Здесь нужно сделать три предостережения: во-первых, этот подход осмыслен, только если заранее предполагается строго пошаговая разработка и вы заранее твердо определили, каким будет функционал каждой версии. Если вы собирались поставить всего две-три версии, полученная диаграмма неопределенности практически бессмысленна. А если вы откладываете решение того, какие функции будут включены в какую из версий, то пользователи не смогут определить, какие функции под угрозой риска.
Во-вторых, берегитесь проекта, который представлен как имеющий фиксированный срок сдачи, но на самом деле его не имеет:
ТДМ: Я консультировал в штате Нью-Йорк проект с «жестким, фиксированным сроком сдачи». Продукт должен был быть во что бы то ни стало поставлен к концу второго квартала, никакие извинительные причины не принимались. Но он не был сдан в срок. На самом деле его сдали с опозданием больше чем на 18 месяцев. Оглядываясь назад, я не могу не удивляться, к чему были все эти песни и пляски по поводу «жесткого, фиксированного срока сдачи», поскольку срок с очевидностью не был ни жестким, ни фиксированным.
Это был тот редкий случай, когда у меня были столь близкие отношения с заказчиками, что я мог просто задать этот неудобный вопрос и получить на него прямой ответ. Так я и сделал. И мне рассказали за пивом, что больше всего их беспокоило, чтобы затраты не вышли из-под контроля. Назначенный изначально срок не имел принципиального значения, просто они рассчитывали, что за это время на проект будет потрачено ограниченное количество денег. Когда время вышло, они смогли убедиться, что команда разработчиков оправдывает затраты, поэтому и было дано согласие на пересмотр графика.
Некоторые проекты с фиксированным сроком действительно необходимо выполнить вовремя (например, ваша компания выиграла контракт на поставку программного обеспечения для CNN, чтобы использовать его в день выборов). В других проектах с фиксированным сроком, вроде описанного выше, дата сдачи назначена произвольно и не имеет ничего общего с реальными потребностями. В любом из этих случаев вам разумно ответить строго пошаговой разработкой проекта. Такая разработка требует определенных затрат, причем во втором случае они будут в основном напрасными.
Пошаговая разработка не принесет вам особой пользы, если весьма вероятно, что даже первая версия не будет готова к фиксированной дате:
Здесь изображен проект, который с вероятностью не менее 60% не сможет предъявить к обещанному сроку даже первую работающую версию.
Замечание по поводу обнародования перечня рисков
Это может показаться мелочью, но вам определенно следует, если ситуация позволяет, обнародовать перечень рисков. Если вы прижимаете список к своей груди, то лишаете других участников проекта возможности следить за ходом проекта, видеть, в каких случаях вам удалось схватить удачу за хвост, а в каких – нет. Раздайте, если удастся, список рисков и связанных с ними действий всем участникам проекта до единого, чтобы никто никогда не мог разыграть изумление. Публичное управление рисками обращает внимание всех на те факторы, которые наиболее значимы для успеха проекта. Наконец, публичный перечень рисков позволяет всему персоналу участвовать в продолжающемся процессе обнаружения рисков.
Как мы намекнули в главе 5, вы только тогда можете безопасно для себя обнародовать перечень рисков, когда то же самое делают и ваши коллеги-менеджеры. (Очень невыгодно быть единственным честным человеком в комнате, которая полна лжецов). Для организации много лучше, когда все списки рисков обнародованы, поскольку пропуск любым из менеджеров одного из ключевых рисков сразу бросается в глаза. Менеджеры, которые берут на себя нереальные обязательства, игнорируя важные риски, сразу проявляются при простом сравнении списков. Вместо того чтобы выглядеть героями, берущими на себя амбициозные обязательства, они выглядят слегка глуповато, поскольку не признают своих рисков.
Глава 11
Возвращение к основам
В этой главе мы вернемся к основам рисков, диаграммам риска и взаимодействию управления рисками с более знакомыми ролями управления проектами. Нашей задачей при этом повторном проходе будет добавление некоторой строгости поверхностному представлению, данному во вводных главах.
