Интересно, что первые научные разработки в этой области были сделаны в нашей стране еще в 20-х годах прошлого века. В период бурного развития экономики страны дефицит времени ощущался очень сильно, и, чтобы помочь народному хозяйству справиться с этой проблемой, российские ученые разработали первую систему научной организации труда, сокращенно НОТ. Проблемами организации времени тогда занимались А. К. Гостев и П. М. Керженцев. Их опыт и идеи до сих пор актуальны для организации работы коллективов. А вот методики повышения личной эффективности в последнее время активнее развивали зарубежные ученые, в частности Лотар Зайверт. Кстати, его лучшая книга «Ваше время – в ваших руках»[2] была переведена на русский язык.
Возобновились исследования по этой теме и у нас в стране. Среди отечественных авторов стоит отметить Г. А. Архангельского, С. В. Бехтерева, М. А. Лукашенко, Т. В. Телегину. Вместе они создали учебник, который так и называется «Тайм-менеджмент»[3]. Эта книга рассказывает о важнейших достижениях зарубежных и отечественных специалистов по управлению временем.
Я познакомлю вас с некоторыми идеями, которые помогут вам организовать свое время. Если же вам захочется изучить эту тему внимательнее, прочитайте упомянутые книги и посетите сайт «Организация времени»: www.improvement.ru.
Система управления временем
Итак, тайм-менеджмент как система управления временем состоит из следующих элементов:
Стратегия
Технология
Эффективность
Согласно теории тайм-менеджмента, чтобы грамотно распоряжаться временем, нужно научиться контролировать каждый из этих элементов. Я поясню это на примере. Представьте, что вы собираетесь в дальнюю поездку. Как вы будете действовать? Вы определите цель поездки, направление движения. Это и есть стратегия. Затем вы решите, как будете добираться до цели, например полетите на самолете или поедете на поезде. Иными словами, вы выберете технологию достижения цели. Наконец, вам надо подумать, как добраться до цели с наименьшими затратами сил, денег и успеть к нужному времени, т. е. о том, как сделать свою поездку эффективной. Важно помнить обо всех трех элементах планирования путешествия, иначе вы рискуете приехать не туда или не вовремя или же ваша поездка обойдется вам слишком дорого.
Точно так же можно планировать решение любой другой задачи.
Стратегия
Хотите стать отличником? Давайте спланируем решение этой задачи.
В первую очередь вам надо определить свою цель.
Ваш первый шаг – целеполагание, то есть определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего. Почему цель так важна для каждого человека? Я не буду читать вам нотаций, а лучше расскажу историю[4].
Утром 4 июля 1952 года молодая женщина стояла на берегу острова Каталины, что вблизи Калифорнии. Ее звали Флоренс Мэй Чедвик, и она решила стать первой женщиной, которая сможет проплыть расстояние от острова до материка – 34 километра. Берег окутал туман, вода была ледяная. Но Флоренс это не пугало. Она была выдающейся спортсменкой, уже дважды, с разницей в год, переплывала пролив Ла-Манш, побив мировой рекорд. Теперь она хотела покорить воды Тихого океана.
Флоренс вошла в ледяную воду и поплыла. Миллионы телезрителей следили за ней, затаив дыхание.
Спустя пятнадцать часов она все еще была в воде. Холод пробирал ее до костей, силы были на исходе. В густом тумане она едва видела сопровождавшую ее лодку, лишь слышала выстрелы, которыми отпугивали подплывающих к ней акул. Она попросила, чтобы ее втащили в лодку. Ее мать и тренер находились в лодке, они кричали ей, что берег уже близко, уговаривали не сдаваться. Но впереди был только густой, непроглядный туман. И Флоренс прекратила заплыв.
Она испытала глубокий шок, узнав, что не доплыла до берега Калифорнии меньше двух километров. Неудача потрясла ее. «Если бы только я смогла увидеть землю! Я бы справилась», – сказала она репортерам.
Эта фраза мисс Чедвик стала крылатой. В тот раз она сдалась, потому что потеряла из виду свою цель.
Нет ничего важнее, чем видеть свою цель. Зная цель, вы будете идти к ней, не собьетесь с пути. Вы правильно рассчитаете свои силы. Выстроив иерархию целей – от цели всей жизни до цели каждого дня, – вы обнаружите, что ваш путь к цели становится короче и легче.
