортировки).
Нормы естественной убыли разработаны не для всех видов лекарственных средств. В учреждениях здравоохранения, имеющих аптеки (аптечные склады), определены Приказом Минздрава России от 20 июля 2001 г. № 284 «Об утверждении норм естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы собственности».
Нормы естественной убыли ваты, медицинских пиявок и стеклянной аптечной посуды установлены Приказом Минздрава СССР от 26 декабря 1986 г. № 1689 «Об утверждении норм естественной убыли медикаментов, ваты, медицинских пиявок и стеклянной аптечной посуды в аптечных учреждениях и Инструкции по их применению».
Размер естественной убыли определяется по форме «Расчет естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения», приведенной в Приложении к Инструкции, утвержденной Приказом № 284.
Нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которым была установлена недостача при инвентаризации или порче во время хранения и транспортировки.
Списание лекарственных средств в пределах норм естественной убыли отражается следующей проводкой:
дебет 0 401 01 272 «Расходование материальных запасов» кредит 0 105 01 440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»
Если недостача лекарственных средств произошла по вине работника, он обязан возместить причиненный его действиями ущерб.
На сумму выявленной недостачи лекарственных средств делается бухгалтерская запись:
дебет 0 209 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов „кредит 0 401 01 172 «Доходы от реализации активов“