Скрытый смысл выражения «я не знаю»
Существенной частью управления проектами является нахождение ответов на ключевые вопросы, такие как: «Когда вы закончите? Какое среднее время безотказной работы покажет ваш продукт? Примет ли пользователь продукт и будет ли его использовать?» Все они относятся к «денежным» вопросам, поскольку имеют дело непосредственно с соотношением «затраты/стоимость» продукта, который вам предстоит создать.
На все эти вопросы есть общий честный ответ: «я не знаю». Конечно, вы не знаете. Тот, кто задает вам эти вопросы, знает, что вы не знаете. Вопросы о будущих результатах и сама концепция знания – несовместимы друг с другом.
Можно предварять любой свой ответ словами: «Я не знаю, но…» Но даже если вы не начинаете с этого уточнения, оно неявно подразумевается.
Мы хотим здесь показать, что вам нужно узнавать эти «я-не-знаю» вопросы, потому что они всегда являются показателями риска. У того, чего вы не знаете, есть оборотная сторона, которая может повернуться против вас, в этом и состоит ваш риск. Если бы вы смогли собрать все уникальные «я-не-знаю» вопросы о своем проекте и докопаться до глубинной причины неизвестного в каждом из них, то перед вами оказался бы полный список рисков вашего проекта.
Тактика, присущая управлению риском, состоит в том, чтобы слушать каждое свое произнесение слов «я не знаю» (вслух или мысленно) и всякий раз принуждать себя задавать вспомогательный вопрос:
Что я знаю (или что я мог бы знать) о том, чего я не знаю?
Всегда доступна какая-то информация о неизвестном. И всегда лучше иметь эту информацию, чем обходиться без нее.
Вот пример. Вы возделываете свой сад 31 марта, но поскольку рядом с садом нет воды для полива, вы рассчитываете на дождь, чтобы он полил ваш сад. Итак, денежный вопрос здесь звучит так: «Сколько дождя прольется на ваш сад?» Вы, разумеется, отвечаете: «Я не знаю». Ясно, что это сигнализирует вам о риске, заключающемся в том, что ваши труды и деньги, потраченные на семена, могут пойти прахом, если не будет достаточного количества влаги. Теперь вы задаете вспомогательный вопрос: «Что я знаю (или что я мог бы знать) о том, чего я не знаю?» Быстрый поиск в Интернете или визит к местному агроному может снабдить вас информацией о прошлых дождях в вашем районе:
На этом рисунке показаны данные за последние сто лет об апрельских дождях в вашей местности. Если продавец семян, у которого вы покупали их для своего сада, предупреждал, что для всходов довольно всего 2 дюймов осадков в первый месяц, можно вполне уверенно считать, что риск невелик. А что, если нужно не меньше 4,4 дюйма? Тогда риск серьезнее. На графике видно, что почти треть апрельских осадков за последние сто лет была меньше.
Вы по-прежнему не знаете, какими будут дожди в этом году, но то, что вам теперь известно об этом неизвестном, имеет ценность. Это направляет вас при планировании того, как справиться с вашей неопределенностью. Если схема ослабления риска (вроде проведения трубопровода) слишком дорого стоит, у вас есть полезные данные для принятия решения о том, ослаблять ли вам риск.
Вновь о диаграммах неопределенности (диаграммах риска)
Неудивительно, что график осадков, который вы рассматривали, представляет собой диаграмму неопределенности. Наше формальное определение таково:
диаграмма неопределенности: график, показывающий по горизонтали набор перечисленных возможных результатов и по вертикали относительную вероятность каждого результата.
Если то, что вам неизвестно, имеет финансовую значимость для вашего проекта, эта диаграмма называется диаграммой риска.
Диаграмма неопределенности показывает набор предыдущих результатов:
Согласно условию, мы так строим вертикальную ось, чтобы сумма всех вероятностей равнялась единице.
Для большинства «я-не-знаю» вопросов, рассмотрение предыдущих результатов – по сути лучшее из того, что можно сделать для понимания масштабов неопределенности в будущем. Хотя вы не получаете ответа на ваш вопрос, но получаете представление о том, в какой мере вы не знаете ответа. Это помогает вам определить свое место на шкале неопределенности, охватывающей весь спектр от отсутствия представления до полной уверенности.