То же самое происходит и с очень многими людьми, которые ничего не могут достичь, потому что просто не имеют или не видят своей цели. В любом деле очень важно знать цель. Специалисты по тайм-менеджменту уверяют, что ее нужно не только сформулировать, но и обязательно записать. Цель – это берег. Мы должны видеть его.
Хотите быть отличником? Вот и напишите это в толстой красивой тетради на первой странице:
Моя цель – окончить школу с золотой медалью.
Это ваша конкретная цель.
Вам будет легче до нее добраться, если вы обозначите для себя несколько промежуточных вех. Достигая промежуточных целей, вы будете уверены, что приближаетесь к цели главной. Вот пример формулировки промежуточной цели:
Стать отличником по гуманитарным предметам в текущем учебном году.
Путь к промежуточным целям тоже можно разбить на этапы:
Стать отличником по истории.
Получать одни пятерки по литературе.
Получить годовую пятерку по географии.
Я думаю, вы поняли, как приближаться к вашей конкретной цели – золотой медали. А теперь вам нужно сделать следующий важный шаг – отойти от нее как можно дальше. И посмотреть, как достижение конкретной цели помогает решению ваших глобальных задач, достижению цели всей вашей жизни. Ведь золотая медаль, которую вы хотите получить, не украшение. Она вам не для того, чтобы носить на шее. Итак:
Я хочу прожить яркую жизнь, оставить след на земле. Я хочу быть отличником «по жизни», чтобы иметь любимую работу, хорошую семью, занять почетное и желанное место в обществе.
Вот и все. Главнейшая ваша цель поставлена, сформулирована и записана. Теперь надо идти к ней шаг за шагом. Всю жизнь.
Технология
Наука тайм-менеджмента обеспечит вас инструментом, который позволит сэкономить время на пути к цели. Это хронометраж, система учета времени. Он позволит вам выследить убегающее время и вернуть его себе.
Чтобы научиться контролировать свое время, надо сделать три шага:
1. Выяснить, как вы расходуете время.
2. Отыскать его резервы.
3. Выработать «чувство времени». Сейчас мы этим и займемся.
И для начала нам надо разобраться с главными врагами, так называемыми поглотителями времени. Что это такое?
Любой человек, выполняя свою работу, время от времени отвлекается от основного занятия на другие дела. Кто-то подсчитал, что конторские работники отрываются от дела в среднем один раз в восемь минут. То есть на мелкие отвлечения тратится до двух часов из восьми часов рабочего дня. Четверть рабочего времени!
Думаете, школьники и студенты используют свое время более рационально? Проверим. Вот известный список «поглотителей времени», составленный Лотаром Зайвертом. Не сталкиваетесь ли вы с чем-то подобным? Нет ли здесь причины нехватки у вас времени для отличной учебы?
Вы теряете ваше время, если:
1) не ставите перед собой четких целей;
2) не выделяете самые важные и срочные дела;
3) пытаетесь слишком много сделать за один раз;
4) смутно представляете, как будете решать предстоящие задачи;
5) не планируете, что собираетесь сделать в течение каждого дня;
6) нет порядка на вашем письменном столе;
7) просиживаете в чатах, на форумах, в социальных сетях;
8) вы играете в компьютерные игры;
9) вам приходится тратить время на дорогу;
10) у вас нет сильной мотивации к достижению вашей цели;
11) вы отвлекаетесь на болтовню по телефону;
12) вам вечно приходится искать нужные записи, адреса, телефоны;
13) вы принимаете гостей, даже если не договорились о встрече;
14) вам трудно отказать кому-либо;
15) приступая к делу, вы не собрали полную информацию;
16) вы не можете заставить себя соблюдать дисциплину;
17) вы не доводите начатые дела до конца;
18) вы постоянно отвлекаетесь от дела, которым заняты;
19) смотрите телевизор – все подряд сериалы, ток-шоу, кинофильмы;
20) любите поболтать с друзьями;
21) вообще слишком любите общаться не по делу;
22) вы откладываете дела «на потом»;
23) вы накапливаете ненужные в данный момент знания, информацию;
24) вам приходится ждать в очереди;
25) вы хватаетесь за дела, которые вполне могут сделать другие.
Я бы дополнил этот список еще несколькими пунктами. Это типичные «поглотители времени» школьника: