Но далеко не каждый индивид способен точно понять другого, соответственно, и что-то сделать, поскольку у всех людей разные уровни образования и опыт работы. Если коммуникации налажены плохо, то решения могут оказываться ошибочными, люди начнут неверно понимать, чего же желают от них руководство или другие сотрудники. Так, одна из основных задач менеджера и состоит в том, чтобы правильно передать и донести то или иное сообщение сотрудникам, осуществляемое с помощью устных, письменных или электронных обращений.
Вообще, коммуникации представляют собой сложный процесс. Организации пользуются разнообразными средствами коммуникации с внешней средой. С потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью главное внимание уделяется созданию имиджа предприятия. Ему же, в свою очередь, приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять всевозможные отчеты. В этих отчетах компания сообщает всевозможную информацию, например финансовую и маркетинговую.
Различные собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты и т. п., функционирующие внутри организации, порой являются реакцией на возможности и проблемы, создаваемые внешним окружением. Существуют в компаниях и межуровневые коммуникации. Здесь информация перемещается внутри с уровня на уровень в рамках вертикальных связей. Она передается с высших уровней на низшие. Таким образом подчиненным сообщаются какие-либо изменения, конкретные задачи и цели.
Помимо обмена по нисходящей линии, организации необходимы коммуникации по восходящей ступени. В случае возникших проблем служащие должны сообщить своему непосредственному начальнику о них, а он, в свою очередь, должен проинформировать вышестоящие посты управления. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.
Таким образом могут передаваться новые идеи, более эффективные способы и методы, которые обсуждаются на всех уровнях. Если предположить, что идея действительно была хорошей, то она может быть внедрена на данном производстве.
Коммуникации по восходящей линии, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предпринимает меры для их разрешения.
Существуют специальные группы, которые получили название «кружки качества». Обычно они собираются на один час в неделю для того, чтобы обсудить и решить те или иные проблемы в производстве или в среде обслуживания потребителей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
Есть коммуникации и между различными отделами. Как правило, компании состоят из множества отделов, подразделений. Поэтому между ними необходим обмен информацией для координации задач и действий. Поскольку компания – это система взаимосвязанных элементов, то руководству необходимо добиваться, чтобы они работали совместно, продвигая ее в нужном направлении.
Например, в сфере розничной торговли управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих вопросов и проблем, обмена информацией о продукции. Подобные коммуникации между различными подразделениями могут дать дополнительные выгоды. Они формируют равноправные отношения. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников фирмы.
Коммуникации руководитель – подчиненный. Главным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между ними связаны с прояснением задач и ожидаемых результатов, с обсуждением проблем эффективности работы, оповещением подчиненного о грядущих изменениях, а также получением сведений об идеях и предложениях.
Коммуникации между руководителями и рабочей группой. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным, имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы, т. к. в обмене участвуют все члены этого сообщества, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах, о том, как бы следовало работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних достижениях и трудностях. Бывает, что рабочая группа собирается без руководителя для обсуждения надвигающихся перемен.
Неформальные коммуникации
Канал неформальных отношений можно назвать каналом распространения слухов. Слухи проносятся везде: как по коридорам, в столовых, так и в любом другом месте, там, где собираются люди группами. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».
Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, слухи чаще всего оказываются точной, а не искаженной информацией. Далее перечислены некоторые разновидности информации, передаваемые по каналам распространения слухов в организации. Вот как можно использовать слухи:
– предстоящие сокращения производственных рабочих;
– новые меры по наказаниям за опоздания;
– изменения в структуре организации;
– грядущие перемещения и повышения;
– подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;
– кто кому назначает свидания после работы.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.
1. Отправитель, лицо идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, поскольку каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.
Консалтинг
КОНСАЛТИНГ – консультирование, т. е. временная интенсивная профессиональная помощь, оказываемая организациям или отдельным лицам. Человека или организацию, оказывающих эту помощь, называют консультантами.
Предпосылкой для применения консалтинга в организации выступает ожидаемый экономический эффект. Такой эффект может быть получен немедленно либо по истечении некоторого времени. Экономическая выгода от консалтинга будет результатом дополнительных поступлений или экономии средств предприятия. В качестве экономического эффекта может рассматриваться обучение персонала или уменьшение риска в принятии решений.
Крупные консультационные проекты, такие, как разработка стратегий, оптимизация организационной структуры и др., нацелены на долгосрочную перспективу. Небольшие задания, например исследование отдельных аспектов качества продукции, могут принести немедленную прибыль.
Консалтинг применяется в различных областях хозяйственной деятельности. Например, в тех областях, где использование собственного персонала невозможно. Под такими областями понимаются, в первую очередь, ревизия управления и маркетинга.
В то время, как необходимость в применении ревизии управления возникает достаточно редко, например для выработки стратегии предприятия или для разработки организационной структуры, такая процедура, как ревизия маркетинга, остается более востребованной. Основаниями для ревизии маркетинга (если она не заложена в план предприятия как постоянно-периодическая) служат падение, стабилизация или недостаточный рост сбыта, широкое наступление конкурентов, разработка крупных рекламных кампаний и т. д.
Собственный персонал даже самой высокой квалификации не в состоянии дать полную и объективную оценку сложившейся ситуации из-за личной заинтересованности в результате. Консультант же свободен от субъективных представлений предприятия, не имеет личных интересов в нем и, следовательно, его рекомендации будут более объективными.
Конец ознакомительного фрагмента.