И тогда мы, учитывая эту сугубо мужскую черту характера, немного перестроились. В договорах стали делать сноски к словам, например «бренд» и «бриф».
А бланки-вопросники, пересылаемые в фирмы по электронной почте, стали дополнять двумя листочками: с образцами того, как можно ответить на вопросы брифа. Всем сразу стало легче.
Рефлексия, или отчет о встрече
Один бизнесмен жаловался мне сам на себя, вернее, на свой недостаток: он недоговаривает концы фраз, считая, что и так все ясно. «Народ ждет продолжения, а мне-то кажется, что я уже все сказал», – сетовал он. Во избежание недомолвок и недопонимания он подводит итоги переговоров и фиксирует сказанное на бумаге – у многих это называется «отчетом о встрече».
В отчете кратко излагается тема встречи, суть высказываний всех ее участников и ее результат.
Когда и мы в нашем агентстве ввели такую форму итогового документа, то убедились, что это удобно по многим параметрам. Страхует от неточностей в высказываниях и, соответственно, во взаимопонимании; дисциплинирует заказчика и гарантирует финансовую безопасность. Обычно отчет составляет принимающая сторона, затем рассылает участникам, и они вносят коррективы в свои высказывания, после чего документ подписывается и служит основанием для дальнейшей работы над проектом.
Кстати, когда мы стали практиковать отчеты, то обнаружили, что это очень нравится принимающим нас менеджерам: во-первых, у них тоже (для отчетности) остается в руках документ (есть, что показать начальству), а во-вторых, внеся свою правку, они уверены в том, что верно расставили акценты. И, как я уже говорила, это дисциплинирует обе стороны и приучает отвечать за свои слова.
Для того, кто составляет отчет, это еще и возможность проанализировать ход беседы, увидеть детали, которые оказались неучтенными и, с согласия обеих сторон, вписать их при корректирования отчета. Наверное, я читателя не удивлю, если скажу, что мужчины-менеджеры терпеть не могут писать отчеты о встрече, но любят править, особенно снабжая комментариями «лично для автора».
Я использовала еще и внутренний отчет (как бы для себя) в том случае, если проходила только ознакомительная беседа. Довольно часто через полгода и даже год усилия оправдывались, так как фирма все-таки обращалась к нам за услугой, а мне не нужно было тратить время, чтобы собрать о ней информацию. У меня все это лежало в архиве. Я восстанавливала документ, освежала в памяти своей и топ-менеджера, который ехал со мной на переговоры, информацию о фирме, и нам удавалось за счет уже имеющихся сведений первую беседу провести более предметно.
Послевкусие
Я заметила такую особенность: когда переговоры заканчиваются, мужчины с чувством выполненного долга, обменявшись парой-тройкой нейтральных фраз («жду от вас проекта договора» или «детали обсудим позже» и т. д.), раскланиваются и уходят. Женщины же, как по мановению волшебной палочки, сбрасывают с себя официальную личину и начинают спрашивать о том, «кто рисовал эти прекрасные картины маслом в переговорной», «сколько у вас в студии дизайнеров», «а женат ли ваш арт-директор», «а сколько лет вашей коллеге, она так замечательно выглядит» и т. д. Минут через 10 обнаруживается, что у них есть много точек соприкосновения – вплоть до того, что их дети посещают одну спортивную секцию. Это стремление женщин все «очеловечивать» проявляется даже у самых «замороженных» менеджеров.
В результате часто проблема, которая осталась нерешенной во время переговоров, вдруг проговаривается совершенно в ином ключе, и оказывается, что обе стороны могут пойти на некоторые уступки, чтобы прийти к результату, который устроит всех.
Как-то я готовила интервью с петербургским психологом, тренером по коучингу Татьяной Кавиной, и она сказала, что соперничество, которое приписывается женщинам, отчасти навязывается нам обществом. А мы ведь с вами знаем, что современное общество организовано и устроено по законам мужской психологии. Г-жа Кавина, как практикующий психолог, заметила тенденцию к стремлению женщин избегать конфронтации даже в тех случаях, когда ситуация разводит их по разным берегам. Например, жена и любовница объединяются и манипулируют своим мужчиной, незаметно для него. Что уж говорить о бизнесе, в котором женщины не одобряют конкуренции.
Такой простой способ, как предложение попить кофе-чай после переговоров «без протокола» и о чем-нибудь «поболтать», сегодня используется многими менеджерами. Я тоже неоднократно его практиковала и убедилась, что в этом ни к чему не обязывающем обмене информацией каждая участница выясняла что-то интересное и полезное для себя.
Что в итоге?
За свою менеджерскую практику я провела сотни часов за сбором информации для подготовки переговоров и еще столько же, участвуя в них. И не раз была свидетелем того, как возникало непонимание или недопонимание между мужчиной и женщиной всего лишь потому, что они по-разному выражали свои мысли, да и установки у них, если вдуматься, тоже отличались. В мужских фразах было больше глаголов, цифр и конкретики. Мужчины говорили, словно вели наступление. В женской речи много прилагательных и чаще встречались фразы «нам бы хотелось», «а нельзя ли», «а давайте посмотрим на это так»… Женщина изначально настроена на сотрудничество, она хочет договориться – это ее главная цель. Правда, есть одна особенность: если женщина почувствует, что она вам активно не нравится – ни по внешним, ни по деловым качествам, считайте, что вы напрасно потратили ваше время на переговоры, так как сотрудничество не состоится. Но поскольку почти каждая женщина – актриса, своих истинных чувств и мыслей она не покажет.
В мужчине всегда сидит покоритель вершин. Ему надо собеседника, и уж тем более собеседницу, задавить интеллектом или фактами – тем, в чем он особенно силен. Мужчина заранее видит результат, к которому он должен привести переговоры.
Женщина готова к импровизации. Но, как предупреждали меня опытные бизнес-леди, импровизация эта уместна, если речь идет непосредственно об интриге переговоров, а не о женском кокетстве. Вот с этим «оружием» надо быть поаккуратнее. Как выяснилось, мужчины не любят откровенного кокетства в деловых беседах и к кокетничающим дамам относятся с большой осторожностью. Как сказал мне один топ-менеджер: «Если на деловую встречу приходит дама с откровенным декольте да еще начинает пальчиком водить по столу, я с еще большим усердием начинаю думать, чего же она хочет для своей фирмы и каких уступок от нас будет добиваться».
Как же все-таки с максимальным КПД общаться с представителями противоположного пола, если они стали нашими партнерами по бизнесу, заказчиками, если нам необходимо решать какие-то проблемы с чиновниками?